Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Todoist để quản lý danh sách công việc phức tạp, bao gồm các tính năng nâng cao, mẹo, thủ thuật và ví dụ cụ thể.
Mục lục
1. Giới thiệu Todoist: Hơn Cả Một Ứng Dụng Quản Lý Việc Cần Làm
Tại sao Todoist lại phù hợp với các công việc phức tạp?
Tổng quan về giao diện và các thành phần chính
2. Thiết Lập Nền Tảng Vững Chắc: Dự Án, Nhãn và Bộ Lọc
Dự án: Tổ chức công việc theo mục tiêu lớn
Cách tạo và quản lý dự án
Dự án con: Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn
Màu sắc và biểu tượng: Cá nhân hóa và dễ nhận biết
Nhãn: Phân loại công việc theo ngữ cảnh
Cách sử dụng nhãn hiệu quả
Kết hợp nhãn để tạo bộ lọc mạnh mẽ
Bộ lọc: Tập trung vào những gì quan trọng nhất
Cách tạo bộ lọc tùy chỉnh
Các bộ lọc thông minh (ví dụ: “quá hạn”, “hôm nay”, “7 ngày tới”)
3. Làm Chủ Các Tính Năng Cơ Bản: Thêm, Sắp Xếp và Hoàn Thành Nhiệm Vụ
Thêm nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả
Sử dụng nhập liệu tự nhiên (Natural Language Input)
Thêm nhiệm vụ từ email
Phím tắt (Keyboard Shortcuts)
Sắp xếp nhiệm vụ: Ưu tiên và thời hạn
Mức độ ưu tiên (Priority Levels)
Đặt thời hạn và nhắc nhở
Nhiệm vụ định kỳ (Recurring Tasks)
Hoàn thành nhiệm vụ: Ăn mừng thành công và theo dõi tiến độ
4. Nâng Cao Hiệu Suất Với Các Tính Năng Nâng Cao
Giao nhiệm vụ: Cộng tác và ủy quyền
Chia sẻ dự án và giao nhiệm vụ cho người khác
Theo dõi tiến độ của các thành viên
Bình luận và tệp đính kèm: Giữ thông tin liên quan ở một nơi
Thêm bình luận và tệp đính kèm vào nhiệm vụ
Sử dụng bình luận để giao tiếp và phối hợp
Mẫu dự án: Tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán
Tạo và sử dụng mẫu dự án
Chia sẻ mẫu dự án với người khác
Tích hợp với các ứng dụng khác: Mở rộng khả năng của Todoist
Google Calendar, Gmail, Slack, v.v.
5. Mẹo và Thủ Thuật Để Quản Lý Công Việc Phức Tạp Hiệu Quả Hơn
Sử dụng phương pháp GTD (Getting Things Done) với Todoist
Áp dụng nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) để ưu tiên công việc
Lập kế hoạch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
Đánh giá và điều chỉnh quy trình làm việc thường xuyên
Tận dụng tính năng “Todoist Karma” để duy trì động lực
6. Ví Dụ Thực Tế: Quản Lý Các Dự Án Phức Tạp Bằng Todoist
Ví dụ 1: Lập kế hoạch và tổ chức một sự kiện
Ví dụ 2: Quản lý một dự án phần mềm
Ví dụ 3: Lập kế hoạch cho một chuyến đi
Ví dụ 4: Quản lý công việc học tập
7. Giải Quyết Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Sử Dụng Todoist
Quá tải thông tin: Làm thế nào để tập trung vào những gì quan trọng
Trì hoãn: Cách vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành công việc
Mất động lực: Làm thế nào để duy trì động lực sử dụng Todoist
8. Kết Luận: Todoist – Người Bạn Đồng Hành Đáng Tin Cậy Trong Quản Lý Công Việc Phức Tạp
1. Giới thiệu Todoist: Hơn Cả Một Ứng Dụng Quản Lý Việc Cần Làm
Todoist không chỉ là một ứng dụng quản lý danh sách việc cần làm thông thường. Nó là một hệ thống mạnh mẽ giúp bạn tổ chức, ưu tiên và hoàn thành các công việc phức tạp, từ những nhiệm vụ nhỏ nhặt hàng ngày đến những dự án lớn kéo dài hàng tháng, thậm chí hàng năm.
Tại sao Todoist lại phù hợp với các công việc phức tạp?
