Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Notion để tổ chức thông tin thuê ngoài, với độ dài khoảng , bao gồm các bước thiết lập, mẹo và ví dụ cụ thể:
Hướng Dẫn Chi Tiết: Tổ Chức Thông Tin Thuê Ngoài Hiệu Quả với Notion
Lời Mở Đầu
Thuê ngoài (outsourcing) là một chiến lược kinh doanh phổ biến, cho phép doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi bằng cách giao phó các nhiệm vụ, dự án hoặc quy trình cho các bên thứ ba. Tuy nhiên, việc quản lý thông tin liên quan đến các hoạt động thuê ngoài có thể trở nên phức tạp, đặc biệt khi làm việc với nhiều freelancer, agency hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Notion, một ứng dụng năng suất toàn diện, cung cấp một nền tảng linh hoạt và mạnh mẽ để tổ chức thông tin thuê ngoài một cách hiệu quả. Với khả năng tùy biến cao, tích hợp đa dạng và giao diện trực quan, Notion giúp bạn quản lý dự án, theo dõi tiến độ, lưu trữ tài liệu, giao tiếp và hợp tác với các đối tác thuê ngoài một cách liền mạch.
Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết để thiết lập và sử dụng Notion để tổ chức thông tin thuê ngoài, từ các bước cơ bản đến các mẹo nâng cao.
I. Thiết Lập Không Gian Làm Việc Notion cho Thuê Ngoài
1. Tạo Workspace (Không Gian Làm Việc):
Nếu bạn chưa có tài khoản Notion, hãy truy cập [https://www.notion.so/](https://www.notion.so/) và đăng ký một tài khoản miễn phí (hoặc trả phí nếu bạn cần thêm tính năng).
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được yêu cầu tạo một Workspace. Đặt tên cho Workspace của bạn (ví dụ: “Quản Lý Thuê Ngoài”) và chọn gói phù hợp với nhu cầu của bạn.
2. Tạo Page (Trang) Chính:
Trong Workspace của bạn, tạo một Page mới bằng cách nhấp vào nút “Add a page” ở thanh bên trái.
Đặt tên cho Page này là “Tổng Quan Thuê Ngoài” hoặc một cái tên tương tự. Đây sẽ là trang trung tâm để bạn truy cập tất cả thông tin liên quan đến hoạt động thuê ngoài.
Thêm một biểu tượng (icon) phù hợp để dễ nhận biết.
3. Cấu Trúc Trang Tổng Quan:
Giới Thiệu:
Thêm một đoạn văn ngắn mô tả mục đích của trang này và cách nó giúp bạn quản lý thông tin thuê ngoài.
Danh Sách Dự Án/Nhiệm Vụ:
Tạo một bảng (table) hoặc danh sách (list) để liệt kê tất cả các dự án hoặc nhiệm vụ đang được thuê ngoài.
Danh Sách Đối Tác Thuê Ngoài:
Tạo một bảng hoặc danh sách để liệt kê tất cả các freelancer, agency hoặc nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đang làm việc.
Liên Kết Đến Các Trang Con:
Tạo các liên kết đến các trang con (sub-page) chứa thông tin chi tiết về từng dự án, đối tác, tài liệu, v.v.
Lịch:
Thêm một lịch (calendar) để theo dõi thời hạn, cuộc họp và các sự kiện quan trọng liên quan đến thuê ngoài.
Ghi Chú/Tài Liệu Chung:
Thêm một phần để lưu trữ các ghi chú, tài liệu hoặc thông tin chung liên quan đến thuê ngoài.
II. Quản Lý Dự Án Thuê Ngoài
1. Tạo Database (Cơ Sở Dữ Liệu) Dự Án:
Trong trang “Tổng Quan Thuê Ngoài,” tạo một Database mới bằng cách gõ “/” và chọn “Table – Full Page.”
Đặt tên cho Database này là “Dự Án Thuê Ngoài.”
Các Thuộc Tính (Properties) Cần Thiết:
Name (Tên):
Tên của dự án.
Status (Trạng Thái):
Sử dụng một select hoặc multi-select để theo dõi trạng thái của dự án (Ví dụ: “Đang Lập Kế Hoạch,” “Đang Thực Hiện,” “Đã Hoàn Thành,” “Tạm Dừng,” “Hủy Bỏ”).
