Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Microsoft Teams để phối hợp công việc hiệu quả, với độ dài khoảng , bao gồm các khía cạnh quan trọng và mẹo hữu ích:
Hướng Dẫn Chi Tiết Sử Dụng Microsoft Teams để Phối Hợp Công Việc Hiệu Quả
Mục Lục
1. Giới Thiệu Microsoft Teams
1.1. Teams là gì?
1.2. Tại sao nên sử dụng Teams?
1.3. Các thành phần chính của Teams
2. Thiết Lập Teams và Kênh (Channels)
2.1. Tạo một Nhóm (Team) mới
2.2. Quản lý Thành Viên trong Nhóm
2.3. Tạo và Quản Lý Kênh (Channels)
2.4. Cài đặt và Tùy Chỉnh Nhóm
3. Giao Tiếp Hiệu Quả trong Teams
3.1. Sử dụng tính năng Chat
3.2. Đề cập (Mentions) và Thông báo
3.3. Sử dụng Biểu tượng Cảm xúc (Emojis), GIF và Nhãn Dán (Stickers)
3.4. Định dạng Văn bản
3.5. Tạo và Sử Dụng Thông Báo Quan Trọng (Announcements)
4. Họp Trực Tuyến và Hội Thảo (Meetings)
4.1. Lên Lịch Họp
4.2. Tham gia Họp
4.3. Chia sẻ Màn Hình và Nội Dung
4.4. Ghi Âm và Chép Lời Họp (Transcriptions)
4.5. Sử Dụng Bảng Trắng (Whiteboard)
4.6. Tạo Phòng Họp Nhỏ (Breakout Rooms)
5. Quản Lý Tệp và Tài Liệu
5.1. Chia sẻ Tệp
5.2. Cộng tác trên Tệp trong Thời Gian Thực
5.3. Tích hợp OneDrive và SharePoint
5.4. Quản lý Quyền Truy Cập Tệp
6. Ứng Dụng và Tích Hợp
6.1. Thêm và Quản Lý Ứng Dụng (Apps)
6.2. Tích hợp với Microsoft Office 365
6.3. Tích hợp với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
6.4. Sử dụng Bot trong Teams
7. Quản Lý Dự Án và Nhiệm Vụ
7.1. Sử dụng Planner trong Teams
7.2. Tạo và Giao Nhiệm Vụ
7.3. Theo Dõi Tiến Độ
7.4. Sử dụng Danh Sách (Lists)
8. Mẹo và Thủ Thuật Nâng Cao
8.1. Sử dụng Lệnh (Commands)
8.2. Tùy Chỉnh Thông Báo
8.3. Sử dụng Phím Tắt
8.4. Lưu Tin Nhắn Quan Trọng
9. Các Vấn Đề Thường Gặp và Cách Giải Quyết
9.1. Sự cố về Âm thanh và Video
9.2. Vấn đề về Kết nối
9.3. Lỗi Tải Tệp
9.4. Giải quyết Xung đột trong Nhóm
10.
Kết Luận
1. Giới Thiệu Microsoft Teams
1.1. Teams là gì?
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác và giao tiếp hợp nhất, được thiết kế để giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Nó tích hợp các tính năng như trò chuyện (chat), họp trực tuyến (online meetings), chia sẻ tệp (file sharing), và tích hợp ứng dụng (app integration) trong một môi trường duy nhất. Teams là một phần của bộ Microsoft 365 (trước đây là Office 365).
1.2. Tại sao nên sử dụng Teams?
Tập trung Giao Tiếp:
Thay vì sử dụng email cho mọi thứ, Teams giúp tập trung các cuộc trò chuyện, thông báo và tài liệu liên quan đến dự án hoặc bộ phận cụ thể vào một nơi.
Tăng Cường Cộng Tác:
Teams cho phép các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau trên tài liệu trong thời gian thực, chia sẻ ý tưởng và đưa ra phản hồi một cách nhanh chóng.
