Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Jira để quản lý các dự án giao khoán lớn, với độ dài khoảng , bao gồm cả lý thuyết và các ví dụ thực tế.
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG JIRA ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN GIAO KHOÁN LỚN
Mục lục:
1. Giới thiệu về Quản lý Dự án Giao khoán và Jira
1.1. Dự án Giao khoán là gì?
1.2. Tại sao Jira phù hợp với Dự án Giao khoán?
1.3. Các Lợi ích của việc Sử dụng Jira trong Dự án Giao khoán
2. Thiết lập Jira cho Dự án Giao khoán Lớn
2.1. Lựa chọn Loại Dự án Phù hợp
2.2. Tạo và Cấu hình Quy trình Làm việc (Workflow)
2.3. Thiết lập Các Trường Tùy chỉnh (Custom Fields)
2.4. Cấu hình Thông báo (Notifications)
2.5. Phân quyền và Quản lý Người dùng (Permissions)
3. Quản lý Phạm vi và Yêu cầu
3.1. Sử dụng Epic để Chia Dự án Thành Các Phần Lớn
3.2. User Story và Task: Xác định Chi tiết Công việc
3.3. Quản lý Backlog và Ưu tiên Công việc
3.4. Sử dụng Component để Phân loại Yêu cầu
3.5. Liên kết Các Vấn đề (Issue Linking)
4. Lập kế hoạch và Theo dõi Tiến độ
4.1. Sử dụng Jira Roadmaps để Lập Kế hoạch Dài hạn
4.2. Sử dụng Scrum Board hoặc Kanban Board để Quản lý Sprint/Iteration
4.3. Theo dõi Tiến độ với Burndown Chart và Velocity Chart
4.4. Báo cáo Tiến độ và Hiệu suất
4.5. Quản lý Rủi ro và Vấn đề
5. Quản lý Giao tiếp và Phối hợp
5.1. Sử dụng Comments và Mentions
5.2. Tích hợp Jira với Slack/Microsoft Teams
5.3. Sử dụng Confluence để Quản lý Tài liệu
6. Tối ưu hóa và Mở rộng Jira
6.1. Sử dụng Jira Apps/Add-ons
6.2. Tự động hóa với Jira Automation
6.3. Tích hợp với Các Công cụ Khác (Ví dụ: Git, CI/CD)
6.4. Đánh giá và Cải tiến Quy trình Sử dụng Jira
7. Các Ví dụ Thực tế
7.1. Dự án Phát triển Phần mềm
7.2. Dự án Xây dựng
7.3. Dự án Marketing
8. Các Mẹo và Thủ thuật Nâng cao
8.1. Sử dụng JQL (Jira Query Language) để Tìm kiếm Nâng cao
8.2. Tạo Dashboard Tùy chỉnh
8.3. Sử dụng Jira REST API
9. Kết luận
1. Giới thiệu về Quản lý Dự án Giao khoán và Jira
1.1. Dự án Giao khoán là gì?
Dự án giao khoán (Outsourcing Project) là một dự án mà một phần hoặc toàn bộ công việc được giao cho một bên thứ ba (nhà thầu) thực hiện. Điều này thường xảy ra khi công ty thiếu nguồn lực, kỹ năng chuyên môn, hoặc muốn giảm chi phí. Các dự án giao khoán có thể rất đa dạng, từ phát triển phần mềm, dịch vụ khách hàng, đến sản xuất và xây dựng.
Các đặc điểm chính của dự án giao khoán:
Nhiều bên liên quan:
Bao gồm công ty chủ quản, nhà thầu, và các nhà cung cấp khác.
Phạm vi công việc rõ ràng:
Xác định rõ ràng những gì nhà thầu sẽ thực hiện.
Thời gian và ngân sách cố định:
Thường có một thời hạn và ngân sách được thỏa thuận trước.
Quản lý rủi ro:
Cần quản lý rủi ro liên quan đến hiệu suất của nhà thầu, chất lượng công việc, và tuân thủ thời hạn.
Giao tiếp hiệu quả:
Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên giữa các bên là rất quan trọng.
1.2. Tại sao Jira phù hợp với Dự án Giao khoán?
Jira là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ được phát triển bởi Atlassian. Nó cung cấp một nền tảng tập trung để quản lý công việc, theo dõi tiến độ, và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm.