Partner (Đối Tác):
Sử dụng một relation property để liên kết dự án với database “Đối Tác Thuê Ngoài” (sẽ được tạo ở phần sau).
Deadline (Thời Hạn):
Sử dụng một date property để đặt thời hạn cho dự án.
Priority (Độ Ưu Tiên):
Sử dụng một select property để đánh dấu độ ưu tiên của dự án (Ví dụ: “Cao,” “Trung Bình,” “Thấp”).
Budget (Ngân Sách):
Sử dụng một number property để theo dõi ngân sách dự án.
Actual Cost (Chi Phí Thực Tế):
Sử dụng một number property để theo dõi chi phí thực tế của dự án.
Progress (Tiến Độ):
Sử dụng một number property (kiểu Percent) hoặc một formula property để tính toán tiến độ dự án dựa trên các task (nhiệm vụ) đã hoàn thành.
Project Manager (Người Quản Lý Dự Án):
Sử dụng một person property để chỉ định người quản lý dự án nội bộ.
Notes (Ghi Chú):
Sử dụng một text property hoặc một page property để ghi lại các ghi chú quan trọng về dự án.
2. Tạo Page Dự Án Chi Tiết:
Khi bạn tạo một dự án mới trong Database “Dự Án Thuê Ngoài,” hãy mở dự án đó để tạo một trang chi tiết.
Cấu Trúc Trang Dự Án Chi Tiết:
Tổng Quan Dự Án:
Một tóm tắt ngắn gọn về mục tiêu, phạm vi và các thông tin quan trọng khác của dự án.
Tasks (Nhiệm Vụ):
Tạo một database “To-Do List” (danh sách việc cần làm) hoặc một bảng Kanban để quản lý các nhiệm vụ liên quan đến dự án. Liên kết mỗi task với người chịu trách nhiệm (assignee) từ phía đối tác thuê ngoài.
Timeline (Lịch Trình):
Sử dụng một Timeline view trong database “Tasks” để trực quan hóa lịch trình dự án.
Communication Log (Nhật Ký Giao Tiếp):
Ghi lại tất cả các cuộc họp, email và các hình thức giao tiếp khác liên quan đến dự án.
Documents (Tài Liệu):
Nhúng hoặc liên kết đến các tài liệu liên quan đến dự án (ví dụ: hợp đồng, bản brief, tài liệu thiết kế).
Feedback (Phản Hồi):
Thu thập và quản lý phản hồi từ các bên liên quan.
3. Sử Dụng Views (Chế Độ Xem) để Quản Lý Dự Án:
Board View (Chế Độ Xem Bảng):
Sử dụng Board view để trực quan hóa các dự án theo trạng thái (ví dụ: Kanban board).
List View (Chế Độ Xem Danh Sách):
Sử dụng List view để hiển thị các dự án dưới dạng danh sách, dễ dàng sắp xếp và lọc.
Calendar View (Chế Độ Xem Lịch):
Sử dụng Calendar view để xem các dự án theo thời hạn.
Gallery View (Chế Độ Xem Thư Viện):
Sử dụng Gallery view để hiển thị các dự án một cách trực quan, đặc biệt hữu ích cho các dự án liên quan đến thiết kế hoặc hình ảnh.
Filtered Views (Chế Độ Xem Lọc):
Tạo các filtered views để chỉ hiển thị các dự án đáp ứng các tiêu chí cụ thể (ví dụ: dự án có độ ưu tiên cao, dự án do một đối tác cụ thể thực hiện).
III. Quản Lý Đối Tác Thuê Ngoài
1. Tạo Database “Đối Tác Thuê Ngoài”:
Trong trang “Tổng Quan Thuê Ngoài,” tạo một Database mới (Table – Full Page) và đặt tên là “Đối Tác Thuê Ngoài.”
Các Thuộc Tính Cần Thiết:
Name (Tên):
Tên của freelancer, agency hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Contact Person (Người Liên Hệ):
Tên của người liên hệ chính.
Email:
Địa chỉ email của người liên hệ.
Phone Number (Số Điện Thoại):
Số điện thoại của người liên hệ.
Specialization (Chuyên Môn):
Sử dụng một select hoặc multi-select để chỉ định chuyên môn của đối tác (ví dụ: “Thiết Kế Đồ Họa,” “Phát Triển Web,” “Marketing”).
