Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết khoảng về cách sử dụng Trello để quản lý lao động bên thứ ba, bao gồm các bước thực tế, ví dụ, mẹo và những điều cần cân nhắc:
Hướng dẫn chi tiết: Sử dụng Trello để quản lý hiệu quả lao động bên thứ ba
Lời giới thiệu
Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, việc sử dụng lao động bên thứ ba (nhà thầu, freelancer, agency…) đã trở nên phổ biến để tăng tính linh hoạt, tiếp cận chuyên môn và giảm chi phí. Tuy nhiên, quản lý hiệu quả nguồn lực bên ngoài này đòi hỏi một hệ thống rõ ràng và minh bạch. Trello, với giao diện trực quan và khả năng tùy chỉnh cao, là một công cụ tuyệt vời để thực hiện điều này. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết để sử dụng Trello để quản lý lao động bên thứ ba một cách hiệu quả, từ lập kế hoạch dự án đến theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất.
Tại sao nên sử dụng Trello để quản lý lao động bên thứ ba?
Trước khi đi sâu vào chi tiết, hãy cùng điểm qua những lợi ích chính của việc sử dụng Trello:
Tính trực quan:
Giao diện Kanban của Trello giúp bạn dễ dàng hình dung toàn bộ quy trình làm việc, từ giai đoạn đầu đến khi hoàn thành.
Khả năng cộng tác:
Trello cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên một dự án, giúp tăng cường giao tiếp và phối hợp.
Tính linh hoạt:
Bạn có thể tùy chỉnh Trello để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của mình, thêm các trường tùy chỉnh, nhãn và tự động hóa.
Khả năng tích hợp:
Trello tích hợp với nhiều công cụ khác như Google Drive, Slack, Dropbox, giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch.
Dễ sử dụng:
Trello có giao diện đơn giản và trực quan, dễ dàng làm quen và sử dụng, ngay cả với những người không quen thuộc với các công cụ quản lý dự án.
Chi phí hợp lý:
Trello cung cấp một phiên bản miễn phí với đầy đủ các tính năng cơ bản, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Bước 1: Thiết lập bảng Trello
Tạo bảng mới:
Bắt đầu bằng cách tạo một bảng Trello mới, đặt tên bảng liên quan đến dự án hoặc loại công việc bạn đang quản lý (ví dụ: “Dự án Thiết kế Logo”, “Quản lý Nội dung Blog”).
Tạo danh sách:
Các danh sách trong Trello đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Hãy tạo các danh sách sau (hoặc điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của bạn):
“Yêu cầu mới”:
Nơi bạn thu thập tất cả các yêu cầu công việc mới.
“Ưu tiên”:
Nơi bạn xác định các yêu cầu công việc quan trọng cần được thực hiện trước.
“Đang thực hiện”:
Nơi các công việc đang được thực hiện bởi nhà thầu được đặt.
“Chờ phê duyệt”:
Nơi các công việc đã hoàn thành đang chờ bạn xem xét và phê duyệt.
“Hoàn thành”:
Nơi các công việc đã được phê duyệt và hoàn thành được lưu trữ.
“Đã thanh toán”:
Nơi các công việc đã được thanh toán cho nhà thầu được lưu trữ. (Tùy chọn)
Màu sắc:
Gán màu sắc cho từng danh sách để dễ dàng nhận biết. Ví dụ: “Yêu cầu mới” (xanh lá cây), “Đang thực hiện” (vàng), “Hoàn thành” (xanh lam).
Bước 2: Tạo thẻ Trello cho từng nhiệm vụ
Tạo thẻ:
Mỗi thẻ trong Trello đại diện cho một nhiệm vụ cụ thể. Nhấp vào “Thêm thẻ” trong mỗi danh sách để tạo một thẻ mới.
Đặt tên thẻ:
Đặt tên thẻ một cách rõ ràng và cụ thể để nhà thầu dễ dàng hiểu được nhiệm vụ cần thực hiện (ví dụ: “Viết bài blog về Cách sử dụng Trello”, “Thiết kế logo cho sản phẩm mới”).