Jira đặc biệt phù hợp với dự án giao khoán vì:
Tính linh hoạt:
Jira có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhiều loại dự án khác nhau và quy trình làm việc.
Khả năng theo dõi tiến độ:
Jira cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ công việc, xác định các vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảo dự án đi đúng hướng.
Khả năng cộng tác:
Jira cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác dễ dàng, chia sẻ thông tin, và giải quyết vấn đề.
Báo cáo và phân tích:
Jira cung cấp các báo cáo và phân tích để giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất dự án và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.
Khả năng tích hợp:
Jira tích hợp với nhiều công cụ khác, chẳng hạn như Slack, Microsoft Teams, Confluence, và các công cụ phát triển phần mềm.
1.3. Các Lợi ích của việc Sử dụng Jira trong Dự án Giao khoán
Sử dụng Jira trong dự án giao khoán mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
Cải thiện khả năng hiển thị:
Tất cả các bên liên quan có thể thấy tiến độ công việc, các vấn đề, và rủi ro.
Tăng cường giao tiếp:
Jira cung cấp một nền tảng để giao tiếp rõ ràng và hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm và nhà thầu.
Quản lý rủi ro tốt hơn:
Jira giúp bạn xác định và theo dõi các rủi ro, và thực hiện các biện pháp phòng ngừa.
Cải thiện hiệu quả:
Jira giúp bạn tự động hóa các tác vụ, giảm thiểu lỗi, và tăng năng suất.
Đảm bảo chất lượng:
Jira giúp bạn theo dõi chất lượng công việc của nhà thầu và đảm bảo rằng nó đáp ứng các tiêu chuẩn đã đặt ra.
Quản lý tài liệu tập trung:
Tích hợp với Confluence cho phép quản lý tài liệu dự án một cách tập trung và dễ dàng truy cập.
Báo cáo và phân tích chính xác:
Jira cung cấp các báo cáo và phân tích để giúp bạn đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.
2. Thiết lập Jira cho Dự án Giao khoán Lớn
2.1. Lựa chọn Loại Dự án Phù hợp
Khi tạo một dự án mới trong Jira, bạn sẽ được yêu cầu chọn một loại dự án. Jira cung cấp hai loại dự án chính:
Team-managed projects (trước đây là Next-gen projects):
Dễ dàng thiết lập và tùy chỉnh, phù hợp cho các nhóm nhỏ và các dự án đơn giản. Tuy nhiên, chúng có ít tính năng hơn so với company-managed projects.
Company-managed projects (trước đây là Classic projects):
Mạnh mẽ và linh hoạt hơn, phù hợp cho các dự án lớn và phức tạp. Chúng cung cấp nhiều tính năng hơn, nhưng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để thiết lập và cấu hình.
Đối với các dự án giao khoán lớn, bạn nên sử dụng Company-managed projects vì chúng cung cấp:
Quy trình làm việc tùy chỉnh:
Bạn có thể tạo quy trình làm việc phức tạp để phù hợp với quy trình làm việc của dự án.
Các trường tùy chỉnh:
Bạn có thể tạo các trường tùy chỉnh để theo dõi thông tin cụ thể liên quan đến dự án.
Quyền truy cập chi tiết:
Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập của người dùng một cách chi tiết.
Tích hợp mạnh mẽ:
Company-managed projects tích hợp tốt hơn với các công cụ khác.
2.2. Tạo và Cấu hình Quy trình Làm việc (Workflow)
Quy trình làm việc (Workflow) là một chuỗi các trạng thái (statuses) và chuyển đổi (transitions) mà một vấn đề (issue) đi qua trong suốt vòng đời của nó.
Ví dụ về một quy trình làm việc đơn giản cho một dự án giao khoán:
1. To Do:
Công việc chưa bắt đầu.
2. In Progress:
Công việc đang được thực hiện bởi nhà thầu.
3. Under Review:
Công việc đã hoàn thành và đang được xem xét bởi công ty chủ quản.
4. Blocked:
Công việc bị chặn bởi một vấn đề nào đó.
5. Done:
Công việc đã hoàn thành và được chấp nhận.
Các bước để tạo và cấu hình quy trình làm việc:
1. Xác định các trạng thái cần thiết:
Liệt kê tất cả các trạng thái mà một vấn đề có thể trải qua.
