Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng một công cụ quản lý nhân sự (HRM) như Workday để quản lý nhân sự thuê ngoài, được thiết kế để cung cấp thông tin toàn diện và dễ hiểu.
Hướng Dẫn Sử Dụng Công Cụ Như Workday Để Quản Lý Nhân Sự Thuê Ngoài
Mục Lục
1. Giới Thiệu
1.1. Tại Sao Quản Lý Nhân Sự Thuê Ngoài Lại Quan Trọng?
1.2. Workday Là Gì?
1.3. Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Workday Để Quản Lý Nhân Sự Thuê Ngoài
2. Thiết Lập Workday Cho Quản Lý Nhân Sự Thuê Ngoài
2.1. Cấu Hình Tổ Chức
2.1.1. Tạo Đơn Vị Kinh Doanh (Business Units)
2.1.2. Thiết Lập Trung Tâm Chi Phí (Cost Centers)
2.1.3. Định Nghĩa Vị Trí Làm Việc (Locations)
2.2. Xác Định Loại Nhân Viên Thuê Ngoài
2.3. Thiết Lập Hồ Sơ Nhân Viên Thuê Ngoài
2.3.1. Tạo Mẫu Hồ Sơ Nhân Viên
2.3.2. Thu Thập Thông Tin Quan Trọng
3. Quản Lý Thông Tin Hợp Đồng và Tuân Thủ
3.1. Tạo và Quản Lý Hợp Đồng
3.1.1. Tải Lên và Lưu Trữ Hợp Đồng
3.1.2. Thiết Lập Cảnh Báo Hết Hạn Hợp Đồng
3.2. Theo Dõi Tuân Thủ
3.2.1. Xác Định Các Yêu Cầu Tuân Thủ
3.2.2. Theo Dõi Chứng Chỉ và Giấy Phép
4. Quản Lý Thời Gian và Chấm Công
4.1. Thiết Lập Chính Sách Thời Gian
4.2. Theo Dõi Thời Gian Làm Việc
4.3. Quản Lý Nghỉ Phép và Vắng Mặt
5. Quản Lý Chi Phí và Thanh Toán
5.1. Thiết Lập Quy Trình Phê Duyệt Chi Phí
5.2. Theo Dõi Chi Phí Liên Quan Đến Nhân Sự Thuê Ngoài
5.3. Tích Hợp Với Hệ Thống Thanh Toán
6. Đánh Giá Hiệu Suất và Phát Triển
6.1. Thiết Lập Mục Tiêu Hiệu Suất
6.2. Thu Thập Phản Hồi
6.3. Theo Dõi Tiến Độ
7. Báo Cáo và Phân Tích
7.1. Tạo Báo Cáo Tùy Chỉnh
7.2. Sử Dụng Bảng Điều Khiển (Dashboards)
7.3. Phân Tích Dữ Liệu
8. Tích Hợp Với Các Hệ Thống Khác
8.1. Tích Hợp Với Hệ Thống Kế Toán
8.2. Tích Hợp Với Hệ Thống Quản Lý Dự Án
8.3. Tích Hợp Với Các Nền Tảng Tuyển Dụng
9. Bảo Mật và Quyền Riêng Tư
9.1. Kiểm Soát Truy Cập
9.2. Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân
9.3. Tuân Thủ Các Quy Định Về Quyền Riêng Tư
10.
Các Mẹo và Thủ Thuật Nâng Cao
10.1. Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc
10.2. Tự Động Hóa Các Tác Vụ
10.3. Sử Dụng Workday Mobile
11.
Kết Luận
1. Giới Thiệu
1.1. Tại Sao Quản Lý Nhân Sự Thuê Ngoài Lại Quan Trọng?
Quản lý nhân sự thuê ngoài (outsourced workforce) là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của nhiều tổ chức. Việc thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp:
Tiết kiệm chi phí:
Giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi.
Tập trung vào năng lực cốt lõi:
Cho phép doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính.
Tiếp cận chuyên môn:
Thuê chuyên gia trong các lĩnh vực cụ thể mà không cần phải xây dựng đội ngũ nội bộ.
Tăng tính linh hoạt:
Dễ dàng điều chỉnh quy mô lực lượng lao động theo nhu cầu.
Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự thuê ngoài cũng đi kèm với những thách thức riêng:
Kiểm soát:
Đảm bảo nhân viên thuê ngoài tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn của công ty.