Rate (Giá Thuê):
Sử dụng một number property để ghi lại giá thuê theo giờ hoặc theo dự án.
Projects (Dự Án):
Sử dụng một relation property để liên kết đối tác với database “Dự Án Thuê Ngoài.”
Contract (Hợp Đồng):
Tải lên hợp đồng hoặc liên kết đến hợp đồng đã ký.
Performance (Hiệu Suất):
Sử dụng một number property (hoặc một formula property dựa trên đánh giá) để theo dõi hiệu suất của đối tác.
Notes (Ghi Chú):
Sử dụng một text property hoặc một page property để ghi lại các ghi chú quan trọng về đối tác.
2. Tạo Page Đối Tác Chi Tiết:
Khi bạn tạo một đối tác mới trong Database “Đối Tác Thuê Ngoài,” hãy mở đối tác đó để tạo một trang chi tiết.
Cấu Trúc Trang Đối Tác Chi Tiết:
Thông Tin Liên Hệ:
Hiển thị thông tin liên hệ của đối tác.
Danh Sách Dự Án:
Hiển thị danh sách tất cả các dự án mà đối tác đang hoặc đã thực hiện.
Communication Log (Nhật Ký Giao Tiếp):
Ghi lại tất cả các cuộc họp, email và các hình thức giao tiếp khác với đối tác.
Feedback (Phản Hồi):
Thu thập và quản lý phản hồi về hiệu suất của đối tác.
Invoices (Hóa Đơn):
Lưu trữ và theo dõi hóa đơn từ đối tác.
3. Sử Dụng Views để Quản Lý Đối Tác:
Table View (Chế Độ Xem Bảng):
Sử dụng Table view để hiển thị thông tin chi tiết về tất cả các đối tác.
Gallery View (Chế Độ Xem Thư Viện):
Sử dụng Gallery view để hiển thị các đối tác một cách trực quan, có thể sử dụng ảnh đại diện hoặc logo.
Filtered Views (Chế Độ Xem Lọc):
Tạo các filtered views để chỉ hiển thị các đối tác đáp ứng các tiêu chí cụ thể (ví dụ: đối tác chuyên về một lĩnh vực cụ thể, đối tác có hiệu suất cao).
IV. Quản Lý Tài Liệu và Giao Tiếp
1. Tạo Thư Mục Tài Liệu:
Trong trang “Tổng Quan Thuê Ngoài,” tạo một section (phần) để lưu trữ tài liệu.
Sử dụng các block “Heading” (tiêu đề) và “Divider” (đường kẻ) để phân chia các loại tài liệu khác nhau (ví dụ: “Hợp Đồng,” “Bản Brief,” “Tài Liệu Thiết Kế,” “Hướng Dẫn”).
Sử dụng các block “File” hoặc “Embed” để tải lên hoặc liên kết đến các tài liệu.
Bạn cũng có thể tạo các trang con (sub-page) để lưu trữ các tài liệu liên quan đến từng dự án hoặc đối tác.
2. Sử Dụng Comment và Collaboration Features:
Notion cho phép bạn thêm comment vào bất kỳ block nào trong trang, giúp bạn dễ dàng trao đổi và thu thập phản hồi.
Sử dụng tính năng @mention để tag (gắn thẻ) người dùng cụ thể và thông báo cho họ về comment của bạn.
Chia sẻ các trang và database với các đối tác thuê ngoài và cấp quyền truy cập phù hợp (ví dụ: “Can view,” “Can comment,” “Can edit”).
3. Tích Hợp với Các Công Cụ Khác:
Notion tích hợp với nhiều công cụ khác như Google Drive, Slack, Trello, v.v., giúp bạn kết nối thông tin từ các nguồn khác nhau.
Sử dụng các integration để nhúng tài liệu, cập nhật trạng thái dự án hoặc gửi thông báo.
V. Mẹo Nâng Cao để Tối Ưu Hóa Quy Trình Thuê Ngoài với Notion
1. Sử Dụng Templates (Mẫu):
Tạo templates cho các dự án, đối tác hoặc tài liệu để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Bạn có thể tạo templates bằng cách nhấp vào nút “+” bên cạnh tên của một database và chọn “New template.”
2. Sử Dụng Formulas (Công Thức):
Sử dụng formulas để tự động tính toán các giá trị, chẳng hạn như tiến độ dự án, chi phí dự án hoặc đánh giá hiệu suất của đối tác.