2. Xác định các chuyển đổi:
Xác định các chuyển đổi giữa các trạng thái. Ví dụ: từ “To Do” sang “In Progress”.
3. Tạo quy trình làm việc trong Jira:
Vào phần “Workflow” trong cài đặt dự án và tạo một quy trình làm việc mới.
4. Thêm các trạng thái và chuyển đổi:
Kéo và thả các trạng thái và chuyển đổi vào quy trình làm việc.
5. Cấu hình các chuyển đổi:
Chỉ định ai có thể thực hiện chuyển đổi, và thêm các điều kiện và xác nhận.
6. Liên kết quy trình làm việc với loại vấn đề:
Liên kết quy trình làm việc với các loại vấn đề (ví dụ: Task, Bug, Story).
Lưu ý:
Hãy đảm bảo rằng quy trình làm việc của bạn phản ánh quy trình làm việc thực tế của dự án.
2.3. Thiết lập Các Trường Tùy chỉnh (Custom Fields)
Các trường tùy chỉnh cho phép bạn theo dõi thông tin cụ thể liên quan đến dự án của bạn.
Ví dụ về các trường tùy chỉnh hữu ích cho dự án giao khoán:
Contractor:
Nhà thầu chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
Contract Value:
Giá trị hợp đồng cho công việc.
Due Date (Contractual):
Ngày hoàn thành theo hợp đồng.
Payment Status:
Trạng thái thanh toán cho công việc.
Quality Score:
Điểm chất lượng của công việc do nhà thầu thực hiện.
SLA:
Thỏa thuận mức độ dịch vụ (Service Level Agreement).
Escalation Contact:
Người liên hệ trong trường hợp có vấn đề nghiêm trọng.
Các bước để tạo trường tùy chỉnh:
1. Vào phần “Custom fields” trong cài đặt Jira.
2. Chọn “Add custom field”.
3. Chọn loại trường phù hợp (ví dụ: Text Field, Select List, Date Picker).
4. Đặt tên cho trường và mô tả.
5. Chọn màn hình (screen) nơi trường sẽ hiển thị.
2.4. Cấu hình Thông báo (Notifications)
Thông báo giúp các thành viên trong nhóm được thông báo về các thay đổi quan trọng trong dự án.
Ví dụ về các thông báo hữu ích cho dự án giao khoán:
Một vấn đề mới được tạo.
Một vấn đề được gán cho bạn.
Một vấn đề được cập nhật.
Một vấn đề được chuyển đổi trạng thái.
Một bình luận được thêm vào một vấn đề.
Đến hạn chót của một công việc.
Các bước để cấu hình thông báo:
1. Vào phần “Notification scheme” trong cài đặt dự án.
2. Chọn các sự kiện mà bạn muốn gửi thông báo.
3. Chọn những người hoặc nhóm mà bạn muốn gửi thông báo.
2.5. Phân quyền và Quản lý Người dùng (Permissions)
Phân quyền cho phép bạn kiểm soát ai có thể truy cập và thực hiện các hành động khác nhau trong dự án.
Ví dụ về các quyền cần thiết cho dự án giao khoán:
Browse Projects:
Cho phép người dùng xem dự án.
Create Issues:
Cho phép người dùng tạo vấn đề.
Edit Issues:
Cho phép người dùng chỉnh sửa vấn đề.
Assign Issues:
Cho phép người dùng gán vấn đề cho người khác.
Transition Issues:
Cho phép người dùng chuyển đổi trạng thái của vấn đề.
Add Comments:
Cho phép người dùng thêm bình luận vào vấn đề.
Các bước để phân quyền:
1. Vào phần “Permissions” trong cài đặt dự án.
2. Chọn quyền mà bạn muốn cấp hoặc thu hồi.
3. Chọn nhóm hoặc người dùng mà bạn muốn cấp hoặc thu hồi quyền.
3. Quản lý Phạm vi và Yêu cầu
3.1. Sử dụng Epic để Chia Dự án Thành Các Phần Lớn
Epics là các phần công việc lớn, tổng quát, thường được chia thành các user story hoặc tasks nhỏ hơn. Trong dự án giao khoán, Epic có thể đại diện cho các giai đoạn của dự án hoặc các tính năng lớn.
