Check with seller Hồ Chí Minh => Thư Ký Giám Đốc & Hành Chính – Personal Assistant To Director & Admin

A. NỘI DUNG CÔNG VIỆC 1) THƯ KÝ: • Hỗ trợ GIÁM ĐỐC trong công tác đối nội, đối ngoại • Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc outlook calendar hoặc goolge calendar của GIÁM ĐỐC • Tổ chức, tham dự và ghi biên bản các cuộc họp do GIÁM ĐỐC chủ trì hay theo yêu cầu • Tiếp nhận và kiểm tra các công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban trình GIÁM ĐỐC phê duyệt • Truyền đạt thông tin của GIÁM ĐỐC tới các phòng ban liên quan và theo dõi, nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban cho GIÁM ĐỐC • Chuẩn bị công văn, bài thuyết trình, báo cáo và các hồ sơ, tài liệu khác theo yêu cầu • Quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của GIÁM ĐỐC • Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của GIÁM ĐỐC (đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, xe đưa đón,…) • Dịch các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu • Hỗ trợ việc cải tạo showroom: là cầu nối giữa GIÁM ĐỐC với cty thiết kế - thi công • Quản lý lịch đóng tiền nhà; lịch chăm sóc cá nhân của GIÁM ĐỐC • Chụp hình quà tặng khách hàng gửi tới cty • Quay chụp các hoạt động hàng ngày của GIÁM ĐỐC; up lên social media (khi GIÁM ĐỐC yêu cầu) • Các công việc thư ký khác theo sự phân công của GIÁM ĐỐC 2) ADMIN: • Tìm báo giá; đặt mua: các sản phẩm (SP); dịch vụ cty bán, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, bao bì, vật liệu marketing (đa phần cty đều đã có sẵn thông tin của các nhà cung cấp) • Tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán; thương lượng với nhà cung cấp để đạt được mức giá tốt nhất, thỏa mãn yêu cầu về chất lượng, thời gian giao hàng • So sánh và đánh giá các điều khoản/đề nghị/chính sách từ các nhà cung cấp khác nhau để tìm ra đơn vị phù hợp nhất • Kiểm tra hợp đồng mua bán (đơn giá, phương thức thanh toán, xử lý vi phạm hợp đồng,…) • Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng • Khiếu nại nhà cung cấp khi có phát sinh liên quan đến thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa và thủ tục thanh toán • Cập nhật và lưu trữ thông tin về nhà cung cấp: sản phẩm, chất lượng, thông tin giao hàng, hóa đơn, chứng từ • Quản lý kho hàng hoá, kho văn phòng phẩm • Đóng tiền điện, tiền nước online. Liên hệ với các nhà cung cấp để sửa chữa đèn, máy in, camera, máy lạnh.....v...v….khi cần • Quản lý việc vệ sinh cty của bộ phận lao công • Quản lý độ thẩm mĩ; sạch sẽ của văn phòng; showroom • Các công việc Admin khác theo yêu cầu của GIÁM ĐỐC Quyền lợi được hưởng Bảo Hiểm Y Tế, BHXH, BHTN Lương cạnh tranh theo năng lực 7-15 triệu + Lương tháng 13 Nghỉ lễ Tết theo quy định nhà nước, 12 ngày phép có hưởng lương/ năm Yêu cầu kỹ năng B. YÊU CẦU: • Biết bảo vệ thông tin tuyệt mật • Có kinh nghiệm làm thư ký ít nhất 1 - 3 năm • Là người lạc quan, tích cực, luôn nhìn thấy điểm tốt của mọi người; mọi tình huống • Giọng nói truyền cảm, nhẹ nhàng, ngọt ngào • Điềm tĩnh, kiên nhẫn. Chi tiết, tỉ mỉ, cẩn thận • Có khả năng hoà giải xung đột • Có khả năng calm down người khác • Có kĩ năng đàm phán; thương lượng • Nhanh nhẹn, năng động; có kỉ luật • Sử dụng thành thạo MS office, Outlook calendar • Quản lý thời gian tốt • Kỹ năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt • Tác phong chuyên nghiệp, tự tin • Biết tổng hợp thông tin, viết tốc ký, giao tiếp tốt và khả năng bao quát • Có kỹ năng quản lý, lưu trữ hồ sơ, soạn thảo văn bản tốt Lập hồ sơ và tra cứu thông tin nhanh • Có tầm nhìn chiến lược và năng lực tổ chức công việc tốt • Luôn sẵn sàng tiếp nhận nhiệm vụ mới theo yêu cầu của cấp quản lý trực tiếp • Khả năng làm việc độc lập và thích ứng áp lực công việc cao • Kỹ năng giao tiếp, xử lý vấn đề tốt, thông minh và nhạy bén C. ƯU TIÊN (KHÔNG bắt buộc) • Có chứng chỉ nghiệp vụ Thư Ký • Chụp hình; chỉnh hình đẹp (bằng các ứng dụng trên smartphone, biết dùng presets trên Adobe Photoshop) • Có kinh nghiệm làm ADMIN 1 năm trở lên • Có kinh nghiệm làm hồ sơ VISA đi châu Âu • Có kinh nghiệm làm thư kí/ trợ lí cho Người Nổi Tiếng/ Người Có Sức Ảnh Hưởng/ KOL • Thành thạo mọi chức năng của Facebook, Instagram (đặc biệt là chức năng STORY) & Youtube • Chưa lập gia đình • Tiếng Anh tốt • Có kinh nghiệm làm việc ở 1 hoặc nhiều trong các ngành sau: Tổ chức sự kiện, Sales, Marketing, Giáo dục, Trang sức, Thiền, Tâm Linh D. LỢI ÍCH • Môi trường vô cùng thân thiện • Sau 6 tháng làm việc đầu tiên sẽ được tặng 1 vòng đá quý có giá trị cao • Tham gia các chương trình đào tạo, huấn luyện online/ offline do cty tài trợ, trải nghiệm các dịch vụ về chữa lành do cty tài trợ E. THỜI GIAN LÀM VIỆC • Bắt đầu càng sớm càng tốt • THỜI GIAN: Thứ 2 - Thứ 7: 8AM – 5PM • OFF: Chủ nhật hàng tuần F. CHẾ ĐỘ • Lương cứng: 7 - 15 TRIỆU, tuỳ kinh nghiệm; nếu ứng viên đáp ứng đc phần lớn các tiêu chí của MỤC C. ƯU TIÊN • Nghỉ lễ Tết theo quy định nhà nước, 12 ngày phép có hưởng lương/ năm • Lương thứ 13 • BHXH, BHYT, BHTN Liên hệ - Người liên hệ: Công Ty TNHH Master Phượng - Công Ty Đá Quý Phong Thuỷ Số 1 Việt Nam - Điạ chỉ: Hồ Chí Minh

Contact seller Share

Comments