Nâng Cao Hiệu Quả:
Bằng cách tích hợp các ứng dụng và dịch vụ khác, Teams giúp giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các ứng dụng, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.
Linh Hoạt và Dễ Tiếp Cận:
Teams có sẵn trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) và hệ điều hành (Windows, macOS, iOS, Android), giúp các thành viên có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.
Bảo Mật:
Microsoft Teams được xây dựng trên nền tảng bảo mật của Microsoft 365, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và thông tin liên lạc.
1.3. Các thành phần chính của Teams
Nhóm (Teams):
Tập hợp các thành viên làm việc cùng nhau trong một dự án, bộ phận hoặc mục tiêu chung.
Kênh (Channels):
Các khu vực riêng biệt trong một nhóm, được sử dụng để tổ chức các cuộc trò chuyện, tệp và ứng dụng liên quan đến một chủ đề cụ thể.
Trò chuyện (Chat):
Cho phép giao tiếp trực tiếp giữa các cá nhân hoặc nhóm nhỏ.
Họp (Meetings):
Tổ chức các cuộc họp trực tuyến với khả năng chia sẻ màn hình, ghi âm và sử dụng bảng trắng.
Tệp (Files):
Lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu.
Ứng dụng (Apps):
Tích hợp các ứng dụng và dịch vụ bên ngoài để mở rộng chức năng của Teams.
2. Thiết Lập Teams và Kênh (Channels)
2.1. Tạo một Nhóm (Team) mới
1. Mở Microsoft Teams:
Khởi động ứng dụng Teams trên máy tính hoặc truy cập phiên bản web.
2. Chọn “Tham gia hoặc tạo nhóm”:
Ở góc dưới bên trái của màn hình, nhấp vào nút “Tham gia hoặc tạo nhóm” (Join or create a team).
3. Tạo nhóm:
Chọn “Tạo nhóm” (Create team).
4. Chọn loại nhóm:
Từ đầu (From scratch):
Tạo một nhóm hoàn toàn mới.
Từ nhóm hoặc nhóm Office 365:
Tạo một nhóm dựa trên một nhóm hiện có.
5. Chọn loại nhóm (nếu tạo từ đầu):
Riêng tư (Private):
Chỉ những người được mời mới có thể tham gia.
Công khai (Public):
Bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tham gia.
Toàn tổ chức (Org-wide):
Tự động thêm tất cả mọi người trong tổ chức (chỉ khả dụng nếu được bật bởi quản trị viên).
6. Đặt tên và mô tả cho nhóm:
Nhập tên và mô tả ngắn gọn cho nhóm của bạn. Mô tả nên giải thích mục đích của nhóm.
7. Tạo nhóm:
Nhấp vào “Tạo” (Create).
8. Thêm thành viên:
Bắt đầu nhập tên, địa chỉ email hoặc nhóm phân phối để thêm thành viên vào nhóm. Bạn có thể chọn vai trò của thành viên (Chủ sở hữu hoặc Thành viên).
9. Hoàn tất:
Nhấp vào “Thêm” (Add) để thêm thành viên và sau đó nhấp vào “Đóng” (Close) để hoàn tất quá trình tạo nhóm.
2.2. Quản lý Thành Viên trong Nhóm
1. Truy cập Quản lý nhóm:
Trong nhóm bạn muốn quản lý, nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) bên cạnh tên nhóm và chọn “Quản lý nhóm” (Manage team).
2. Thêm thành viên:
Trên tab “Thành viên” (Members), bạn có thể thêm thành viên mới bằng cách nhấp vào nút “Thêm thành viên” (Add member).
3. Thay đổi vai trò:
Bạn có thể thay đổi vai trò của thành viên (từ Thành viên thành Chủ sở hữu hoặc ngược lại) bằng cách sử dụng menu thả xuống bên cạnh tên của họ.
4. Xóa thành viên:
Để xóa một thành viên khỏi nhóm, nhấp vào biểu tượng “X” bên cạnh tên của họ.