Tuân thủ:
Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và hợp đồng.
Giao tiếp:
Duy trì giao tiếp hiệu quả với nhân viên thuê ngoài.
Đo lường hiệu suất:
Đánh giá hiệu suất của nhân viên thuê ngoài một cách khách quan.
1.2. Workday Là Gì?
Workday là một hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRM) dựa trên nền tảng đám mây, cung cấp một loạt các công cụ và chức năng để quản lý toàn bộ vòng đời của nhân viên, từ tuyển dụng đến nghỉ hưu. Workday bao gồm các module như:
Quản lý nhân sự cốt lõi:
Lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên.
Tuyển dụng:
Quản lý quy trình tuyển dụng và tuyển chọn ứng viên.
Quản lý tài năng:
Đánh giá hiệu suất, lập kế hoạch phát triển và quản lý kế nhiệm.
Quản lý thời gian và chấm công:
Theo dõi thời gian làm việc và quản lý nghỉ phép.
Quản lý chi phí:
Theo dõi và quản lý chi phí liên quan đến nhân viên.
Báo cáo và phân tích:
Cung cấp thông tin chi tiết về lực lượng lao động.
1.3. Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Workday Để Quản Lý Nhân Sự Thuê Ngoài
Sử dụng Workday để quản lý nhân sự thuê ngoài mang lại nhiều lợi ích:
Tập trung hóa dữ liệu:
Tất cả thông tin về nhân viên thuê ngoài được lưu trữ ở một nơi duy nhất, giúp dễ dàng truy cập và quản lý.
Tự động hóa quy trình:
Tự động hóa các quy trình như chấm công, thanh toán và đánh giá hiệu suất, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Cải thiện tuân thủ:
Theo dõi và quản lý các yêu cầu tuân thủ, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và hợp đồng.
Nâng cao khả năng hiển thị:
Cung cấp cái nhìn tổng quan về lực lượng lao động thuê ngoài, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
Tăng cường giao tiếp:
Tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả hơn giữa doanh nghiệp và nhân viên thuê ngoài.
2. Thiết Lập Workday Cho Quản Lý Nhân Sự Thuê Ngoài
Để sử dụng Workday hiệu quả để quản lý nhân sự thuê ngoài, bạn cần thiết lập hệ thống một cách chính xác.
2.1. Cấu Hình Tổ Chức
Cấu hình tổ chức là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc thiết lập Workday. Nó định nghĩa cách tổ chức của bạn được cấu trúc trong hệ thống.
2.1.1. Tạo Đơn Vị Kinh Doanh (Business Units)
Đơn vị kinh doanh đại diện cho các bộ phận hoặc chi nhánh khác nhau trong tổ chức của bạn. Khi tạo đơn vị kinh doanh trong Workday, bạn cần xác định:
Tên đơn vị kinh doanh:
Tên duy nhất để xác định đơn vị kinh doanh.
Mã đơn vị kinh doanh:
Mã ngắn gọn để sử dụng trong báo cáo và phân tích.
Công ty:
Công ty mẹ mà đơn vị kinh doanh thuộc về.
Người quản lý:
Người chịu trách nhiệm quản lý đơn vị kinh doanh.
Ví dụ: Bạn có thể tạo các đơn vị kinh doanh như “Phòng Marketing”, “Phòng Kỹ thuật” hoặc “Chi nhánh Hà Nội”.
2.1.2. Thiết Lập Trung Tâm Chi Phí (Cost Centers)
Trung tâm chi phí được sử dụng để theo dõi chi phí liên quan đến các hoạt động khác nhau trong tổ chức của bạn. Khi thiết lập trung tâm chi phí, bạn cần xác định:
Tên trung tâm chi phí:
Tên duy nhất để xác định trung tâm chi phí.
Mã trung tâm chi phí:
Mã ngắn gọn để sử dụng trong báo cáo và phân tích.
Đơn vị kinh doanh:
Đơn vị kinh doanh mà trung tâm chi phí thuộc về.
Người quản lý:
Người chịu trách nhiệm quản lý trung tâm chi phí.
Ví dụ: Bạn có thể tạo các trung tâm chi phí như “Chi phí Marketing”, “Chi phí Nghiên cứu và Phát triển” hoặc “Chi phí Thuê ngoài”.
