Phần kinh phí là một thành phần thiết yếu trong đề cương nghiên cứu, giúp chứng minh tính khả thi tài chính và minh bạch trong quản lý nguồn lực. Nó không chỉ liệt kê các khoản chi mà còn cần ước tính cụ thể (dựa trên đơn giá thị trường và quy mô nghiên cứu), tổng hợp ngân sách tổng thể, và giải thích nguồn tài trợ (nếu có). Phần này thường được viết sau “Phương pháp nghiên cứu” để đảm bảo các chi phí phù hợp với kế hoạch thực hiện. Dưới đây là dàn ý chi tiết dựa trên nội dung bạn cung cấp, với ví dụ minh họa và bảng tóm tắt để dễ theo dõi.
1. Tầm Quan Trọng Của Phần Này
- Vai trò chính: Đánh giá xem nghiên cứu có thể thực hiện được với nguồn lực hiện có hay không. Hội đồng duyệt (như quỹ nghiên cứu hoặc hội đồng đạo đức) sẽ kiểm tra tính hợp lý và chi tiết.
- Yêu cầu viết: Ước tính chi tiết theo từng hạng mục, kèm đơn giá, số lượng, và tổng cộng. Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất (VND), và thêm 10-20% dự phòng cho rủi ro (lạm phát, trì hoãn).
- Cấu trúc tổng quát: Phân loại thành chi phí trực tiếp (liên quan trực tiếp đến nghiên cứu) và chi phí gián tiếp (hỗ trợ chung), sau đó tổng hợp bảng ngân sách.
2. Các Hạng Mục Kinh Phí Chính
- Chi phí trực tiếp cho đề tài: Tập trung vào các hoạt động cốt lõi như thu thập dữ liệu, phân tích, và thực hiện nghiên cứu.
- Chi phí khác: Các khoản hỗ trợ vận hành và hậu kỳ, thường chiếm 20-30% tổng ngân sách.
Dưới đây là bảng phân loại chi tiết, với ví dụ ước tính cho một nghiên cứu quy mô nhỏ (ví dụ: khảo sát 200 bệnh nhân về bệnh mạn tính, thời gian 12 tháng).
| Hạng Mục | Mô Tả Chi Tiết | Ví Dụ Ước Tính (VND) | Ghi Chú |
|---|---|---|---|
| Nhân lực | Chi trả cho nhân viên tham gia: phỏng vấn, hỗ trợ thu thập dữ liệu, kỹ thuật viên xét nghiệm, phân tích dữ liệu. | – 2 người phỏng vấn: 5 triệu/tháng x 6 tháng = 60 triệu – Kỹ thuật viên: 20 triệu Tổng: 80 triệu | Tính theo giờ công hoặc hợp đồng; ưu tiên nhân viên bán thời gian để tiết kiệm. |
| In ấn và tài liệu | In bảng câu hỏi, phiếu đồng thuận, gửi thư mời tham gia. | – In 500 phiếu: 5 triệu – Gửi thư: 3 triệu Tổng: 8 triệu | Sử dụng giấy tái chế hoặc in kỹ thuật số để giảm chi phí. |
| Phí bản quyền | Phí sử dụng công cụ/bảng câu hỏi đã có bản quyền (nếu vay mượn từ nghiên cứu khác). | – Phí license phần mềm thống kê (SPSS): 10 triệu Tổng: 10 triệu | Kiểm tra miễn phí (như R hoặc Google Forms) để tránh nếu có thể. |
| Chi phí hỗ trợ nghiên cứu | Hóa chất, thuốc thử, dụng cụ lấy máu, ống tiêm, bệnh phẩm bảo quản. | – Hóa chất xét nghiệm: 15 triệu – Dụng cụ (kim tiêm, ống nghiệm): 10 triệu Tổng: 25 triệu | Ước tính dựa trên cỡ mẫu; mua sỉ để giảm giá. |
| Vận chuyển, đi lại, tập huấn | Di chuyển đến địa điểm nghiên cứu, tập huấn người thu thập dữ liệu. | – Xăng xe/di chuyển: 10 triệu – Tập huấn (ăn uống, tài liệu): 5 triệu Tổng: 15 triệu | Tối ưu hóa lộ trình; sử dụng phương tiện công cộng. |
| Truyền thông, liên lạc | Điện thoại, thư từ, email marketing để liên hệ đối tượng. | – Chi phí gọi điện/phí sim: 5 triệu – Thư mời: 2 triệu Tổng: 7 triệu | Sử dụng công cụ miễn phí như WhatsApp hoặc Zoom. |
| Công bố kết quả | Nộp bản thảo hội nghị, phí đăng tạp chí (APC – Article Processing Charge). | – Phí hội nghị: 5 triệu – Đăng tạp chí: 20 triệu (nếu open access) Tổng: 25 triệu | Ưu tiên tạp chí địa phương để giảm chi phí; xin tài trợ từ quỹ. |
- Tổng ngân sách ước tính (ví dụ): 170 triệu VND (trực tiếp: 123 triệu; gián tiếp: 47 triệu) + 20% dự phòng = 204 triệu VND.
- Nguồn tài trợ: Liệt kê (ví dụ: Quỹ nghiên cứu Bộ Y tế, tài trợ cá nhân, hoặc hợp tác với bệnh viện).
3. Cách Lập Và Quản Lý Ngân Sách
- Bước 1: Ước tính: Dựa trên phương pháp nghiên cứu (ví dụ: nếu có xét nghiệm, tăng chi phí hóa chất). Sử dụng công cụ như Excel để tính toán.
- Bước 2: Phân bổ theo giai đoạn: Liên kết với thời gian biểu (ví dụ: 40% cho thu thập dữ liệu, 20% cho phân tích).
- Bước 3: Theo dõi: Thiết lập báo cáo định kỳ (hàng quý) về chi tiêu thực tế so với kế hoạch.
- Lưu ý:
- Hợp lý hóa: Giải thích lý do chọn nhà cung cấp (ví dụ: “Mua hóa chất từ Sigma-Aldrich để đảm bảo chất lượng”).
- Đạo đức tài chính: Không bao gồm chi phí cá nhân không liên quan; tuân thủ quy định của nhà tài trợ (như kiểm toán).
- Rủi ro: Thêm khoản dự phòng cho biến động giá (lạm phát) hoặc thay đổi quy mô (tăng cỡ mẫu).
- Tiết kiệm: Ưu tiên nguồn lực nội bộ (nhân viên tình nguyện) và công nghệ số (khảo sát online thay vì in ấn).
Phần kinh phí giúp đề cương của bạn trở nên thuyết phục hơn, đặc biệt khi xin tài trợ. Nếu bạn cần mẫu bảng Excel chi tiết, ví dụ cho một nghiên cứu cụ thể (như nghiên cứu cộng đồng), hoặc cách tích hợp với phần phương pháp trước đó, hãy cho tôi biết để hỗ trợ thêm!