Cấu trúc linh hoạt:
Todoist cho phép bạn tạo cấu trúc phân cấp các dự án, dự án con, nhiệm vụ và nhiệm vụ con, giúp bạn chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Khả năng tùy biến cao:
Bạn có thể tùy chỉnh Todoist để phù hợp với quy trình làm việc và sở thích cá nhân của mình bằng cách sử dụng nhãn, bộ lọc, mức độ ưu tiên và nhiều tính năng khác.
Tính năng cộng tác:
Todoist cho phép bạn chia sẻ dự án và giao nhiệm vụ cho người khác, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong nhóm.
Tích hợp đa nền tảng:
Todoist có sẵn trên nhiều nền tảng (web, desktop, mobile) và tích hợp với nhiều ứng dụng khác, giúp bạn quản lý công việc của mình mọi lúc mọi nơi.
Tổng quan về giao diện và các thành phần chính
Giao diện của Todoist được thiết kế đơn giản và trực quan, giúp bạn dễ dàng làm quen và sử dụng. Các thành phần chính bao gồm:
Thanh bên:
Chứa các dự án, nhãn, bộ lọc và các tùy chọn cài đặt.
Khu vực nội dung:
Hiển thị các nhiệm vụ trong dự án, nhãn hoặc bộ lọc được chọn.
Thanh thêm nhiệm vụ:
Cho phép bạn thêm nhiệm vụ mới nhanh chóng.
Chi tiết nhiệm vụ:
Hiển thị thông tin chi tiết về một nhiệm vụ, bao gồm mô tả, thời hạn, mức độ ưu tiên, nhãn, bình luận và tệp đính kèm.
2. Thiết Lập Nền Tảng Vững Chắc: Dự Án, Nhãn và Bộ Lọc
Trước khi bắt đầu sử dụng Todoist để quản lý các công việc phức tạp, điều quan trọng là phải thiết lập một nền tảng vững chắc. Điều này bao gồm việc tạo và tổ chức các dự án, sử dụng nhãn để phân loại công việc và tạo bộ lọc để tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Dự án: Tổ chức công việc theo mục tiêu lớn
Dự án là đơn vị tổ chức cơ bản trong Todoist. Chúng giúp bạn nhóm các nhiệm vụ liên quan lại với nhau theo một mục tiêu lớn. Ví dụ, bạn có thể có một dự án cho “Dự án phần mềm X”, một dự án cho “Lập kế hoạch cho chuyến đi đến Nhật Bản” và một dự án cho “Học tiếng Anh”.
Cách tạo và quản lý dự án
1. Tạo dự án:
Nhấp vào biểu tượng “+” bên cạnh “Dự án” trong thanh bên.
2. Đặt tên cho dự án:
Chọn một cái tên mô tả rõ ràng mục tiêu của dự án.
3. Chọn màu sắc và biểu tượng:
Cá nhân hóa dự án để dễ nhận biết.
4. Chọn loại dự án:
Dự án:
Cho các dự án thông thường.
Dự án chia sẻ:
Cho các dự án mà bạn muốn cộng tác với người khác.
5. Sắp xếp dự án:
Kéo và thả các dự án để sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.
Dự án con: Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các bước nhỏ hơn
Dự án con cho phép bạn chia nhỏ một dự án lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Ví dụ, trong dự án “Lập kế hoạch cho chuyến đi đến Nhật Bản”, bạn có thể có các dự án con như “Nghiên cứu địa điểm”, “Đặt vé máy bay”, “Đặt phòng khách sạn” và “Lên lịch trình chi tiết”.
Để tạo một dự án con, hãy kéo dự án đó vào một dự án khác.
Màu sắc và biểu tượng: Cá nhân hóa và dễ nhận biết
Việc sử dụng màu sắc và biểu tượng giúp bạn dễ dàng nhận biết và phân biệt các dự án khác nhau. Bạn có thể thay đổi màu sắc và biểu tượng của một dự án bằng cách nhấp vào biểu tượng “…” bên cạnh tên dự án và chọn “Chỉnh sửa dự án”.
Nhãn: Phân loại công việc theo ngữ cảnh
Nhãn là một cách tuyệt vời để phân loại công việc theo ngữ cảnh, chẳng hạn như địa điểm, năng lượng, thời gian cần thiết hoặc người liên quan. Ví dụ, bạn có thể có các nhãn như “@văn_phòng”, “@nhà”, “@30_phut”, “@năng_lượng_cao”, “@email”, “@gọi_điện”.