2.1.3. Định Nghĩa Vị Trí Làm Việc (Locations)
Vị trí làm việc đại diện cho các địa điểm vật lý nơi nhân viên làm việc. Khi định nghĩa vị trí làm việc, bạn cần xác định:
Tên vị trí:
Tên duy nhất để xác định vị trí.
Địa chỉ:
Địa chỉ của vị trí.
Quốc gia:
Quốc gia nơi vị trí đặt.
Múi giờ:
Múi giờ của vị trí.
Ví dụ: Bạn có thể tạo các vị trí như “Văn phòng Hà Nội”, “Văn phòng Hồ Chí Minh” hoặc “Làm việc từ xa”.
2.2. Xác Định Loại Nhân Viên Thuê Ngoài
Trong Workday, bạn cần xác định các loại nhân viên thuê ngoài khác nhau để phân loại và quản lý họ một cách hiệu quả. Bạn có thể tạo các loại nhân viên thuê ngoài như:
Nhà thầu độc lập:
Người làm việc theo hợp đồng và không phải là nhân viên của công ty.
Nhân viên của nhà cung cấp:
Người làm việc cho một công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài.
Tư vấn viên:
Người cung cấp dịch vụ tư vấn cho công ty.
2.3. Thiết Lập Hồ Sơ Nhân Viên Thuê Ngoài
Hồ sơ nhân viên thuê ngoài là nơi bạn lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến nhân viên thuê ngoài.
2.3.1. Tạo Mẫu Hồ Sơ Nhân Viên
Bạn cần tạo một mẫu hồ sơ nhân viên thuê ngoài để đảm bảo rằng bạn thu thập tất cả thông tin cần thiết. Mẫu hồ sơ nên bao gồm các trường sau:
Thông tin cá nhân:
Tên, địa chỉ, số điện thoại, email.
Thông tin hợp đồng:
Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, điều khoản hợp đồng.
Thông tin thanh toán:
Tỷ lệ thanh toán, phương thức thanh toán.
Thông tin tuân thủ:
Chứng chỉ, giấy phép.
Thông tin hiệu suất:
Mục tiêu hiệu suất, đánh giá hiệu suất.
2.3.2. Thu Thập Thông Tin Quan Trọng
Khi thu thập thông tin về nhân viên thuê ngoài, hãy đảm bảo rằng bạn thu thập tất cả thông tin quan trọng, bao gồm:
Thông tin liên hệ khẩn cấp:
Để liên lạc trong trường hợp khẩn cấp.
Thông tin bảo hiểm:
Nếu nhân viên thuê ngoài được cung cấp bảo hiểm.
Thông tin về thuế:
Để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.
3. Quản Lý Thông Tin Hợp Đồng và Tuân Thủ
3.1. Tạo và Quản Lý Hợp Đồng
Quản lý hợp đồng là một phần quan trọng trong việc quản lý nhân sự thuê ngoài.
3.1.1. Tải Lên và Lưu Trữ Hợp Đồng
Bạn có thể tải lên và lưu trữ các hợp đồng với nhân viên thuê ngoài trong Workday. Điều này giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý các hợp đồng.
3.1.2. Thiết Lập Cảnh Báo Hết Hạn Hợp Đồng
Workday cho phép bạn thiết lập cảnh báo hết hạn hợp đồng. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ thời hạn gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.
3.2. Theo Dõi Tuân Thủ
Tuân thủ các quy định pháp luật và hợp đồng là rất quan trọng khi quản lý nhân sự thuê ngoài.
3.2.1. Xác Định Các Yêu Cầu Tuân Thủ
Bạn cần xác định các yêu cầu tuân thủ áp dụng cho nhân viên thuê ngoài của bạn. Các yêu cầu này có thể bao gồm:
Quy định về an toàn lao động:
Đảm bảo rằng nhân viên thuê ngoài làm việc trong môi trường an toàn.
Quy định về bảo mật thông tin:
Đảm bảo rằng nhân viên thuê ngoài bảo vệ thông tin bí mật của công ty.
Quy định về quyền riêng tư:
Đảm bảo rằng nhân viên thuê ngoài tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.
3.2.2. Theo Dõi Chứng Chỉ và Giấy Phép
Workday cho phép bạn theo dõi chứng chỉ và giấy phép của nhân viên thuê ngoài. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng nhân viên thuê ngoài có đủ trình độ chuyên môn để thực hiện công việc của họ.
