Thư ký văn phòng – nghề có tính độc lập cao

Link sponsor:

Thư ký văn phòng – nghề có tính độc lập cao

Công việc của một thư ký văn phòng không hề đơn giản và dễ dàng như nhiều người nghĩ, nhất là trong thời buổi nền kinh tế phát triển mạnh mẽ và thị trường tuyển dụng khắc nghiệt hơn. Các nhà tuyển dụng nhân sự luôn cần một cô thư ký giỏi và nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

 

Nhắc đến thư ký, người ta vẫn thường hiểu ngầm rằng đó một công việc hào nhoáng và có đồng lương hấp dẫn, chỉ cần có vẻ ngoài ưa nhìn, ăn mặc thời trang, biết khéo léo làm hài lòng ông chủ và thực hiện các công việc theo sự chỉ định của sếp.

 

Vậy Thư ký là ai?

 

Thư ký được hiểu đơn thuần là người chuyên đọc và thảo các loại giấy tờ đi - đến, giao dịch qua điện thoại, đến các địa chỉ giao dịch, ghi chép lại bằng văn bản những thông tin từ các cuộc họp, hội nghị, sắp xếp thời gian, thông tin và tài liệu cho một hoặc một nhóm quản trị viên cấp cao nhất định và thực hiện các công việc do cấp trên chỉ định,… Thư ký còn là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc, hay các nhiệm vụ đã được giao tới toàn thể công ty hoặc những người có liên quan.

 

Đối vơi nghề này, nữ giới thường chiếm ưu thế về số lượng hơn nam giới.

 

Ngày nay, công việc của người thư ký văn phòng đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện.

 

Các công việc chính của thư ký văn phòng bao gồm:

 

- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan.

 

- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn.

 

- Tiếp khách hàng khi cần thiết.

 

- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến

 

- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo

 

- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hội khác.

 

- Lưu trữ.

 

- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp…

 

- Sắp xếp thời gian, thông tin và tài liệu cho một hoặc một nhóm quản trị viên cấp cao nhất định.

 

Những kỹ năng cần có của nghề thư ký văn phòng

 

Để làm tốt những công việc trên, người thư ký phải thành thục các kĩ năng như gõ bàn phím đạt tốc độ 60 -70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút), tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút), thành thạo tin học văn phòng, sử dụng tốt điện thoại, Fax, Internet, thành thạo ít nhất một ngoại ngữ.

 

Đây là công việc có tính độc lập cao nên bản thân người thư ký phải tạo cho mình ý thức lao động tự giác, khả năng nhạy bén, có trí nhớ tốt, có khả năng diễn thuyết tốt, có chính kiến, có tính trung thực cao, tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết.

 

Những phảm chất và kỹ năng cụ thể như sau:

 

- Kỹ năng giao tiếp tốt, duyên dáng, khéo léo.

 

- Trung thực, chân thành, có khả năng bảo mật thông tin.

 

- Biết cách chăm lo cho vẻ ngoài của mình.

 

- Kỹ năng tổ chức.

 

- Khả năng chịu áp lực công việc

 

- Khả năng ngôn ngữ tốt ở cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng.

 

- Tinh thần trách nhiệm cao.

 

Phạm vi chuyên môn nghiệp vụ của nghề thư ký khá rộng, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn có thể đảm nhiệm các công việc liên quan đến nghiệp vụ về kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Chính vì thế, người thư ký cần bổ sung kiến thức thường xuyên, tich cực học hỏi và tích lũy kinh nghiệm, hoàn thiện tác phong làm việc và ứng xử chuyên nghiệp… trong suốt quá trình làm việc. Có như vậy, người thư ký mới có thể thành công và thăng tiến trong công việc.

 

 

Chương trình đào tạo Ngành Thư ký văn phòng của một số trường trên toàn quốc:


* Bậc Đại học:


>> Thư ký văn phòng (Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Bình Dương)

 

* Bậc Cao đẳng:

 

>> Thư ký văn phòng (Trường Cao đẳng Sư phạm Thừa Thiên Huế)

 

* Bậc Trung cấp:

 

>> Thư ký văn phòng (Trường Trung cấp Kinh tế kỹ thuật Tây Nam Á)

 

>> Thư ký văn phòng (Trường Trung cấp Kinh tế kỹ thuật Sài gòn)

 

>> Thư ký văn phòng (Trường Trung cấp Kinh tế - Kỹ thuật Vạn Tường)

 

>> Thư ký văn phòng (Trường Trung cấp Mai Linh)

 

>> Thư ký văn phòng (Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức)

 

Hoặc có thể tham khảo chi tiết tại:

 

>>http://edunet.com.vn/dai-hoc-cao-dang/18/1/thu-ky-van-phong-.html(Bậc Đại học - Cao đẳng)

 

>> http://edunet.com.vn/trung-cap-day-nghe/18/1/thu-ky-van-phong-.html (Bậc trung cấp)

 

 

Thanh Xuân - Edunet.com.vn

Link sponsor:


Array