Notion cung cấp một loạt các hàm (functions) mạnh mẽ để bạn có thể tạo các công thức phức tạp.
3. Sử Dụng Automations (Tự Động Hóa):
Mặc dù Notion chưa có tính năng tự động hóa tích hợp đầy đủ, bạn có thể sử dụng các công cụ như Zapier hoặc Integromat để tự động hóa các tác vụ nhất định, chẳng hạn như gửi thông báo khi một dự án đến gần thời hạn.
4. Tạo Dashboards (Bảng Điều Khiển):
Tạo các dashboards để theo dõi các chỉ số quan trọng, chẳng hạn như số lượng dự án đang thực hiện, tổng ngân sách thuê ngoài hoặc hiệu suất của các đối tác.
Sử dụng các block “Linked Database” (cơ sở dữ liệu liên kết) để hiển thị thông tin từ các database khác nhau trong một dashboard.
5. Sử Dụng Web Clipper:
Sử dụng Notion Web Clipper để lưu trữ các bài viết, trang web hoặc tài liệu trực tuyến trực tiếp vào Notion. Điều này đặc biệt hữu ích để thu thập thông tin tham khảo hoặc lưu trữ các hướng dẫn.
6. Đào Tạo Đối Tác:
Cung cấp cho các đối tác thuê ngoài một hướng dẫn ngắn gọn về cách sử dụng Notion để họ có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin.
7. Đánh Giá và Cải Tiến:
Thường xuyên đánh giá quy trình quản lý thuê ngoài của bạn trong Notion và tìm cách cải tiến.
Thu thập phản hồi từ các bên liên quan để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
VI. Ví Dụ Cụ Thể về Cách Sử Dụng Notion cho Các Tình Huống Thuê Ngoài Khác Nhau
1. Thuê Ngoài Thiết Kế Đồ Họa:
Tạo database “Dự Án Thiết Kế” với các thuộc tính như “Tên Dự Án,” “Mô Tả,” “Đối Tác Thiết Kế,” “Thời Hạn,” “Ngân Sách,” “File Gốc,” “File Xem Trước,” “Phản Hồi.”
Sử dụng Gallery view để hiển thị các thiết kế đã hoàn thành.
Sử dụng comment để thu thập phản hồi về thiết kế.
2. Thuê Ngoài Phát Triển Web:
Tạo database “Dự Án Phát Triển Web” với các thuộc tính như “Tên Dự Án,” “Mô Tả,” “Đối Tác Phát Triển,” “Thời Hạn,” “Ngân Sách,” “Yêu Cầu Kỹ Thuật,” “Tài Liệu API,” “Link Demo,” “Source Code.”
Sử dụng Board view để theo dõi tiến độ của các sprint (giai đoạn phát triển).
Sử dụng database “Bug Tracker” (theo dõi lỗi) để quản lý các lỗi và vấn đề kỹ thuật.
3. Thuê Ngoài Content Marketing:
Tạo database “Kế Hoạch Nội Dung” với các thuộc tính như “Tiêu Đề,” “Loại Nội Dung (Ví dụ: Bài Viết Blog, Bài Đăng Mạng Xã Hội, Video),” “Đối Tác Content,” “Thời Hạn,” “Keyword,” “Brief,” “Bản Nháp,” “Link Xuất Bản,” “Hiệu Suất.”
Sử dụng Calendar view để lên lịch xuất bản nội dung.
Sử dụng formula để tính toán hiệu suất của nội dung dựa trên số lượt xem, chia sẻ và bình luận.
VII. Kết Luận
Notion là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt để tổ chức thông tin thuê ngoài một cách hiệu quả. Bằng cách thiết lập một không gian làm việc có cấu trúc, sử dụng các database, views và các tính năng cộng tác, bạn có thể quản lý dự án, theo dõi tiến độ, lưu trữ tài liệu, giao tiếp và hợp tác với các đối tác thuê ngoài một cách liền mạch.
Hãy thử nghiệm với các tính năng khác nhau của Notion và tùy chỉnh quy trình làm việc của bạn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn. Với một chút nỗ lực, bạn có thể biến Notion thành một trung tâm thông tin thuê ngoài mạnh mẽ, giúp bạn tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu quả và đạt được kết quả tốt hơn.
Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Notion để quản lý thông tin thuê ngoài của mình!