Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Tableau để phân tích hiệu quả thuê ngoài, với độ dài khoảng . Hướng dẫn này sẽ bao gồm các bước chuẩn bị dữ liệu, kết nối với Tableau, tạo các biểu đồ và bảng, sử dụng các tính năng nâng cao, và cuối cùng là đưa ra các kết luận và khuyến nghị.
Hướng dẫn chi tiết: Phân tích hiệu quả thuê ngoài bằng Tableau
1. Giới thiệu
Thuê ngoài (Outsourcing) là một chiến lược kinh doanh phổ biến, trong đó một công ty thuê ngoài một số chức năng hoặc quy trình kinh doanh cho một nhà cung cấp bên ngoài. Mục tiêu của thuê ngoài thường là giảm chi phí, tăng hiệu quả, tập trung vào các năng lực cốt lõi, và tiếp cận các kỹ năng chuyên môn.
Tuy nhiên, để đảm bảo rằng việc thuê ngoài thực sự mang lại lợi ích, cần phải có một hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu quả. Tableau, với khả năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, là một công cụ lý tưởng để phân tích và đánh giá hiệu quả của các hoạt động thuê ngoài.
2. Chuẩn bị dữ liệu
Trước khi bắt đầu phân tích bằng Tableau, bạn cần chuẩn bị dữ liệu một cách cẩn thận. Dữ liệu cần thiết có thể bao gồm:
Dữ liệu chi phí:
Chi phí thuê ngoài, chi phí nhân công nội bộ (trước và sau khi thuê ngoài), chi phí quản lý, chi phí chuyển đổi.
Dữ liệu hiệu suất:
Sản lượng, thời gian hoàn thành, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, số lượng lỗi, sự hài lòng của khách hàng.
Dữ liệu hợp đồng:
Điều khoản hợp đồng, điều kiện thanh toán, các chỉ số hiệu suất chính (KPI).
Dữ liệu nhân sự:
Số lượng nhân viên, kỹ năng, kinh nghiệm, tỷ lệ nghỉ việc.
Dữ liệu thị trường:
Giá cả thị trường, đối thủ cạnh tranh.
Ví dụ về cấu trúc dữ liệu:
Bảng “Chi phí”
| Tháng | Hạng mục chi phí | Chi phí nội bộ | Chi phí thuê ngoài |
|—|—|—|—|
| 2023-01 | Lương nhân viên | 50000 | 0 |
| 2023-01 | Chi phí đào tạo | 5000 | 0 |
| 2023-01 | Chi phí thuê văn phòng | 10000 | 0 |
| 2023-01 | Chi phí thuê ngoài dịch vụ IT | 0 | 20000 |
| 2023-02 | Lương nhân viên | 45000 | 0 |
| 2023-02 | Chi phí đào tạo | 4000 | 0 |
| 2023-02 | Chi phí thuê văn phòng | 10000 | 0 |
| 2023-02 | Chi phí thuê ngoài dịch vụ IT | 0 | 20000 |
| … | … | … | … |
Bảng “Hiệu suất”
| Tháng | Hoạt động | Sản lượng | Thời gian hoàn thành (giờ) | Tỷ lệ lỗi (%) |
|—|—|—|—|—|
| 2023-01 | Xử lý đơn hàng | 1000 | 100 | 2 |
| 2023-01 | Hỗ trợ khách hàng | 500 | 50 | 1 |
| 2023-02 | Xử lý đơn hàng | 1100 | 105 | 1.5 |
| 2023-02 | Hỗ trợ khách hàng | 550 | 52 | 0.8 |
| … | … | … | … | … |
Lưu ý:
Đảm bảo tính nhất quán:
Sử dụng định dạng ngày tháng, đơn vị tiền tệ và các đơn vị đo lường khác một cách nhất quán.
Làm sạch dữ liệu:
Loại bỏ các giá trị bị thiếu, giá trị sai lệch, và các dữ liệu trùng lặp.
Cấu trúc dữ liệu:
Tổ chức dữ liệu thành các bảng có cấu trúc rõ ràng, dễ dàng kết nối và phân tích.
Tài liệu hóa dữ liệu:
Ghi lại nguồn gốc, ý nghĩa và cách tính toán của từng trường dữ liệu.
3. Kết nối dữ liệu với Tableau
1. Khởi động Tableau:
Mở ứng dụng Tableau Desktop.
2. Chọn nguồn dữ liệu:
Trên trang chủ, chọn loại tệp dữ liệu của bạn (ví dụ: Excel, CSV, SQL Server, MySQL).
3. Chọn tệp dữ liệu:
Duyệt đến vị trí tệp dữ liệu của bạn và chọn tệp.
4. Xem trước dữ liệu:
Tableau sẽ hiển thị một bản xem trước dữ liệu. Kiểm tra xem dữ liệu đã được đọc chính xác chưa.
5. Kết nối các bảng (nếu cần):
Nếu dữ liệu của bạn nằm trong nhiều bảng, bạn có thể sử dụng tính năng “Relationship” của Tableau để kết nối các bảng dựa trên các trường chung (ví dụ: “Tháng”). Kéo các bảng vào khu vực kết nối và thiết lập các mối quan hệ giữa chúng. Chọn loại liên kết phù hợp (ví dụ: inner join, left join).