5. Quản lý yêu cầu tham gia:
Nếu nhóm của bạn là công khai, bạn có thể xem và phê duyệt các yêu cầu tham gia trên tab “Yêu cầu đang chờ xử lý” (Pending requests).
6. Kênh:
Xem danh sách kênh của nhóm và quản lý cài đặt kênh.
7. Cài đặt:
Chi tiết nhóm:
Thay đổi tên, mô tả và hình ảnh của nhóm.
Quyền của thành viên:
Thiết lập các quyền cho thành viên, chẳng hạn như cho phép tạo kênh riêng tư hoặc xóa tin nhắn.
Quyền của khách:
Cho phép hoặc chặn khách truy cập vào nhóm.
@đề cập:
Định cấu hình cách @đề cập hoạt động trong nhóm.
Vui:
Cài đặt các tính năng vui nhộn như GIF và meme.
Thẻ:
Quản lý thẻ để gắn thẻ nhóm người.
2.3. Tạo và Quản Lý Kênh (Channels)
1. Tạo kênh:
Trong nhóm, nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) bên cạnh tên nhóm và chọn “Thêm kênh” (Add channel).
2. Đặt tên và mô tả cho kênh:
Nhập tên và mô tả cho kênh. Tên kênh nên ngắn gọn và dễ hiểu. Mô tả nên giải thích mục đích của kênh.
3. Chọn loại kênh:
Tiêu chuẩn (Standard):
Mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập.
Riêng tư (Private):
Chỉ những thành viên cụ thể được mời mới có thể truy cập.
Được chia sẻ (Shared):
Chia sẻ với những người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn.
4. Tạo kênh:
Nhấp vào “Thêm” (Add). Nếu bạn tạo một kênh riêng tư, bạn sẽ cần thêm thành viên.
5. Quản lý kênh:
Chỉnh sửa kênh:
Nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) bên cạnh tên kênh và chọn “Chỉnh sửa kênh” (Edit channel) để thay đổi tên, mô tả hoặc cài đặt.
Nhận liên kết đến kênh:
Nhận liên kết trực tiếp đến kênh để chia sẻ.
Quản lý kênh:
Điều chỉnh cài đặt và quyền của kênh.
Thông báo:
Bật thông báo cho kênh.
Ẩn:
Ẩn kênh khỏi danh sách của bạn.
Rời khỏi kênh:
Rời khỏi kênh nếu bạn không cần truy cập nó nữa.
Xóa kênh:
(Chỉ chủ sở hữu nhóm) Xóa kênh.
2.4. Cài đặt và Tùy Chỉnh Nhóm
1. Truy cập cài đặt nhóm:
Nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) bên cạnh tên nhóm và chọn “Quản lý nhóm” (Manage team).
2. Tab “Cài đặt” (Settings):
Trong tab “Cài đặt”, bạn có thể tùy chỉnh nhiều khía cạnh của nhóm, bao gồm:
Ảnh nhóm:
Thay đổi ảnh đại diện của nhóm.
Quyền của thành viên:
Xác định những gì thành viên có thể làm (ví dụ: tạo kênh riêng tư, thêm ứng dụng).
Quyền của khách:
Cho phép hoặc chặn khách truy cập vào nhóm.
Đề cập (@mentions):
Tùy chỉnh cách hoạt động của tính năng đề cập.
Vui (Fun stuff):
Bật hoặc tắt các tính năng vui nhộn như GIF, meme và nhãn dán.
Thẻ (Tags):
Tạo và quản lý thẻ để gắn thẻ nhóm người.
3.
Tab “Phân tích” (Analytics)
: Xem thống kê về việc sử dụng nhóm, chẳng hạn như số lượng tin nhắn, người dùng hoạt động và ứng dụng được sử dụng.
3. Giao Tiếp Hiệu Quả trong Teams
3.1. Sử dụng tính năng Chat
Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới:
Nhấp vào biểu tượng “Trò chuyện” (Chat) ở thanh bên trái, sau đó nhấp vào biểu tượng “Soạn thư” (New chat) ở góc trên bên phải. Nhập tên người bạn muốn trò chuyện.