Thêm mô tả:
Trong mỗi thẻ, thêm mô tả chi tiết về nhiệm vụ, bao gồm:
Mục tiêu:
Mục tiêu của nhiệm vụ này là gì?
Hướng dẫn:
Các hướng dẫn cụ thể mà nhà thầu cần tuân theo.
Tài liệu tham khảo:
Liên kết đến các tài liệu, hình ảnh, video hoặc bất kỳ tài liệu tham khảo nào khác.
Tiêu chí chấp nhận:
Các tiêu chí để đánh giá xem nhiệm vụ đã được hoàn thành đúng cách hay chưa.
Gán thành viên:
Gán thẻ cho nhà thầu cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ.
Đặt thời hạn:
Đặt thời hạn cho nhiệm vụ để đảm bảo rằng nó được hoàn thành đúng thời gian.
Sử dụng nhãn:
Sử dụng nhãn để phân loại và ưu tiên nhiệm vụ (ví dụ: “Khẩn cấp”, “Quan trọng”, “Marketing”, “Thiết kế”). Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc và tên của nhãn.
Checklist:
Sử dụng checklist để chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn, giúp nhà thầu dễ dàng theo dõi tiến độ.
Đính kèm tệp:
Đính kèm các tệp liên quan đến nhiệm vụ (ví dụ: tài liệu, hình ảnh, video) để nhà thầu có thể truy cập dễ dàng.
Trường tùy chỉnh (Custom Fields):
Sử dụng Power-Up “Custom Fields” để thêm các trường thông tin bổ sung vào thẻ, chẳng hạn như:
Ngân sách:
Ngân sách dành cho nhiệm vụ này.
Ước tính thời gian:
Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Loại công việc:
Loại công việc (ví dụ: viết bài, thiết kế, lập trình).
Mức độ ưu tiên:
Mức độ ưu tiên của nhiệm vụ (ví dụ: cao, trung bình, thấp).
Ví dụ về thẻ Trello:
Tên thẻ:
“Viết bài blog về 5 xu hướng marketing mới nhất năm 2024”
Mô tả:
Mục tiêu:
Thu hút độc giả và tăng lưu lượng truy cập vào blog.
Hướng dẫn:
Bài viết cần có độ dài khoảng 1500 từ, sử dụng giọng văn thân thiện và dễ hiểu, có hình ảnh minh họa.
Tài liệu tham khảo:
[Liên kết đến bài viết tham khảo 1], [Liên kết đến bài viết tham khảo 2]
Tiêu chí chấp nhận:
Bài viết cần đúng chủ đề, có cấu trúc rõ ràng, không có lỗi chính tả và ngữ pháp, được tối ưu hóa SEO.
Thành viên:
[Tên nhà thầu viết bài]
Thời hạn:
30/04/2024
Nhãn:
“Marketing”, “Khẩn cấp”
Checklist:
[ ] Nghiên cứu chủ đề
[ ] Lập dàn ý
[ ] Viết bản nháp
[ ] Chỉnh sửa và biên tập
[ ] Thêm hình ảnh minh họa
[ ] Tối ưu hóa SEO
[ ] Gửi bài viết
Trường tùy chỉnh:
Ngân sách:
$150
Ước tính thời gian:
8 giờ
Loại công việc:
Viết bài
Bước 3: Quản lý quy trình làm việc
Di chuyển thẻ:
Khi nhà thầu bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, hãy di chuyển thẻ từ danh sách “Ưu tiên” sang danh sách “Đang thực hiện”. Khi nhiệm vụ hoàn thành, hãy di chuyển thẻ sang danh sách “Chờ phê duyệt”.
Xem xét và phê duyệt:
Khi một thẻ ở trong danh sách “Chờ phê duyệt”, hãy xem xét công việc đã hoàn thành và đảm bảo rằng nó đáp ứng các tiêu chí chấp nhận. Nếu cần chỉnh sửa, hãy thêm nhận xét vào thẻ và yêu cầu nhà thầu thực hiện các chỉnh sửa. Sau khi phê duyệt, hãy di chuyển thẻ sang danh sách “Hoàn thành”.
Giao tiếp:
Sử dụng tính năng bình luận trong thẻ để giao tiếp với nhà thầu, đặt câu hỏi, cung cấp phản hồi và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Theo dõi tiến độ:
Sử dụng chế độ xem Lịch (Calendar View) để theo dõi thời hạn của các nhiệm vụ và đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng.
Bước 4: Sử dụng Power-Ups để tăng cường chức năng
Trello Power-Ups là các tiện ích bổ sung giúp bạn mở rộng chức năng của Trello. Dưới đây là một số Power-Ups hữu ích cho việc quản lý lao động bên thứ ba:
Custom Fields:
Như đã đề cập ở trên, cho phép bạn thêm các trường thông tin bổ sung vào thẻ.
Gantt Chart:
Hiển thị các nhiệm vụ dưới dạng biểu đồ Gantt, giúp bạn dễ dàng hình dung tiến độ dự án và quản lý thời gian. (Ví dụ: Placker, TeamGantt)
Time Tracking:
Theo dõi thời gian mà nhà thầu dành cho mỗi nhiệm vụ. (Ví dụ: Toggl Track, Clockify)
Slack:
Nhận thông báo về các hoạt động trong Trello trên kênh Slack của bạn.
Google Drive:
Đính kèm các tệp từ Google Drive vào thẻ Trello.
Dropbox:
Đính kèm các tệp từ Dropbox vào thẻ Trello.
Automations (Butler):
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trong Trello, chẳng hạn như di chuyển thẻ, thêm thành viên, đặt thời hạn.
Ví dụ về tự động hóa với Butler:
Khi một thẻ được di chuyển sang danh sách “Chờ phê duyệt”, tự động gán một thành viên cụ thể (ví dụ: người quản lý dự án) vào thẻ.
Khi một thẻ được di chuyển sang danh sách “Hoàn thành”, tự động gửi một thông báo đến kênh Slack của nhóm.
Hàng tuần, tự động tạo một thẻ mới trong danh sách “Yêu cầu mới” với tiêu đề “Báo cáo tiến độ”.
Bước 5: Đánh giá hiệu suất và thanh toán
Theo dõi hiệu suất:
Sử dụng Trello để theo dõi hiệu suất của nhà thầu, dựa trên các tiêu chí như:
Thời gian hoàn thành:
Nhà thầu có hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn không?
Chất lượng công việc:
Chất lượng công việc có đáp ứng các tiêu chí chấp nhận không?
Giao tiếp:
Nhà thầu có giao tiếp hiệu quả và phản hồi nhanh chóng không?
Tuân thủ hướng dẫn:
Nhà thầu có tuân thủ các hướng dẫn và quy trình làm việc không?
Thanh toán:
Khi một nhiệm vụ đã được hoàn thành và phê duyệt, hãy di chuyển thẻ sang danh sách “Đã thanh toán” (nếu bạn sử dụng danh sách này). Sử dụng thông tin trong thẻ (ví dụ: ngân sách, ước tính thời gian) để tính toán số tiền cần thanh toán cho nhà thầu.
Phản hồi:
Cung cấp phản hồi cho nhà thầu về hiệu suất của họ. Phản hồi nên cụ thể, mang tính xây dựng và tập trung vào việc cải thiện hiệu suất trong tương lai.
Mẹo và thủ thuật
Sử dụng mẫu bảng:
Trello cung cấp nhiều mẫu bảng được thiết kế sẵn cho các mục đích khác nhau. Hãy tìm kiếm một mẫu bảng phù hợp với nhu cầu của bạn và tùy chỉnh nó.
Tạo quy trình làm việc chuẩn:
Xác định một quy trình làm việc chuẩn cho tất cả các dự án và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều tuân thủ quy trình này.