4. Tạo các biểu đồ và bảng để phân tích hiệu quả thuê ngoài
Dưới đây là một số ví dụ về các biểu đồ và bảng mà bạn có thể tạo để phân tích hiệu quả thuê ngoài:
4.1. So sánh chi phí trước và sau khi thuê ngoài:
Mục tiêu:
Xác định xem việc thuê ngoài có thực sự giúp giảm chi phí hay không.
Biểu đồ:
Biểu đồ đường (Line chart):
Hiển thị xu hướng chi phí nội bộ và chi phí thuê ngoài theo thời gian.
Biểu đồ cột (Bar chart):
So sánh tổng chi phí nội bộ và tổng chi phí thuê ngoài trong một khoảng thời gian nhất định.
Cách tạo:
1. Kéo trường “Tháng” vào Rows.
2. Kéo trường “Chi phí nội bộ” và “Chi phí thuê ngoài” vào Columns.
3. Chọn loại biểu đồ phù hợp (ví dụ: Line chart).
4. Thêm các bộ lọc (filters) để chọn khoảng thời gian cụ thể.
5. Sử dụng calculated field để tính tổng chi phí (Chi phí nội bộ + Chi phí thuê ngoài) và so sánh với chi phí trước khi thuê ngoài (nếu có dữ liệu).
4.2. Phân tích hiệu suất trước và sau khi thuê ngoài:
Mục tiêu:
Đánh giá xem việc thuê ngoài có ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động hay không.
Biểu đồ:
Biểu đồ cột (Bar chart):
So sánh sản lượng, thời gian hoàn thành, tỷ lệ lỗi trước và sau khi thuê ngoài.
Biểu đồ đường (Line chart):
Hiển thị xu hướng hiệu suất theo thời gian.
Biểu đồ phân tán (Scatter plot):
Biểu diễn mối quan hệ giữa các chỉ số hiệu suất (ví dụ: sản lượng và tỷ lệ lỗi).
Cách tạo:
1. Kéo trường “Tháng” vào Rows.
2. Kéo các trường hiệu suất (ví dụ: “Sản lượng”, “Thời gian hoàn thành”, “Tỷ lệ lỗi”) vào Columns.
3. Chọn loại biểu đồ phù hợp.
4. Tạo calculated field để tính toán các chỉ số hiệu suất quan trọng (ví dụ: năng suất lao động = Sản lượng / Thời gian hoàn thành).
5. So sánh hiệu suất trước và sau khi thuê ngoài bằng cách sử dụng bộ lọc thời gian (filters).
4.3. Phân tích chất lượng:
Mục tiêu:
Đánh giá xem việc thuê ngoài có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ hay không.
Biểu đồ:
Biểu đồ kiểm soát (Control chart):
Theo dõi tỷ lệ lỗi hoặc các chỉ số chất lượng khác theo thời gian và so sánh với các giới hạn kiểm soát.
Biểu đồ Pareto (Pareto chart):
Xác định các nguyên nhân chính gây ra lỗi hoặc vấn đề về chất lượng.
Cách tạo:
1. Kéo trường “Tháng” vào Columns.
2. Kéo trường “Tỷ lệ lỗi” vào Rows.
3. Sử dụng calculated field để tính toán các giới hạn kiểm soát (ví dụ: trung bình cộng +/- 3 lần độ lệch chuẩn).
4. Sử dụng các bộ lọc (filters) để phân tích chất lượng theo từng nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài.
4.4. Phân tích sự hài lòng của khách hàng:
Mục tiêu:
Đánh giá xem việc thuê ngoài có ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng hay không.
Biểu đồ:
Biểu đồ cột (Bar chart):
So sánh mức độ hài lòng của khách hàng trước và sau khi thuê ngoài.
Biểu đồ tròn (Pie chart):
Hiển thị tỷ lệ khách hàng hài lòng, không hài lòng và trung lập.
Word cloud:
Phân tích các phản hồi bằng văn bản của khách hàng để xác định các chủ đề chính.
Cách tạo:
1. Kết nối Tableau với dữ liệu khảo sát khách hàng.
2. Kéo các trường liên quan đến sự hài lòng của khách hàng (ví dụ: “Mức độ hài lòng”, “Phản hồi”) vào canvas.
3. Sử dụng các loại biểu đồ phù hợp để trực quan hóa dữ liệu.
4. Sử dụng các bộ lọc (filters) để phân tích sự hài lòng của khách hàng theo từng sản phẩm/dịch vụ hoặc theo từng nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài.
4.5. Phân tích hiệu quả sử dụng nguồn lực:
Mục tiêu:
Đánh giá xem việc thuê ngoài có giúp công ty sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn hay không.
Biểu đồ:
Biểu đồ Gantt (Gantt chart):
Hiển thị lịch trình các hoạt động thuê ngoài và so sánh với lịch trình dự kiến.