4. Quản Lý Thời Gian và Chấm Công
4.1. Thiết Lập Chính Sách Thời Gian
Bạn cần thiết lập các chính sách thời gian để quản lý thời gian làm việc của nhân viên thuê ngoài. Các chính sách này có thể bao gồm:
Giờ làm việc tiêu chuẩn:
Số giờ làm việc mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
Quy định về làm thêm giờ:
Cách tính lương làm thêm giờ.
Quy định về nghỉ phép:
Số ngày nghỉ phép được hưởng mỗi năm.
4.2. Theo Dõi Thời Gian Làm Việc
Workday cung cấp các công cụ để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên thuê ngoài. Bạn có thể sử dụng các công cụ này để:
Theo dõi thời gian vào ra:
Ghi lại thời gian nhân viên thuê ngoài bắt đầu và kết thúc công việc.
Sử dụng Workday Time Tracking:
Cho phép nhân viên thuê ngoài tự chấm công qua web hoặc ứng dụng di động.
Tích hợp với hệ thống chấm công khác:
Nếu nhân viên thuê ngoài sử dụng hệ thống chấm công riêng, bạn có thể tích hợp với Workday.
Theo dõi thời gian làm việc trên các dự án khác nhau:
Nếu nhân viên thuê ngoài làm việc trên nhiều dự án, bạn có thể theo dõi thời gian họ dành cho mỗi dự án.
Phê duyệt bảng chấm công:
Quy trình phê duyệt bảng chấm công giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
4.3. Quản Lý Nghỉ Phép và Vắng Mặt
Workday cho phép bạn quản lý nghỉ phép và vắng mặt của nhân viên thuê ngoài. Bạn có thể:
Theo dõi số ngày nghỉ phép còn lại:
Xem số ngày nghỉ phép mà nhân viên thuê ngoài chưa sử dụng.
Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép:
Xem xét và phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép.
Ghi lại các trường hợp vắng mặt:
Ghi lại các trường hợp vắng mặt do bệnh tật hoặc lý do cá nhân.
5. Quản Lý Chi Phí và Thanh Toán
5.1. Thiết Lập Quy Trình Phê Duyệt Chi Phí
Để kiểm soát chi phí liên quan đến nhân sự thuê ngoài, bạn cần thiết lập quy trình phê duyệt chi phí. Quy trình này có thể bao gồm:
Yêu cầu chi phí:
Nhân viên thuê ngoài hoặc người quản lý gửi yêu cầu chi phí.
Phê duyệt chi phí:
Người quản lý hoặc bộ phận tài chính phê duyệt yêu cầu chi phí.
Thanh toán chi phí:
Bộ phận tài chính thanh toán chi phí.
5.2. Theo Dõi Chi Phí Liên Quan Đến Nhân Sự Thuê Ngoài
Workday cho phép bạn theo dõi chi phí liên quan đến nhân sự thuê ngoài. Bạn có thể theo dõi các loại chi phí sau:
Lương và thưởng:
Chi phí trả cho nhân viên thuê ngoài.
Chi phí đi lại:
Chi phí đi lại của nhân viên thuê ngoài.
Chi phí ăn ở:
Chi phí ăn ở của nhân viên thuê ngoài.
Chi phí khác:
Các chi phí khác liên quan đến nhân viên thuê ngoài.
5.3. Tích Hợp Với Hệ Thống Thanh Toán
Để thanh toán cho nhân viên thuê ngoài, bạn cần tích hợp Workday với hệ thống thanh toán của bạn. Việc tích hợp này giúp bạn tự động hóa quy trình thanh toán và giảm thiểu sai sót.
6. Đánh Giá Hiệu Suất và Phát Triển
6.1. Thiết Lập Mục Tiêu Hiệu Suất
Để đánh giá hiệu suất của nhân viên thuê ngoài, bạn cần thiết lập các mục tiêu hiệu suất rõ ràng và có thể đo lường được. Các mục tiêu này nên liên quan đến công việc cụ thể mà nhân viên thuê ngoài đang thực hiện.
6.2. Thu Thập Phản Hồi
Thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau để có được cái nhìn toàn diện về hiệu suất của nhân viên thuê ngoài. Các nguồn phản hồi có thể bao gồm:
Người quản lý:
Phản hồi từ người quản lý trực tiếp của nhân viên thuê ngoài.
Đồng nghiệp:
Phản hồi từ đồng nghiệp làm việc cùng nhân viên thuê ngoài.