Giao tiếp thường xuyên:
Giao tiếp thường xuyên với nhà thầu để đảm bảo rằng họ hiểu rõ các yêu cầu và đang đi đúng hướng.
Sử dụng tính năng tìm kiếm:
Sử dụng tính năng tìm kiếm của Trello để nhanh chóng tìm thấy các thẻ cụ thể.
Tổ chức bảng:
Giữ cho bảng Trello của bạn gọn gàng và có tổ chức bằng cách lưu trữ các thẻ đã hoàn thành vào một danh sách riêng hoặc bằng cách sử dụng tính năng lưu trữ.
Đào tạo:
Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều được đào tạo về cách sử dụng Trello một cách hiệu quả.
Linh hoạt:
Hãy sẵn sàng điều chỉnh quy trình làm việc của bạn khi cần thiết để đáp ứng các nhu cầu thay đổi của dự án.
Những điều cần cân nhắc
Bảo mật:
Chia sẻ thông tin nhạy cảm với nhà thầu một cách cẩn thận và đảm bảo rằng họ tuân thủ các chính sách bảo mật của bạn.
Hợp đồng:
Có một hợp đồng rõ ràng với tất cả các nhà thầu, trong đó nêu rõ các điều khoản và điều kiện của mối quan hệ làm việc, bao gồm phạm vi công việc, thời hạn, ngân sách và quyền sở hữu trí tuệ.
Giao tiếp:
Giao tiếp là chìa khóa để quản lý thành công lao động bên thứ ba. Hãy đảm bảo rằng bạn có một hệ thống giao tiếp rõ ràng và hiệu quả.
Văn hóa:
Hãy nhận thức về sự khác biệt văn hóa và ngôn ngữ có thể ảnh hưởng đến giao tiếp và hợp tác.
Phản hồi:
Cung cấp phản hồi thường xuyên cho nhà thầu để giúp họ cải thiện hiệu suất và đảm bảo rằng họ đang đáp ứng các yêu cầu của bạn.
Ví dụ thực tế về cách sử dụng Trello trong các tình huống khác nhau
Quản lý nội dung:
Tạo một bảng Trello để quản lý quy trình tạo nội dung, từ lên ý tưởng đến xuất bản. Các danh sách có thể bao gồm: “Ý tưởng”, “Đang viết”, “Chờ chỉnh sửa”, “Đã lên lịch”, “Đã xuất bản”.
Phát triển phần mềm:
Sử dụng Trello để quản lý các sprint trong quy trình phát triển phần mềm Agile. Các danh sách có thể bao gồm: “Backlog”, “Sprint Backlog”, “Đang phát triển”, “Đang kiểm tra”, “Hoàn thành”.
Thiết kế đồ họa:
Quản lý các dự án thiết kế đồ họa bằng Trello, theo dõi tiến độ từ bản phác thảo đến phiên bản cuối cùng. Các danh sách có thể bao gồm: “Yêu cầu”, “Bản phác thảo”, “Đang thiết kế”, “Chờ phản hồi”, “Hoàn thành”.
Marketing:
Tổ chức các chiến dịch marketing bằng Trello, theo dõi các nhiệm vụ liên quan đến quảng cáo, truyền thông xã hội, email marketing. Các danh sách có thể bao gồm: “Lên kế hoạch”, “Đang thực hiện”, “Chờ phê duyệt”, “Đã triển khai”, “Đã đánh giá”.
Kết luận
Trello là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt có thể giúp bạn quản lý lao động bên thứ ba một cách hiệu quả. Bằng cách làm theo các bước và mẹo được nêu trong hướng dẫn này, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch và hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và cải thiện chất lượng công việc. Hãy nhớ rằng, chìa khóa để thành công là tùy chỉnh Trello để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn và liên tục cải thiện quy trình làm việc của bạn dựa trên phản hồi và kinh nghiệm. Chúc bạn thành công!