Gửi tin nhắn:
Nhập tin nhắn của bạn vào hộp văn bản ở cuối màn hình và nhấn Enter để gửi.
Trả lời tin nhắn:
Nhấp vào tin nhắn bạn muốn trả lời và nhập phản hồi của bạn vào hộp văn bản.
Định dạng tin nhắn:
Sử dụng các tùy chọn định dạng (chữ đậm, nghiêng, gạch chân, danh sách, v.v.) để làm cho tin nhắn của bạn dễ đọc hơn.
Đính kèm tệp:
Nhấp vào biểu tượng “Đính kèm” (Attach) để tải lên và chia sẻ tệp.
Gửi biểu tượng cảm xúc, GIF và nhãn dán:
Sử dụng các tùy chọn này để thêm sự hài hước và cá tính vào cuộc trò chuyện của bạn.
Bắt đầu cuộc gọi âm thanh hoặc video:
Nhấp vào biểu tượng “Gọi” (Call) hoặc “Video call” (Video call) để bắt đầu cuộc gọi trực tiếp.
Chia sẻ màn hình:
Trong cuộc gọi, nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ màn hình” (Share screen) để chia sẻ màn hình của bạn với người khác.
Lưu tin nhắn:
Lưu lại tin nhắn quan trọng để xem lại sau này.
3.2. Đề cập (Mentions) và Thông báo
Đề cập đến một người:
Sử dụng ký tự “@” theo sau là tên của người đó để đề cập đến họ. Người đó sẽ nhận được thông báo về tin nhắn của bạn. Ví dụ: “@Nguyen Van A”
Đề cập đến một kênh:
Sử dụng ký tự “@” theo sau là tên của kênh để đề cập đến kênh đó. Tất cả thành viên của kênh sẽ nhận được thông báo. Ví dụ: “@Kenh-Marketing”
Đề cập đến một nhóm:
Sử dụng ký tự “@” theo sau là tên của nhóm (nếu được hỗ trợ) để đề cập đến toàn bộ nhóm.
Sử dụng thông báo:
Để tạo một thông báo, nhấp vào biểu tượng “Định dạng” (Format) (chữ “A” với cây bút chì) bên dưới hộp văn bản, sau đó chọn “Thông báo” (Announcement) từ menu thả xuống. Viết tiêu đề và nội dung thông báo của bạn. Bạn có thể thêm hình ảnh nền và chọn mức độ quan trọng của thông báo.
3.3. Sử dụng Biểu tượng Cảm xúc (Emojis), GIF và Nhãn Dán (Stickers)
Biểu tượng cảm xúc:
Nhấp vào biểu tượng “Biểu tượng cảm xúc” (Emoji) để chèn biểu tượng cảm xúc vào tin nhắn của bạn.
GIF:
Nhấp vào biểu tượng “GIF” để tìm kiếm và chèn ảnh GIF động vào tin nhắn của bạn.
Nhãn dán:
Nhấp vào biểu tượng “Nhãn dán” (Sticker) để chọn và chèn nhãn dán vào tin nhắn của bạn. Bạn có thể tạo nhãn dán tùy chỉnh.
3.4. Định dạng Văn bản
Sử dụng các tùy chọn định dạng:
Nhấp vào biểu tượng “Định dạng” (Format) (chữ “A” với cây bút chì) bên dưới hộp văn bản để truy cập các tùy chọn định dạng như:
Chữ đậm (Bold)
Chữ nghiêng (Italic)
Gạch chân (Underline)
Gạch ngang (Strikethrough)
Màu chữ (Font color)
Kích thước chữ (Font size)
Đoạn mã (Code snippet)
Danh sách có thứ tự (Numbered list)
Danh sách không thứ tự (Bulleted list)
Trích dẫn (Quote)
Chèn liên kết (Insert link)
3.5. Tạo và Sử Dụng Thông Báo Quan Trọng (Announcements)
Tạo thông báo:
