Hướng dẫn chi tiết để định dạng báo cáo theo yêu cầu: font Arial hoặc Times New Roman, cỡ chữ 13.5, canh lề đều (Justify), giãn cách dòng 1.5. Các thông số này gần với chuẩn thông thường (Times New Roman 13-14, giãn cách 1.5)
1. Thiết lập cơ bản toàn bộ tài liệu (trước khi soạn thảo)
- Mở Word, tạo tài liệu mới.
- Vào File > Options > Advanced: Đặt đơn vị đo lường là cm (centimet).
- Vào View > Ruler để hiển thị thanh đo lường.
- Thiết lập lề trang (Page Setup): Vào Layout > Margins > Custom Margins:
- Trên: 2-3.5 cm (khuyến nghị 2 cm).
- Dưới: 2-3 cm (khuyến nghị 2 cm).
- Trái: 3-3.5 cm (để đóng gáy).
- Phải: 1.5-2 cm.
- Giấy: A4, hướng Portrait.
2. Định dạng font chữ, cỡ chữ, giãn cách và canh lề
- Chọn toàn bộ tài liệu: Ctrl + A.
- Trong tab Home:
- Font: Chọn Arial hoặc Times New Roman.
- Size: Nhập 13.5.
- Vào Paragraph (nhấp chuột phải > Paragraph hoặc tab Home > Paragraph Settings):
- Alignment: Justify (canh đều hai bên).
- Line spacing: 1.5 lines.
- Indentation > Special: First line = 1 cm (thụt đầu dòng).
- Spacing > Before/After: 6 pt (khoảng cách trước/sau đoạn).
- Áp dụng làm mặc định: Set as Default > All documents based on this template.
Lưu ý: Đối với tiêu đề chương: Tăng cỡ lên 14-16, in đậm, canh giữa. Số trang: Cỡ 12, font Times New Roman, đặt ở giữa dưới trang.
3. Cấu trúc báo cáo thực tập tiêu chuẩn
Báo cáo thực tập thường có độ dài 20-30 trang (từ mở đầu đến kết luận), in trên giấy A4, khuyến khích in 2 mặt, không màu, đóng bìa ni-lông. Sử dụng Styles (tab Home > Styles) để định dạng tự động. Dưới đây là cấu trúc cơ bản:
| Phần | Nội dung chính | Định dạng đặc biệt |
|---|---|---|
| Trang bìa ngoài | Tên trường, khoa, họ tên sinh viên, đề tài, năm. | Font 14-18, canh giữa, viền trang (Insert > Page Border). |
| Trang bìa trong | Tương tự bìa ngoài, thêm lời cam đoan. | Page Break trước phần tiếp theo. |
| Lời cam đoan & Cảm ơn | Cam kết tính trung thực, lời tri ân. | Số trang La Mã (i, ii…), cỡ 13.5, giãn 1.5. |
| Tóm tắt (Abstract) | Tóm tắt nội dung thực tập (200-300 từ). | Canh giữa tiêu đề. |
| Mục lục | Tự động từ Heading (References > Table of Contents). | Cập nhật sau khi hoàn thành (Right-click > Update Field). |
| Danh mục bảng biểu/hình vẽ | Liệt kê (References > Insert Table of Figures). | Caption cho bảng/hình: Insert > Caption (Above/Below item). |
| Mở đầu | Mục tiêu, phạm vi thực tập. | Heading 1, Page Break before. |
| Nội dung chính | – Giới thiệu cơ quan thực tập. – Công việc thực hiện. – Kết quả & Thảo luận. | Heading 2/3 cho mục con, giãn 1.5, thụt lề. |
| Kết luận & Kiến nghị | Tóm tắt, đề xuất. | Heading 1. |
| Tài liệu tham khảo | Liệt kê nguồn (APA/MLA, ví dụ: Tác giả, năm, trang). | Sắp xếp alphabet, thụt lề treo (Hanging 0.5 cm). |
| Phụ lục | Tài liệu bổ sung. | Heading 1. |
4. Đánh số trang và mục lục tự động
- Đánh số trang:
- Vào Insert > Page Number > Bottom of Page > Plain Number 2 (giữa dưới).
- Sử dụng Section Break (Layout > Breaks > Next Page) để phân chia phần (ví dụ: trước mở đầu dùng số La Mã i, ii; từ mở đầu dùng 1, 2…).
- Tắt liên kết section: Double-click header/footer > Link to Previous off.
- Mục lục: Sử dụng Heading 1-4 cho tiêu đề. Chèn tại đầu: References > Table of Contents > Automatic Table 1. Cập nhật khi chỉnh sửa.
5. Mẹo bổ sung cho báo cáo thực tập
- Bảng/hình: Canh giữa, caption dưới hình/trên bảng, font 11-12. Khoảng cách với văn bản: 12 pt.
- Trích dẫn: Sử dụng References > Insert Citation để quản lý nguồn tự động.
- Kiểm tra: File > Print Preview để xem trước. Lưu làm template (.dotx) cho lần sau.
- Công cụ thay thế:
- Google Docs: Format > Line & paragraph spacing > 1.5; Align & indent > Justify; Font Arial/Times New Roman 13.5.
- LaTeX: Gói setspace với \onehalfspacing, \usepackage{times}, \fontsize{13.5}{20}\selectfont.
Hướng dẫn định dạng định dạng báo cáo thực tập