Hướng dẫn tạo trích dẫn IEEE tự động trong Microsoft Word

Dựa trên các quy định phổ biến cho báo cáo khoa học, luận văn kỹ thuật tại các trường đại học Việt Nam (như Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM), chuẩn IEEE sử dụng hệ thống đánh số theo thứ tự xuất hiện (ví dụ: [1], [2]) trong văn bản và danh mục tham khảo sắp xếp theo số. Microsoft Word hỗ trợ trích dẫn tự động qua tab References, nhưng kiểu IEEE không có sẵn ở một số phiên bản (cần tải file bổ sung). Quy trình áp dụng cho Word 2016-2025, phù hợp với định dạng font Times New Roman 13.5, giãn cách 1.5.

Lưu ý: Nếu bạn dùng Office 365, kiểu IEEE có thể đã có sẵn. Nếu không, tải file từ nguồn đáng tin cậy (xem Bước 1).

1. Cài đặt kiểu trích dẫn IEEE (nếu chưa có)

1. Kiểm tra thư mục Style: Nhấn Win + R > gõ %appdata%\Microsoft\Bibliography\Style > Enter. Nếu thấy file IEEE.XSL hoặc IEEE_Reference.XSL, bỏ qua bước này.
2. Tải file IEEE style:
   • Truy cập GitHub BibWord: https://github.com/codingo/BibWord/tree/master/styles.
   • Tải file IEEE.XSL hoặc IEEE_Reference.XSL (click Download ZIP nếu cần).
   • Hoặc tải từ trang IEEE chính thức: template-selector.ieee.org (chọn Word template, extract file style).
3. Copy file vào thư mục: %appdata%\Microsoft\Bibliography\Style (hoặc C:\Program Files\Microsoft Office\Office16\Bibliography\Style tùy phiên bản). Khởi động lại Word.

2. Thiết lập kiểu trích dẫn IEEE

1. Mở tài liệu Word của báo cáo.
2. Vào tab References (Tham khảo):
   • Trong phần Citations & Bibliography, dropdown Style: Chọn IEEE (nếu đã cài).

3. Thêm nguồn tài liệu vào thư viện

1. Vào References > Manage Sources (Quản lý nguồn).
2. Trong Source Manager:
   • Nhấp New để thêm nguồn.
   • Chọn Type of Source (ví dụ: Book, Journal Article, Conference Proceedings).
   • Điền thông tin theo chuẩn IEEE: Author (tác giả, định dạng “A. A. B.” – họ trước, tên viết tắt), Year, Title (in nghiêng cho sách), Journal/Conference, Volume, Issue, Pages, DOI/URL.
   • Ví dụ cho bài báo: Author = “A. Nguyễn, B. Trần”, Year = “2023”, Title = “AI in Engineering”, Journal = “IEEE Transactions”, Volume = “15”, Pages = “45-50”.
3. Nhấn OK. Nguồn lưu trong Current List.

4. Chèn trích dẫn vào văn bản

1. Đặt con trỏ tại vị trí cần trích dẫn (sau câu hoặc ý).
2. Vào References > Insert Citation > chọn nguồn từ danh sách (tìm kiếm nếu nhiều).
3. Word chèn tự động dạng [1] (số theo thứ tự xuất hiện). Để thêm nhiều nguồn: Chọn nhiều và Word sẽ ghép [1-3].
4. Chỉnh sửa: Nhấp chuột phải vào trích dẫn > Edit Citation > thêm trang (Pages) hoặc loại trừ năm (Suppress Year).

5. Tạo danh mục tài liệu tham khảo tự động

1. Đặt con trỏ cuối phần (sau kết luận). Nhấn Ctrl + Enter cho Page Break.
2. Vào References > Bibliography > chọn Bibliography (danh sách đầy đủ).
3. Word tạo danh mục theo số [1], [2]…, sắp xếp tự động, thụt lề treo (Hanging 0.5 cm), giãn cách 1.5.

Cấu trúc trích dẫn mẫu theo IEEE

Dưới đây là ví dụ (sử dụng trong văn bản: [1]; danh mục ở cuối):

6. Cập nhật và tùy chỉnh

• Cập nhật: Nhấp chuột phải vào trích dẫn/bibliography > Update Field để tự động renumber [1], [2] khi thêm/xóa.
• Tùy chỉnh: Chọn bibliography > Paragraph > Indentation > Hanging = 0.5 cm; font Times New Roman 13.5.
• Footnote nếu cần: Sử dụng Insert Footnote, nhưng IEEE ưu tiên in-text số.

Mẹo bổ sung

• Kiểm tra: Sử dụng công cụ như IEEE Xplore để verify định dạng. Tránh đạo văn bằng Turnitin.
• Lỗi thường gặp: Nếu IEEE không hiện, kiểm tra file XSL có đúng thư mục không. Cập nhật Office nếu cần.
• Công cụ thay thế:
  • Google Docs: Sử dụng Add-ons “IEEE Citation Generator”.
  • LaTeX: Gói biblatex với style ieee.
• Nguồn tải: Nếu link GitHub không hoạt động, tìm “IEEE XSL Word” trên YouTube hoặc trang trường (ví dụ: lib.hcmute.edu.vn).

Từ khóa tìm kiếm sử dụng: “hướng dẫn tạo trích dẫn IEEE trong Microsoft Word tải file XSL”.