Cách sử dụng nhãn hiệu quả
1. Tạo nhãn:
Nhấp vào biểu tượng “+” bên cạnh “Nhãn” trong thanh bên.
2. Đặt tên cho nhãn:
Chọn một cái tên mô tả rõ ràng ngữ cảnh của nhãn.
3. Chọn màu sắc:
Cá nhân hóa nhãn để dễ nhận biết.
4. Gán nhãn cho nhiệm vụ:
Khi thêm hoặc chỉnh sửa một nhiệm vụ, hãy nhập dấu “” theo sau là tên nhãn. Ví dụ: “văn_phòng”.
Kết hợp nhãn để tạo bộ lọc mạnh mẽ
Bạn có thể kết hợp nhiều nhãn để tạo bộ lọc mạnh mẽ, giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ phù hợp với ngữ cảnh cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tạo một bộ lọc hiển thị tất cả các nhiệm vụ có nhãn “@văn_phòng” và “@năng_lượng_cao”.
Bộ lọc: Tập trung vào những gì quan trọng nhất
Bộ lọc cho phép bạn tạo các chế độ xem tùy chỉnh của danh sách công việc của mình, giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất. Bạn có thể tạo bộ lọc dựa trên dự án, nhãn, thời hạn, mức độ ưu tiên, từ khóa và nhiều tiêu chí khác.
Cách tạo bộ lọc tùy chỉnh
1. Nhấp vào biểu tượng “+” bên cạnh “Bộ lọc” trong thanh bên.
2. Đặt tên cho bộ lọc:
Chọn một cái tên mô tả rõ ràng mục đích của bộ lọc.
3. Nhập truy vấn bộ lọc:
Sử dụng cú pháp truy vấn của Todoist để xác định các tiêu chí lọc. Ví dụ:
`today & văn_phòng`: Hiển thị tất cả các nhiệm vụ có thời hạn hôm nay và có nhãn “@văn_phòng”.
`p1`: Hiển thị tất cả các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên 1.
`overdue`: Hiển thị tất cả các nhiệm vụ quá hạn.
4. Chọn màu sắc:
Cá nhân hóa bộ lọc để dễ nhận biết.
Các bộ lọc thông minh (ví dụ: “quá hạn”, “hôm nay”, “7 ngày tới”)
Todoist cung cấp một số bộ lọc thông minh được tạo sẵn, giúp bạn dễ dàng xem các nhiệm vụ quá hạn, nhiệm vụ có thời hạn hôm nay và nhiệm vụ có thời hạn trong 7 ngày tới. Bạn có thể tìm thấy các bộ lọc này trong thanh bên.
3. Làm Chủ Các Tính Năng Cơ Bản: Thêm, Sắp Xếp và Hoàn Thành Nhiệm Vụ
Sau khi đã thiết lập nền tảng vững chắc, bạn cần làm chủ các tính năng cơ bản của Todoist để quản lý công việc hàng ngày của mình. Điều này bao gồm việc thêm nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả, sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và thời hạn, và hoàn thành nhiệm vụ để theo dõi tiến độ.
Thêm nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả
Sử dụng nhập liệu tự nhiên (Natural Language Input)
Todoist cho phép bạn thêm nhiệm vụ bằng cách sử dụng ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ, bạn có thể nhập “Mua sữa vào ngày mai lúc 8 giờ sáng” và Todoist sẽ tự động tạo một nhiệm vụ có tên “Mua sữa” với thời hạn là ngày mai lúc 8 giờ sáng.
Thêm nhiệm vụ từ email
Bạn có thể chuyển tiếp email đến Todoist để tạo nhiệm vụ từ nội dung email. Todoist sẽ tự động trích xuất tiêu đề và nội dung email để tạo nhiệm vụ. Bạn có thể tìm thấy địa chỉ email của dự án trong cài đặt dự án.