Ví dụ:
Epic: Phát triển Module Quản lý Người dùng
Epic: Xây dựng Phần móng của tòa nhà
3.2. User Story và Task: Xác định Chi tiết Công việc
User Story:
Mô tả một tính năng hoặc yêu cầu từ góc độ của người dùng. Ví dụ: “Là một người dùng, tôi muốn có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản Google để tiết kiệm thời gian.”
Task:
Một đơn vị công việc nhỏ hơn, cụ thể hơn, thường liên quan đến việc triển khai một user story. Ví dụ: “Thiết kế giao diện đăng nhập bằng Google”, “Cấu hình OAuth 2.0 cho đăng nhập Google.”
3.3. Quản lý Backlog và Ưu tiên Công việc
Backlog là danh sách tất cả các user story và task cần được thực hiện trong dự án. Ưu tiên công việc giúp bạn xác định những gì quan trọng nhất và cần được thực hiện trước.
Các kỹ thuật ưu tiên công việc:
MoSCoW:
Must have, Should have, Could have, Wont have.
Value vs. Effort:
Đánh giá giá trị mà một tính năng mang lại so với nỗ lực cần bỏ ra để thực hiện.
Kano Model:
Phân loại các tính năng dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng.
3.4. Sử dụng Component để Phân loại Yêu cầu
Components là các phần của dự án mà bạn có thể sử dụng để phân loại các yêu cầu. Ví dụ: Front-end, Back-end, Database, API.
3.5. Liên kết Các Vấn đề (Issue Linking)
Liên kết các vấn đề cho phép bạn tạo mối quan hệ giữa các user story, task, bug, và các loại vấn đề khác.
Các loại liên kết phổ biến:
Relates to:
Các vấn đề có liên quan đến nhau.
Blocks:
Một vấn đề chặn một vấn đề khác.
Is blocked by:
Một vấn đề bị chặn bởi một vấn đề khác.
Duplicates:
Một vấn đề trùng lặp với một vấn đề khác.
Is duplicated by:
Một vấn đề được trùng lặp bởi một vấn đề khác.
Subtask of:
Một vấn đề là một công việc con của một vấn đề khác.
4. Lập kế hoạch và Theo dõi Tiến độ
4.1. Sử dụng Jira Roadmaps để Lập Kế hoạch Dài hạn
Jira Roadmaps giúp bạn lập kế hoạch dự án dài hạn, hiển thị các cột mốc quan trọng và theo dõi tiến độ.
4.2. Sử dụng Scrum Board hoặc Kanban Board để Quản lý Sprint/Iteration
Scrum Board:
Sử dụng cho các dự án sử dụng phương pháp Scrum. Các công việc được chia thành các sprint (thường kéo dài 2-4 tuần).
Kanban Board:
Sử dụng cho các dự án sử dụng phương pháp Kanban. Tập trung vào việc giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (Work in Progress – WIP) để cải thiện hiệu quả.
4.3. Theo dõi Tiến độ với Burndown Chart và Velocity Chart
Burndown Chart:
Hiển thị lượng công việc còn lại trong sprint hoặc dự án theo thời gian.
Velocity Chart:
Hiển thị số lượng story points mà nhóm có thể hoàn thành trong mỗi sprint.
4.4. Báo cáo Tiến độ và Hiệu suất
Jira cung cấp nhiều loại báo cáo để theo dõi tiến độ và hiệu suất dự án. Ví dụ:
Sprint Report:
Hiển thị tiến độ của sprint.
Release Burndown Chart:
Hiển thị tiến độ của release.
Control Chart:
Hiển thị thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc.
4.5. Quản lý Rủi ro và Vấn đề
Tạo các issue riêng để theo dõi rủi ro và vấn đề. Sử dụng các trường tùy chỉnh để theo dõi mức độ nghiêm trọng, khả năng xảy ra, và các biện pháp giảm thiểu.
5. Quản lý Giao tiếp và Phối hợp
5.1. Sử dụng Comments và Mentions
Sử dụng comments để trao đổi thông tin và thảo luận về các vấn đề. Sử dụng mentions (@username) để thông báo cho một người cụ thể.
5.2. Tích hợp Jira với Slack/Microsoft Teams
Tích hợp Jira với Slack hoặc Microsoft Teams giúp bạn nhận thông báo về các thay đổi trong dự án và thảo luận về các vấn đề trực tiếp trong các kênh chat.