1. Nhấp vào biểu tượng “Định dạng” (Format) (chữ “A” với cây bút chì) bên dưới hộp văn bản.
2. Chọn “Thông báo” (Announcement) từ menu thả xuống.
3. Nhập tiêu đề và nội dung thông báo của bạn.
4. Thêm hình ảnh nền (tùy chọn).
5. Chọn mức độ quan trọng của thông báo (tiêu chuẩn, quan trọng).
6. Gửi thông báo.
Sử dụng thông báo:
Sử dụng thông báo cho các tin nhắn quan trọng, chẳng hạn như thông báo về các cuộc họp, thời hạn dự án, chính sách mới hoặc thay đổi quy trình.
4. Họp Trực Tuyến và Hội Thảo (Meetings)
4.1. Lên Lịch Họp
1. Trong Teams:
Nhấp vào biểu tượng “Lịch” (Calendar) ở thanh bên trái.
Nhấp vào “Họp mới” (New meeting) ở góc trên bên phải.
Nhập tiêu đề cuộc họp, thêm người tham gia bắt buộc và tùy chọn, chọn thời gian và ngày, thêm chi tiết về cuộc họp và nhấp vào “Gửi” (Send).
2. Từ Outlook:
Tạo một sự kiện mới trong Outlook.
Chọn “Họp trên Teams” (Teams meeting) để tạo một liên kết cuộc họp Teams.
Thêm người tham gia, thời gian và chi tiết cuộc họp.
Gửi lời mời.
4.2. Tham gia Họp
Từ lịch Teams:
Nhấp vào cuộc họp trong lịch của bạn và nhấp vào “Tham gia” (Join).
Từ lời mời qua email:
Nhấp vào liên kết “Tham gia cuộc họp Microsoft Teams” (Join Microsoft Teams Meeting) trong lời mời qua email.
Từ thông báo kênh:
Nhấp vào nút “Tham gia” (Join) trong thông báo cuộc họp trong kênh.
4.3. Chia sẻ Màn Hình và Nội Dung
Trong cuộc họp:
Nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ” (Share) (hình vuông có mũi tên hướng lên).
Chọn màn hình, cửa sổ hoặc tệp bạn muốn chia sẻ.
Để ngừng chia sẻ, nhấp vào “Dừng chia sẻ” (Stop sharing).
Chia sẻ bảng trắng:
Chọn “Bảng trắng Microsoft” (Microsoft Whiteboard) để cộng tác trên một bảng trắng ảo.
4.4. Ghi Âm và Chép Lời Họp (Transcriptions)
Bắt đầu ghi âm:
Trong cuộc họp, nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) trên thanh điều khiển cuộc họp và chọn “Bắt đầu ghi âm” (Start recording).
Dừng ghi âm:
Nhấp lại vào biểu tượng ba chấm (…) và chọn “Dừng ghi âm” (Stop recording).
Truy cập bản ghi:
Bản ghi cuộc họp sẽ được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint và một liên kết đến bản ghi sẽ được chia sẻ trong cuộc trò chuyện cuộc họp.
Bật bản chép lời:
(Nếu được bật bởi quản trị viên) Teams có thể tự động tạo bản chép lời cuộc họp theo thời gian thực.
4.5. Sử Dụng Bảng Trắng (Whiteboard)
Bắt đầu bảng trắng:
Trong cuộc họp, nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ” (Share) và chọn “Bảng trắng Microsoft” (Microsoft Whiteboard).
Cộng tác:
Sử dụng các công cụ vẽ, văn bản và ghi chú để cộng tác trên bảng trắng.
Lưu bảng trắng:
Bảng trắng có thể được lưu lại để xem lại sau này.
4.6. Tạo Phòng Họp Nhỏ (Breakout Rooms)
Tạo phòng họp nhỏ:
1. Trong cuộc họp, nhấp vào biểu tượng “Phòng họp nhỏ” (Breakout rooms) trên thanh điều khiển cuộc họp.
2. Chọn số lượng phòng bạn muốn tạo và cách bạn muốn chỉ định người tham gia (tự động hoặc thủ công).
3. Nhấp vào “Tạo phòng” (Create rooms).
Quản lý phòng họp nhỏ:
Bắt đầu các phòng.