Phím tắt (Keyboard Shortcuts)
Sử dụng phím tắt giúp bạn thao tác nhanh hơn trong Todoist. Một số phím tắt hữu ích bao gồm:
`Q`: Thêm nhiệm vụ nhanh
`Ctrl/Cmd + K`: Mở thanh tìm kiếm
`Ctrl/Cmd + Shift + A`: Gán cho dự án
`Ctrl/Cmd + Shift + L`: Gán nhãn
Sắp xếp nhiệm vụ: Ưu tiên và thời hạn
Mức độ ưu tiên (Priority Levels)
Todoist cho phép bạn gán mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ, từ P1 (quan trọng nhất) đến P4 (ít quan trọng nhất). Sử dụng mức độ ưu tiên giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh bị phân tâm bởi những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Bạn có thể gán mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng phím tắt `!1`, `!2`, `!3` hoặc `!4` khi thêm hoặc chỉnh sửa một nhiệm vụ.
Đặt thời hạn và nhắc nhở
Đặt thời hạn giúp bạn đảm bảo rằng bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Bạn có thể đặt thời hạn cho một nhiệm vụ bằng cách sử dụng nhập liệu tự nhiên hoặc bằng cách chọn ngày và giờ trong lịch. Bạn cũng có thể thiết lập nhắc nhở để được thông báo khi đến gần thời hạn.
Nhiệm vụ định kỳ (Recurring Tasks)
Nếu bạn có những nhiệm vụ cần phải thực hiện thường xuyên, bạn có thể thiết lập chúng thành nhiệm vụ định kỳ. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một nhiệm vụ định kỳ “Trả tiền thuê nhà” vào ngày 1 hàng tháng. Bạn có thể thiết lập nhiệm vụ định kỳ bằng cách sử dụng nhập liệu tự nhiên hoặc bằng cách chọn tùy chọn “Lặp lại” khi thêm hoặc chỉnh sửa một nhiệm vụ.
Hoàn thành nhiệm vụ: Ăn mừng thành công và theo dõi tiến độ
Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đánh dấu nó là đã hoàn thành bằng cách nhấp vào vòng tròn bên cạnh tên nhiệm vụ. Việc này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ của mình và cảm thấy hài lòng về những gì mình đã đạt được.
4. Nâng Cao Hiệu Suất Với Các Tính Năng Nâng Cao
Todoist cung cấp một số tính năng nâng cao giúp bạn quản lý công việc phức tạp hiệu quả hơn.
Giao nhiệm vụ: Cộng tác và ủy quyền
Chia sẻ dự án và giao nhiệm vụ cho người khác
Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm, bạn có thể chia sẻ dự án của mình với các thành viên khác và giao nhiệm vụ cho họ. Để chia sẻ một dự án, hãy nhấp vào biểu tượng “…” bên cạnh tên dự án và chọn “Chia sẻ dự án”. Sau đó, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ dự án cùng.
Theo dõi tiến độ của các thành viên
Khi bạn giao nhiệm vụ cho người khác, bạn có thể theo dõi tiến độ của họ và xem khi nào họ hoàn thành nhiệm vụ.
Bình luận và tệp đính kèm: Giữ thông tin liên quan ở một nơi
Thêm bình luận và tệp đính kèm vào nhiệm vụ
Bạn có thể thêm bình luận và tệp đính kèm vào nhiệm vụ để cung cấp thêm thông tin hoặc hướng dẫn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang làm việc trong một nhóm hoặc khi bạn muốn ghi lại suy nghĩ của mình về một nhiệm vụ cụ thể.
Sử dụng bình luận để giao tiếp và phối hợp
Bạn có thể sử dụng bình luận để giao tiếp và phối hợp với các thành viên khác trong nhóm. Bạn có thể đề cập đến một thành viên cụ thể bằng cách sử dụng dấu “@” theo sau là tên của họ.
Mẫu dự án: Tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán
Tạo và sử dụng mẫu dự án
Nếu bạn thường xuyên thực hiện các dự án tương tự, bạn có thể tạo một mẫu dự án để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán. Để tạo một mẫu dự án, hãy tạo một dự án bình thường, sau đó nhấp vào biểu tượng “…” bên cạnh tên dự án và chọn “Lưu làm mẫu”.
Chia sẻ mẫu dự án với người khác
Bạn có thể chia sẻ mẫu dự án của mình với người khác để giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức.
Tích hợp với các ứng dụng khác: Mở rộng khả năng của Todoist
Todoist tích hợp với nhiều ứng dụng khác, chẳng hạn như Google Calendar, Gmail, Slack, v.v. Việc tích hợp này giúp bạn quản lý công việc của mình hiệu quả hơn bằng cách kết nối Todoist với các công cụ khác mà bạn sử dụng hàng ngày.