5.3. Sử dụng Confluence để Quản lý Tài liệu
Confluence là một công cụ cộng tác tài liệu của Atlassian. Bạn có thể sử dụng Confluence để tạo và quản lý các tài liệu dự án, chẳng hạn như tài liệu yêu cầu, tài liệu thiết kế, và tài liệu hướng dẫn.
6. Tối ưu hóa và Mở rộng Jira
6.1. Sử dụng Jira Apps/Add-ons
Jira Marketplace cung cấp nhiều ứng dụng và add-ons để mở rộng chức năng của Jira.
Ví dụ:
Tempo Timesheets:
Theo dõi thời gian làm việc.
Structure:
Quản lý các dự án lớn và phức tạp.
Advanced Roadmaps:
Lập kế hoạch dự án nâng cao.
6.2. Tự động hóa với Jira Automation
Jira Automation cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Ví dụ:
Tự động gán issue cho người phù hợp.
Tự động chuyển đổi trạng thái của issue khi một điều kiện nào đó được đáp ứng.
Tự động gửi thông báo khi một issue đến hạn.
6.3. Tích hợp với Các Công cụ Khác (Ví dụ: Git, CI/CD)
Tích hợp Jira với các công cụ khác giúp bạn đồng bộ hóa thông tin và tự động hóa các quy trình.
Ví dụ:
Tích hợp Jira với Git để theo dõi các commit liên quan đến một issue.
Tích hợp Jira với CI/CD để tự động triển khai khi một issue được hoàn thành.
6.4. Đánh giá và Cải tiến Quy trình Sử dụng Jira
Thường xuyên đánh giá quy trình sử dụng Jira của bạn và tìm kiếm các cách để cải tiến.
7. Các Ví dụ Thực tế
7.1. Dự án Phát triển Phần mềm
Epic:
Phát triển Module Quản lý Người dùng
User Story: Là một người dùng, tôi muốn có thể đăng nhập bằng tài khoản Google.
Task: Thiết kế giao diện đăng nhập bằng Google.
Task: Cấu hình OAuth 2.0 cho đăng nhập Google.
Workflow:
To Do -> In Progress -> Under Review -> Done
7.2. Dự án Xây dựng
Epic:
Xây dựng Phần móng của tòa nhà
User Story: Đảm bảo phần móng đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn.
Task: Đào móng.
Task: Đổ bê tông.
Workflow:
To Do -> In Progress -> Awaiting Inspection -> Done
7.3. Dự án Marketing
Epic:
Triển khai Chiến dịch Marketing Mùa Hè
User Story: Tạo bài viết blog quảng bá sản phẩm mới.
Task: Viết nội dung bài viết.
Task: Thiết kế hình ảnh cho bài viết.
Workflow:
To Do -> Writing -> Design -> Review -> Published
8. Các Mẹo và Thủ thuật Nâng cao
8.1. Sử dụng JQL (Jira Query Language) để Tìm kiếm Nâng cao
JQL là một ngôn ngữ truy vấn mạnh mẽ cho phép bạn tìm kiếm các issue trong Jira.
Ví dụ:
`project = “ABC” AND status = “To Do” AND assignee = currentUser()`: Tìm tất cả các issue trong dự án “ABC” có trạng thái “To Do” và được gán cho người dùng hiện tại.
8.2. Tạo Dashboard Tùy chỉnh
Dashboard cho phép bạn hiển thị các thông tin quan trọng nhất về dự án của bạn. Bạn có thể thêm các gadget (ví dụ: filter results, charts) vào dashboard để tùy chỉnh nó theo nhu cầu của bạn.
8.3. Sử dụng Jira REST API
Jira REST API cho phép bạn tương tác với Jira từ bên ngoài. Bạn có thể sử dụng API để tự động hóa các tác vụ, tích hợp Jira với các công cụ khác, và tạo các ứng dụng tùy chỉnh.
9. Kết luận
Jira là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn quản lý các dự án giao khoán lớn một cách hiệu quả. Bằng cách thiết lập Jira đúng cách, quản lý phạm vi và yêu cầu rõ ràng, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, quản lý giao tiếp và phối hợp, và tối ưu hóa Jira, bạn có thể đảm bảo rằng dự án của bạn thành công. Hãy nhớ rằng, việc sử dụng Jira hiệu quả đòi hỏi sự kiên nhẫn và liên tục cải tiến quy trình của bạn. Chúc bạn thành công!