Tham gia các phòng.
Gửi thông báo cho tất cả các phòng.
Chỉ định lại người tham gia.
Đóng các phòng.
Người tham gia trong phòng họp nhỏ:
Người tham gia có thể cộng tác và thảo luận trong phòng riêng của họ.
5. Quản Lý Tệp và Tài Liệu
5.1. Chia sẻ Tệp
Trong kênh:
Trong kênh, nhấp vào tab “Tệp” (Files).
Nhấp vào “Tải lên” (Upload) để tải lên tệp từ máy tính của bạn.
Bạn cũng có thể kéo và thả tệp vào tab “Tệp”.
Trong cuộc trò chuyện:
Nhấp vào biểu tượng “Đính kèm” (Attach) bên dưới hộp văn bản.
Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
Tạo tệp mới:
Trong tab “Tệp”, bạn có thể tạo tệp Word, Excel hoặc PowerPoint mới.
5.2. Cộng tác trên Tệp trong Thời Gian Thực
Mở tệp:
Nhấp vào tệp để mở nó trong Teams hoặc trong ứng dụng Office tương ứng.
Cộng tác:
Nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một tệp cùng một lúc. Bạn sẽ thấy tên của những người khác đang chỉnh sửa tệp.
Lưu tự động:
Các thay đổi được lưu tự động vào OneDrive hoặc SharePoint.
Xem lịch sử phiên bản:
Bạn có thể xem các phiên bản trước của tệp và khôi phục chúng nếu cần.
5.3. Tích hợp OneDrive và SharePoint
OneDrive:
Tệp bạn chia sẻ trong cuộc trò chuyện riêng tư được lưu trữ trong OneDrive của bạn.
SharePoint:
Tệp bạn chia sẻ trong một kênh được lưu trữ trong thư viện tài liệu SharePoint liên kết với nhóm.
Truy cập OneDrive và SharePoint:
Bạn có thể truy cập OneDrive và SharePoint từ Teams.
5.4. Quản lý Quyền Truy Cập Tệp
Quyền mặc định:
Theo mặc định, tất cả thành viên của nhóm có quyền truy cập và chỉnh sửa các tệp trong kênh.
Thay đổi quyền:
Bạn có thể thay đổi quyền truy cập tệp bằng cách:
Mở tệp trong SharePoint.
Nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) bên cạnh tên tệp và chọn “Quản lý quyền truy cập” (Manage access).
Bạn có thể cấp hoặc thu hồi quyền truy cập cho những người cụ thể hoặc nhóm.
6. Ứng Dụng và Tích Hợp
6.1. Thêm và Quản Lý Ứng Dụng (Apps)
Truy cập App Store:
Nhấp vào biểu tượng “Ứng dụng” (Apps) ở thanh bên trái.
Tìm kiếm ứng dụng:
Tìm kiếm ứng dụng theo tên hoặc danh mục.
Thêm ứng dụng:
Nhấp vào ứng dụng bạn muốn thêm và nhấp vào “Thêm” (Add).
Thêm ứng dụng vào nhóm hoặc kênh:
Bạn có thể thêm ứng dụng vào một nhóm hoặc kênh cụ thể để tích hợp nó vào quy trình làm việc của nhóm.
Quản lý ứng dụng:
Nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) bên cạnh tên nhóm hoặc kênh và chọn “Quản lý ứng dụng” (Manage app).
Bạn có thể xem danh sách các ứng dụng đã được thêm vào nhóm hoặc kênh, thay đổi cài đặt ứng dụng hoặc xóa ứng dụng.
6.2. Tích hợp với Microsoft Office 365
Word, Excel, PowerPoint:
Mở, chỉnh sửa và cộng tác trên các tệp Office trực tiếp trong Teams.
OneNote:
Truy cập và chỉnh sửa sổ tay OneNote của bạn trong Teams.