Google Calendar:
Đồng bộ hóa các nhiệm vụ có thời hạn với lịch Google của bạn.
Gmail:
Thêm nhiệm vụ từ email trực tiếp vào Todoist.
Slack:
Nhận thông báo Todoist trong Slack và tạo nhiệm vụ từ Slack.
5. Mẹo và Thủ Thuật Để Quản Lý Công Việc Phức Tạp Hiệu Quả Hơn
Sử dụng phương pháp GTD (Getting Things Done) với Todoist
Phương pháp GTD là một phương pháp quản lý thời gian và năng suất nổi tiếng, tập trung vào việc thu thập, xử lý, tổ chức, xem xét và thực hiện công việc. Todoist là một công cụ tuyệt vời để áp dụng phương pháp GTD.
Thu thập:
Ghi lại tất cả các nhiệm vụ, ý tưởng và cam kết của bạn vào “Hộp thư đến” của Todoist.
Xử lý:
Quyết định xem mỗi mục trong Hộp thư đến là gì và thực hiện hành động thích hợp:
Rác:
Xóa bỏ.
Ủy thác:
Giao cho người khác.
Làm:
Nếu mất ít hơn 2 phút, hãy làm ngay.
Hoãn:
Nếu mất nhiều hơn 2 phút, hãy lên lịch thực hiện sau hoặc đưa vào danh sách “Một ngày nào đó/Có thể”.
Tổ chức:
Sắp xếp các nhiệm vụ vào các dự án và gán nhãn.
Xem xét:
Thường xuyên xem lại danh sách công việc của bạn để đảm bảo rằng bạn đang tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Thực hiện:
Bắt đầu làm việc và hoàn thành các nhiệm vụ của bạn.
Áp dụng nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20) để ưu tiên công việc
Nguyên tắc Pareto nói rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực. Áp dụng nguyên tắc này trong quản lý công việc có nghĩa là tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ mang lại 80% kết quả. Sử dụng mức độ ưu tiên của Todoist để xác định và tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng nhất.
Lập kế hoạch hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
Dành thời gian mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng để lập kế hoạch và xem xét danh sách công việc của bạn. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng và tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Đánh giá và điều chỉnh quy trình làm việc thường xuyên
Quy trình làm việc của bạn có thể cần phải được điều chỉnh theo thời gian. Thường xuyên đánh giá quy trình làm việc của bạn và điều chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu thay đổi của bạn.
Tận dụng tính năng “Todoist Karma” để duy trì động lực
Todoist Karma là một hệ thống phần thưởng giúp bạn duy trì động lực bằng cách thưởng cho bạn điểm khi bạn hoàn thành nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu của mình.
6. Ví Dụ Thực Tế: Quản Lý Các Dự Án Phức Tạp Bằng Todoist
Ví dụ 1: Lập kế hoạch và tổ chức một sự kiện
Dự án:
“Tổ chức tiệc sinh nhật cho [Tên]”
Dự án con:
“Lên danh sách khách mời”
“Tìm địa điểm”
“Đặt đồ ăn và thức uống”
“Gửi thiệp mời”
“Trang trí”
“Chuẩn bị trò chơi và hoạt động”
“Mua quà”
Nhãn:
`@điện_thoại` (cho các nhiệm vụ cần gọi điện)
`@mua_sắm` (cho các nhiệm vụ cần mua sắm)
`@internet` (cho các nhiệm vụ cần tìm kiếm thông tin trên internet)
Bộ lọc:
“Tiệc sinh nhật cần gọi điện”: `điện_thoại & [Tên dự án]`
Ví dụ 2: Quản lý một dự án phần mềm
Dự án:
“[Tên dự án phần mềm]”
Dự án con:
“Thiết kế giao diện người dùng”
“Phát triển tính năng X”
“Phát triển tính năng Y”
“Kiểm thử”
“Triển khai”
Nhãn:
`@frontend` (cho các nhiệm vụ liên quan đến giao diện người dùng)
`@backend` (cho các nhiệm vụ liên quan đến máy chủ)
`@bug` (cho các nhiệm vụ sửa lỗi)
Bộ lọc:
“Lỗi cần sửa”: `bug & [Tên dự án]`
“Nhiệm vụ frontend cần làm trong tuần này”: `frontend & [Tên dự án] & 7 days`