Biểu đồ cột chồng (Stacked bar chart):
Phân tích phân bổ nguồn lực (ví dụ: thời gian, ngân sách) cho các hoạt động khác nhau.
Cách tạo:
1. Kết nối Tableau với dữ liệu về nguồn lực sử dụng.
2. Kéo các trường liên quan đến nguồn lực (ví dụ: “Thời gian bắt đầu”, “Thời gian kết thúc”, “Chi phí”) vào canvas.
3. Sử dụng các loại biểu đồ phù hợp để trực quan hóa dữ liệu.
4. Sử dụng các bộ lọc (filters) để phân tích hiệu quả sử dụng nguồn lực theo từng dự án hoặc theo từng nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài.
5. Sử dụng các tính năng nâng cao của Tableau
Calculated fields:
Tạo các trường dữ liệu mới bằng cách sử dụng các công thức và hàm toán học. Ví dụ: tính tỷ lệ tiết kiệm chi phí, năng suất lao động, hoặc các chỉ số hiệu suất quan trọng khác.
Parameters:
Tạo các biến số mà người dùng có thể điều chỉnh để thay đổi các biểu đồ và bảng. Ví dụ: cho phép người dùng chọn khoảng thời gian phân tích, chọn các chỉ số hiệu suất để hiển thị, hoặc thay đổi các ngưỡng cảnh báo.
Filters:
Lọc dữ liệu để tập trung vào các phân khúc cụ thể. Ví dụ: lọc dữ liệu theo nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài, theo loại hình hoạt động, hoặc theo khu vực địa lý.
Sets:
Tạo các nhóm dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể. Ví dụ: tạo một set gồm các khách hàng hài lòng và một set gồm các khách hàng không hài lòng.
Groups:
Gộp các giá trị dữ liệu lại với nhau. Ví dụ: gộp các sản phẩm tương tự vào một nhóm sản phẩm.
Dashboards:
Tạo các trang tổng quan tương tác, cho phép người dùng xem và phân tích dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau.
Stories:
Tạo các bản trình bày trực quan, kể câu chuyện về dữ liệu và đưa ra các kết luận và khuyến nghị.
6. Đưa ra các kết luận và khuyến nghị
Sau khi phân tích dữ liệu bằng Tableau, bạn cần đưa ra các kết luận và khuyến nghị dựa trên những phát hiện của mình. Các kết luận và khuyến nghị có thể bao gồm:
Đánh giá hiệu quả thuê ngoài:
Xác định xem việc thuê ngoài có thực sự mang lại lợi ích cho công ty hay không.
Xác định các vấn đề:
Tìm ra các vấn đề tiềm ẩn hoặc các lĩnh vực cần cải thiện.
Đề xuất các giải pháp:
Đề xuất các giải pháp để giải quyết các vấn đề và cải thiện hiệu quả thuê ngoài.
Đề xuất các hành động:
Đề xuất các hành động cụ thể mà công ty cần thực hiện để đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Ví dụ về kết luận và khuyến nghị:
Kết luận:
Việc thuê ngoài dịch vụ IT đã giúp giảm chi phí 20% so với việc sử dụng nhân viên IT nội bộ. Tuy nhiên, chất lượng dịch vụ đã giảm sút, thể hiện qua tỷ lệ lỗi tăng 10%.
Khuyến nghị:
Đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ IT để cải thiện chất lượng dịch vụ.
Đầu tư vào đào tạo cho nhân viên nội bộ để nâng cao kỹ năng quản lý và giám sát các hoạt động thuê ngoài.
Xem xét việc chuyển một số hoạt động IT quan trọng trở lại nội bộ để đảm bảo chất lượng và kiểm soát.
7. Các lưu ý quan trọng
Chọn các chỉ số phù hợp:
Chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.
Theo dõi dữ liệu thường xuyên:
Theo dõi dữ liệu một cách thường xuyên để phát hiện các vấn đề sớm và đưa ra các hành động kịp thời.
Sử dụng dữ liệu để ra quyết định:
Sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định dựa trên bằng chứng, thay vì dựa trên cảm tính.
Giao tiếp hiệu quả:
Giao tiếp các kết quả phân tích cho các bên liên quan một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Liên tục cải tiến:
Liên tục cải tiến quy trình phân tích và đánh giá hiệu quả thuê ngoài để đảm bảo rằng bạn đang nhận được giá trị tốt nhất từ các hoạt động thuê ngoài của mình.
8. Kết luận
Tableau là một công cụ mạnh mẽ để phân tích và đánh giá hiệu quả của các hoạt động thuê ngoài. Bằng cách sử dụng Tableau, bạn có thể trực quan hóa dữ liệu, xác định các vấn đề, đưa ra các kết luận và khuyến nghị, và ra quyết định dựa trên bằng chứng. Việc sử dụng Tableau để phân tích hiệu quả thuê ngoài có thể giúp công ty của bạn giảm chi phí, tăng hiệu quả, và đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn sử dụng Tableau một cách hiệu quả để phân tích hiệu quả thuê ngoài. Chúc bạn thành công!