SharePoint:
Truy cập các thư viện tài liệu SharePoint của bạn trong Teams.
Planner:
Quản lý nhiệm vụ và dự án bằng Planner trong Teams.
Power BI:
Nhúng báo cáo Power BI vào Teams.
Stream:
Chia sẻ video Stream trong Teams.
6.3. Tích hợp với Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Trello, Asana, Jira:
Quản lý dự án và nhiệm vụ từ các ứng dụng bên thứ ba trong Teams.
SurveyMonkey, Polly:
Tạo và gửi khảo sát trong Teams.
GitHub, Bitbucket:
Theo dõi các thay đổi mã và vấn đề trong Teams.
Salesforce, Dynamics 365:
Truy cập dữ liệu CRM của bạn trong Teams.
Adobe Creative Cloud:
Cộng tác trên các tệp Creative Cloud trong Teams.
6.4. Sử dụng Bot trong Teams
Thêm bot:
Thêm bot từ App Store.
Tương tác với bot:
Sử dụng các lệnh hoặc câu hỏi để tương tác với bot.
Ví dụ về bot:
Bot thông báo:
Gửi thông báo từ các hệ thống khác vào Teams.
Bot hỏi đáp:
Trả lời các câu hỏi thường gặp.
Bot công việc:
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
7. Quản Lý Dự Án và Nhiệm Vụ
7.1. Sử dụng Planner trong Teams
Thêm Planner vào kênh:
1. Nhấp vào biểu tượng “+” trên tab của kênh.
2. Tìm kiếm và chọn “Planner”.
3. Tạo một kế hoạch mới hoặc chọn một kế hoạch hiện có.
4. Lưu tab.
7.2. Tạo và Giao Nhiệm Vụ
Tạo nhiệm vụ:
1. Trong Planner, nhấp vào “Thêm tác vụ” (Add task).
2. Nhập tên nhiệm vụ, chọn ngày đến hạn và chỉ định cho một người.
3. Nhấp vào “Thêm tác vụ” (Add task).
Giao nhiệm vụ:
Chỉ định nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
7.3. Theo Dõi Tiến Độ
Cập nhật tiến độ:
Các thành viên có thể cập nhật tiến độ của nhiệm vụ bằng cách thay đổi trạng thái (Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, Đã hoàn thành).
Xem biểu đồ:
Sử dụng biểu đồ trong Planner để theo dõi tiến độ của dự án.
Thông báo:
Nhận thông báo khi nhiệm vụ được giao, cập nhật hoặc hoàn thành.
7.4. Sử dụng Danh Sách (Lists)
Tạo danh sách:
1. Nhấp vào biểu tượng “+” trên tab của kênh.
2. Tìm kiếm và chọn “Lists”.
3. Tạo một danh sách mới hoặc chọn một danh sách hiện có.
4. Lưu tab.
Sử dụng danh sách:
Sử dụng danh sách để theo dõi thông tin, chẳng hạn như danh sách khách hàng tiềm năng, danh sách sự kiện hoặc danh sách kiểm tra.
8. Mẹo và Thủ Thuật Nâng Cao
8.1. Sử dụng Lệnh (Commands)
Truy cập lệnh:
Nhập “/” vào hộp tìm kiếm để xem danh sách các lệnh có sẵn.
Ví dụ về lệnh:
`/activity`: Xem hoạt động gần đây của bạn.
`/available`: Đặt trạng thái của bạn thành “Sẵn sàng”.
`/away`: Đặt trạng thái của bạn thành “Đi vắng”.
`/busy`: Đặt trạng thái của bạn thành “Bận”.
`/dnd`: Đặt trạng thái của bạn thành “Không làm phiền”.
`/call`: Gọi cho một người.
`/files`: Xem các tệp gần đây của bạn.
`/help`: Nhận trợ giúp về Teams.
8.2. Tùy Chỉnh Thông Báo
Truy cập cài đặt thông báo:
Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải và chọn “Cài đặt” (Settings) > “Thông báo” (Notifications).
Tùy chỉnh thông báo:
Bạn có thể tùy chỉnh thông báo cho:
Đề cập (@mentions)
Tin nhắn
Cuộc gọi
Họp
Kênh
Chọn kiểu thông báo:
Biểu ngữ, email, hoặc tắt thông báo.
8.3. Sử dụng Phím Tắt
Xem danh sách phím tắt:
Nhấn Ctrl + . (Windows) hoặc Cmd + . (Mac) để xem danh sách các phím tắt có sẵn.
Một số phím tắt hữu ích:
Ctrl + N (Cmd + N): Trò chuyện mới.
Ctrl + Shift + M (Cmd + Shift + M): Tắt tiếng/Bật tiếng micrô.
Ctrl + Shift + O (Cmd + Shift + O): Bật/Tắt camera.
Ctrl + E (Cmd + E): Tìm kiếm.
8.4. Lưu Tin Nhắn Quan Trọng
Lưu tin nhắn:
Di chuột qua tin nhắn và nhấp vào biểu tượng ba chấm (…) và chọn “Lưu tin nhắn” (Save message).
Truy cập tin nhắn đã lưu:
Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn và chọn “Đã lưu” (Saved).
9. Các Vấn Đề Thường Gặp và Cách Giải Quyết
9.1. Sự cố về Âm thanh và Video
Kiểm tra micrô và camera:
Đảm bảo rằng micrô và camera của bạn được kết nối và hoạt động bình thường.
Kiểm tra cài đặt âm thanh và video:
Trong Teams, nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn và chọn “Cài đặt” (Settings) > “Thiết bị” (Devices) để kiểm tra và điều chỉnh cài đặt âm thanh và video của bạn.
Khởi động lại Teams:
Đóng và mở lại Teams.
Cập nhật trình điều khiển:
Đảm bảo rằng trình điều khiển âm thanh và video của bạn được cập nhật.
9.2. Vấn đề về Kết nối
Kiểm tra kết nối internet:
Đảm bảo rằng bạn có kết nối internet ổn định.
Khởi động lại modem/router:
Khởi động lại modem/router của bạn.
Sử dụng kết nối có dây:
Nếu có thể, hãy sử dụng kết nối có dây thay vì Wi-Fi.
Kiểm tra tường lửa:
Đảm bảo rằng tường lửa của bạn không chặn Teams.
9.3. Lỗi Tải Tệp
Kiểm tra kích thước tệp:
Đảm bảo rằng tệp bạn đang tải lên không vượt quá giới hạn kích thước cho phép.
Kiểm tra định dạng tệp:
Đảm bảo rằng định dạng tệp được hỗ trợ.
Xóa bộ nhớ cache:
Xóa bộ nhớ cache của Teams.
Khởi động lại Teams:
Đóng và mở lại Teams.
9.4. Giải quyết Xung đột trong Nhóm
Khuyến khích giao tiếp cởi mở:
Tạo một môi trường nơi các thành viên cảm thấy thoải mái chia sẻ ý kiến và lo ngại của họ.
Giải quyết xung đột trực tiếp:
Khuyến khích các thành viên giải quyết xung đột trực tiếp với nhau.
Sử dụng hòa giải:
Nếu xung đột không thể giải quyết trực tiếp, hãy sử dụng hòa giải để giúp các thành viên tìm ra giải pháp.
Thiết lập các quy tắc cơ bản:
Thiết lập các quy tắc cơ bản cho giao tiếp và cộng tác trong nhóm.
10. Kết Luận
Microsoft Teams là một công cụ mạnh mẽ để phối hợp công việc và tăng cường cộng tác. Bằng cách làm chủ các tính năng và mẹo được trình bày trong hướng dẫn này, bạn có thể sử dụng Teams để cải thiện năng suất, giao tiếp hiệu quả và đạt được mục tiêu của nhóm. Hãy nhớ rằng việc sử dụng Teams hiệu quả đòi hỏi sự kiên nhẫn, thực hành và sự cam kết của tất cả các thành viên trong nhóm. Chúc bạn thành công!