Ví dụ 3: Lập kế hoạch cho một chuyến đi
Dự án:
“Chuyến đi đến [Địa điểm]”
Dự án con:
“Nghiên cứu địa điểm”
“Đặt vé máy bay”
“Đặt phòng khách sạn”
“Lên lịch trình chi tiết”
“Chuẩn bị hành lý”
Nhãn:
`@nghiên_cứu` (cho các nhiệm vụ cần nghiên cứu thông tin)
`@đặt_vé` (cho các nhiệm vụ cần đặt vé)
`@mua_sắm` (cho các nhiệm vụ cần mua sắm)
Bộ lọc:
“Nhiệm vụ nghiên cứu cần hoàn thành trước [Ngày]”: `nghiên_cứu & [Tên dự án] & before: [Ngày]`
Ví dụ 4: Quản lý công việc học tập
Dự án:
“Học kỳ [Số học kỳ] – [Năm học]”
Dự án con (Mỗi môn học là một dự án con):
“Môn [Tên môn học]”
Nhiệm vụ:
“Đọc chương [Số chương]”
“Làm bài tập [Số bài tập]”
“Ôn tập cho bài kiểm tra”
Nhãn:
`@đọc` (cho các nhiệm vụ cần đọc tài liệu)
`@bài_tập` (cho các nhiệm vụ cần làm bài tập)
`@ôn_tập` (cho các nhiệm vụ cần ôn tập)
Bộ lọc:
“Bài tập cần làm trong tuần này”: `bài_tập & [Tên dự án] & 7 days`
7. Giải Quyết Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Sử Dụng Todoist
Quá tải thông tin: Làm thế nào để tập trung vào những gì quan trọng
Sử dụng bộ lọc:
Tạo bộ lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ liên quan đến một dự án, nhãn hoặc thời hạn cụ thể.
Sử dụng mức độ ưu tiên:
Tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất.
Chia nhỏ các dự án lớn thành các dự án con nhỏ hơn:
Điều này giúp bạn quản lý công việc dễ dàng hơn.
Thường xuyên xem xét và loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết:
Loại bỏ những nhiệm vụ không còn phù hợp hoặc không còn quan trọng.
Trì hoãn: Cách vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành công việc
Chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn:
Điều này giúp nhiệm vụ trở nên ít đáng sợ hơn.
Đặt thời hạn cụ thể cho mỗi nhiệm vụ:
Điều này giúp bạn có trách nhiệm hơn với việc hoàn thành công việc.
Bắt đầu với những nhiệm vụ dễ dàng nhất:
Điều này giúp bạn tạo đà và cảm thấy có động lực hơn.
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng:
Tắt thông báo, đóng các tab trình duyệt không cần thiết và tìm một nơi yên tĩnh để làm việc.
Sử dụng kỹ thuật Pomodoro:
Làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi trong 5 phút.
Mất động lực: Làm thế nào để duy trì động lực sử dụng Todoist
Ăn mừng thành công:
Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và thưởng cho bản thân khi bạn đạt được các mục tiêu của mình.
Sử dụng Todoist Karma:
Theo dõi tiến trình của bạn và kiếm điểm khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.
Tham gia cộng đồng Todoist:
Kết nối với những người dùng Todoist khác để chia sẻ kinh nghiệm và nhận được sự hỗ trợ.
Tùy chỉnh giao diện Todoist:
Chọn màu sắc và biểu tượng yêu thích của bạn để làm cho Todoist trở nên hấp dẫn hơn.
Thử nghiệm các tính năng mới:
Khám phá các tính năng nâng cao của Todoist để tìm ra những tính năng phù hợp với bạn.
8. Kết Luận: Todoist – Người Bạn Đồng Hành Đáng Tin Cậy Trong Quản Lý Công Việc Phức Tạp
Todoist là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, có thể giúp bạn quản lý các công việc phức tạp một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng các tính năng và mẹo được đề cập trong hướng dẫn này, bạn có thể tận dụng tối đa Todoist để đạt được các mục tiêu của mình và sống một cuộc sống năng suất hơn. Hãy nhớ rằng, chìa khóa để thành công với Todoist là sự kiên nhẫn, thực hành và sẵn sàng điều chỉnh quy trình làm việc của bạn khi cần thiết. Chúc bạn thành công!