Khách hàng:
Phản hồi từ khách hàng sử dụng dịch vụ của nhân viên thuê ngoài.
6.3. Theo Dõi Tiến Độ
Theo dõi tiến độ của nhân viên thuê ngoài đối với các mục tiêu hiệu suất đã đặt ra. Sử dụng Workday để ghi lại các cuộc thảo luận về hiệu suất và cung cấp phản hồi thường xuyên.
7. Báo Cáo và Phân Tích
7.1. Tạo Báo Cáo Tùy Chỉnh
Workday cho phép bạn tạo báo cáo tùy chỉnh để theo dõi các chỉ số quan trọng liên quan đến nhân sự thuê ngoài. Các báo cáo này có thể bao gồm:
Báo cáo về chi phí thuê ngoài:
Tổng chi phí thuê ngoài, chi phí thuê ngoài theo đơn vị kinh doanh, chi phí thuê ngoài theo loại nhân viên.
Báo cáo về hiệu suất thuê ngoài:
Hiệu suất của nhân viên thuê ngoài theo mục tiêu hiệu suất, hiệu suất của nhân viên thuê ngoài theo dự án.
Báo cáo về tuân thủ:
Tỷ lệ tuân thủ các quy định pháp luật và hợp đồng.
7.2. Sử Dụng Bảng Điều Khiển (Dashboards)
Sử dụng bảng điều khiển để hiển thị các chỉ số quan trọng một cách trực quan. Điều này giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được tình hình và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
7.3. Phân Tích Dữ Liệu
Phân tích dữ liệu về nhân sự thuê ngoài để tìm ra các xu hướng và cơ hội cải thiện. Ví dụ: bạn có thể phân tích dữ liệu để xác định các lĩnh vực mà chi phí thuê ngoài đang tăng cao hoặc các lĩnh vực mà hiệu suất thuê ngoài cần được cải thiện.
8. Tích Hợp Với Các Hệ Thống Khác
8.1. Tích Hợp Với Hệ Thống Kế Toán
Tích hợp Workday với hệ thống kế toán của bạn để tự động hóa quy trình thanh toán và theo dõi chi phí.
8.2. Tích Hợp Với Hệ Thống Quản Lý Dự Án
Tích hợp Workday với hệ thống quản lý dự án của bạn để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên thuê ngoài trên các dự án khác nhau.
8.3. Tích Hợp Với Các Nền Tảng Tuyển Dụng
Tích hợp Workday với các nền tảng tuyển dụng để tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên thuê ngoài một cách hiệu quả hơn.
9. Bảo Mật và Quyền Riêng Tư
9.1. Kiểm Soát Truy Cập
Đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào thông tin về nhân viên thuê ngoài. Sử dụng các vai trò và quyền truy cập trong Workday để kiểm soát truy cập.
9.2. Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân
Tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân khi thu thập, lưu trữ và sử dụng thông tin về nhân viên thuê ngoài.
9.3. Tuân Thủ Các Quy Định Về Quyền Riêng Tư
Tuân thủ các quy định về quyền riêng tư, chẳng hạn như GDPR, khi quản lý thông tin về nhân viên thuê ngoài.
10. Các Mẹo và Thủ Thuật Nâng Cao
10.1. Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc
Xem xét và tối ưu hóa các quy trình làm việc liên quan đến nhân sự thuê ngoài để tăng hiệu quả và giảm chi phí.
10.2. Tự Động Hóa Các Tác Vụ
Sử dụng các tính năng tự động hóa trong Workday để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như gửi email nhắc nhở hoặc tạo báo cáo.
10.3. Sử Dụng Workday Mobile
Sử dụng ứng dụng Workday Mobile để truy cập thông tin và thực hiện các tác vụ từ thiết bị di động của bạn.
11. Kết Luận
Quản lý nhân sự thuê ngoài hiệu quả là rất quan trọng để đạt được các lợi ích của việc thuê ngoài. Workday cung cấp một loạt các công cụ và chức năng để giúp bạn quản lý nhân sự thuê ngoài một cách hiệu quả. Bằng cách làm theo các hướng dẫn trong tài liệu này, bạn có thể thiết lập Workday để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức của bạn và tận dụng tối đa các lợi ích của việc thuê ngoài.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn sử dụng Workday hiệu quả để quản lý nhân sự thuê ngoài! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi.