Những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ tốt
Những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ tốt

Có một số nguyên tắc quan trọng phải tuân thủ cho hoạt động của một hệ thống lưu trữ hồ sơ tốt. Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau. Thiết bị chứa đựng, dù cho đó là bìa, phong bì, hộp hoặc bất kỳ vật dụng nào, cũng phải có khả năng chứa những nội dung có thể có của nó.



 

 

Việc chia ra từng 5 hồ sơ một là một cách hữu ích để xác định vị trí hồ sơ. Việc dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó. Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn.

 



Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.



Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác.



Hồ sơ gợi nhớ

 

Đây là tên gọi của hồ sơ “gợi nhớ” cho trí nhớ về bất kỳ công việc hoặc vấn đề chưa kết thúc nào đòi hỏi sự lưu ý thêm trong tương lai. Nó có thể chứa những đề mục không đạt thời gian biểu hoặc cần được theo dõi. Để có giá trị, hồ sơ này nên được xem lại trên cơ sở định kỳ.



Các hệ thống và thiết bị quản lý hồ sơ



Một cách đơn giản nhất, hồ sơ có thể được giữ trong bìa carton hoặc những hộp rẻ tiền, được đặt trên sàn vàchồng lên nhau. Để có thể truy cập tốt hơn, các ngăn được cung cấp để chứa các hộp. Ngày nay, những loại hộp được sản xuất riêng biệt cho mục đích này có thể mua được với giá tương đối rẻ, một số còn có cả khung cứng, khóa móc và một hình thức ngăn kéo đơn giản.



Tủ đựng hồ sơ theo một bên



Đây là một phát triển tương đối gần đây trong việc cung cấp khoảng trống cho hồ sơ gồm các tài liệu bằng giấy. Các hồ sơ được đặt trong cấu trúc một bên bằng cách được treo theo chiều ngang, tức là nằm cạnh nhau. Thông thường các thanh treo sẽ được thiết lập trong các tủ hồ sơ chuyên dụng kiểu ngăn nhỏ, bằng thép tuy rằng có những tủ kiểu này được làm bằng gỗ để hòa nhập với đồ đạc văn phòng.



Tủ đựng hồ sơ kiểu ngăn kéo



Loại tủ đựng hồ sơ kiểu ngăn kéo là một loại thường được thấy trong các văn phòng. Chúng thường có hai hoặc bốn ngăn kéo rất sâu, tuy một số có ba ngăn.



Loại tủ này có một số bất lợi như: chúng nhô ra và do đó chiếm rất nhiều khoảng trống văn phòng, đặc biệt khi mở ra; do độ sâu tổng cộng khi ngăn kéo mở, 4 ngăn kéo là giới hạn thực tế của chiều cao, tuy rằng mặt phẳng trên cùng có lợi thế là cung cấp thêm khoảng trống ; chúng nặng nề, có thể gây ra những vấn đề trọng lượng nếu sử dụng nhiều đơn vị tủ trong một văn phòng ở tầng trên; cần có sức mạnh để mở hoàn toàn các ngăn kéo đầy những hồ sơ; và nếu một ngăn kéo đầy phía trên được mở khi các ngăn kéo dưới tương đối rỗng thì chúng có thể không ổn định và nguy hiểm (tuy hầu hết những loại tủ này hiện có một cơ chế cho phép sử dụng một ngăn kéo mỗi lần để tránh mất thăng bằng).


Nguồn: Tổng hợp