Để giảm thiểu thiên kiến trong quá trình chấm điểm viết Mô tả công việc (JD), Yêu cầu ứng viên và Quyền lợi được hưởng, chúng ta cần áp dụng một quy trình có cấu trúc và khách quan. Dưới đây là các bước và lưu ý cụ thể:
1. Mô tả công việc (JD):
Tập trung vào kỹ năng và trách nhiệm:
Thay vì:
“Tìm kiếm một người năng động, sáng tạo, có tinh thần làm việc nhóm…” (những tính từ chủ quan và dễ bị hiểu lầm)
Hãy viết:
“Chịu trách nhiệm phát triển chiến lược nội dung, quản lý lịch biên tập, viết bài blog và nội dung truyền thông xã hội, đo lường và phân tích hiệu quả nội dung…” (mô tả rõ ràng công việc cần làm)
Sử dụng ngôn ngữ trung lập về giới tính và chủng tộc:
Thay vì:
“Nhân viên bán hàng năng nổ, có khả năng thuyết phục khách hàng…” (có thể vô tình ngụ ý đến giới tính)
Hãy viết:
“Chuyên viên kinh doanh có khả năng xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đạt mục tiêu doanh số…”
Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể:
Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn và mô tả chúng một cách chi tiết.
Sử dụng động từ hành động mạnh mẽ để mô tả những gì ứng viên sẽ làm.
Đảm bảo JD phản ánh đúng thực tế công việc:
Tham khảo ý kiến của những người đang làm công việc tương tự để đảm bảo mô tả chính xác và đầy đủ.
Tránh phóng đại hoặc đơn giản hóa công việc một cách quá mức.
Ví dụ:
Thay vì:
“Quản lý dự án, chịu trách nhiệm về tiến độ và chất lượng”
Hãy viết:
“Lập kế hoạch dự án chi tiết, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ thực hiện, giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và đạt chất lượng yêu cầu.”
2. Yêu cầu ứng viên (Yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức):
Tập trung vào các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết:
Thay vì:
“Có kinh nghiệm 1 năm trở lên ở vị trí tương đương” (quá chung chung)
Hãy viết:
“Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong việc [liệt kê các công việc cụ thể đã làm, ví dụ: quản lý dự án marketing, viết nội dung quảng cáo, phân tích dữ liệu thị trường…]”
Ưu tiên các kỹ năng có thể đo lường được:
Ví dụ:
“Có khả năng sử dụng thành thạo các công cụ [liệt kê tên công cụ, ví dụ: Google Analytics, Facebook Ads Manager, Adobe Photoshop…]”
Ví dụ:
“Có kinh nghiệm trong việc [liệt kê các thành tựu cụ thể, ví dụ: tăng trưởng doanh số bán hàng trực tuyến, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi website, xây dựng cộng đồng người dùng trên mạng xã hội…]”
Phân biệt rõ “yêu cầu bắt buộc” và “yêu cầu ưu tiên”:
Điều này giúp ứng viên hiểu rõ hơn về những gì công ty thực sự cần và tránh việc tự loại mình vì thiếu một số kỹ năng không quá quan trọng.
Tránh các yêu cầu không liên quan đến công việc:
Ví dụ: “Có ngoại hình ưa nhìn” (trừ khi công việc đó thực sự đòi hỏi ngoại hình, ví dụ như diễn viên, người mẫu).
Ví dụ:
Yêu cầu bắt buộc:
“Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm viết bài chuẩn SEO, am hiểu về các công cụ nghiên cứu từ khóa, có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm.”
Yêu cầu ưu tiên:
“Có kinh nghiệm quản lý nội dung trên các nền tảng mạng xã hội, có kiến thức về marketing online, có khả năng sử dụng tiếng Anh chuyên ngành.”
3. Quyền lợi được hưởng:
Liệt kê đầy đủ và rõ ràng các quyền lợi:
Ví dụ:
“Mức lương cạnh tranh, thưởng theo hiệu quả công việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ phép năm, các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ, cơ hội thăng tiến…”
Nêu rõ các chính sách phúc lợi của công ty:
Ví dụ:
“Chính sách hỗ trợ ăn trưa, chính sách hỗ trợ đi lại, chính sách thưởng các ngày lễ, tết, chính sách khám sức khỏe định kỳ…”
Đảm bảo thông tin chính xác và không gây hiểu lầm:
Tránh hứa hẹn những điều công ty không thể thực hiện.
Ví dụ:
“Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực (từ 10.000.000 VNĐ đến 15.000.000 VNĐ)” (nêu rõ khoảng lương để ứng viên có thể tự đánh giá)
“Thưởng: Theo hiệu quả công việc, đánh giá định kỳ 6 tháng/lần” (nêu rõ tiêu chí và thời gian đánh giá)
Quy trình chấm điểm khách quan:
1. Xây dựng bảng tiêu chí chấm điểm rõ ràng:
Dựa trên các yêu cầu của công việc, xác định các tiêu chí quan trọng nhất và gán trọng số cho từng tiêu chí.
Ví dụ: Kinh nghiệm (40%), Kỹ năng chuyên môn (30%), Kỹ năng mềm (20%), Thái độ (10%).
Mô tả chi tiết các mức độ đánh giá cho từng tiêu chí (ví dụ: Xuất sắc, Tốt, Trung bình, Yếu).
2. Sử dụng hệ thống chấm điểm đồng nhất:
Áp dụng cùng một bảng tiêu chí cho tất cả các ứng viên.
Đảm bảo tất cả những người tham gia phỏng vấn và chấm điểm đều hiểu rõ và tuân thủ theo bảng tiêu chí này.
3. Ẩn thông tin cá nhân (Blind Review):
Nếu có thể, hãy ẩn các thông tin cá nhân như tên, tuổi, giới tính, địa chỉ… của ứng viên khi chấm điểm hồ sơ.
Điều này giúp giảm thiểu các thiên kiến vô thức dựa trên thông tin nhân khẩu học.
4. Đánh giá nhiều chiều:
Sử dụng nhiều phương pháp đánh giá khác nhau (ví dụ: phỏng vấn, bài kiểm tra, bài luận, phỏng vấn nhóm…) để có được cái nhìn toàn diện về ứng viên.
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn (ví dụ: người tham gia phỏng vấn, người tham khảo…) để có được đánh giá khách quan hơn.
5. Ghi lại lý do đánh giá:
Ghi lại lý do tại sao bạn đánh giá ứng viên ở một mức độ nhất định cho từng tiêu chí.
Điều này giúp bạn xem lại và điều chỉnh đánh giá của mình nếu cần thiết, cũng như giải thích cho ứng viên nếu họ yêu cầu phản hồi.
6. Đánh giá độc lập và thảo luận nhóm:
Yêu cầu mỗi người tham gia phỏng vấn đánh giá ứng viên một cách độc lập trước khi thảo luận nhóm.
Thảo luận nhóm giúp làm rõ các quan điểm khác nhau và đạt được sự đồng thuận về đánh giá cuối cùng.
7. Đào tạo về thiên kiến vô thức:
Tổ chức các buổi đào tạo cho những người tham gia tuyển dụng về các loại thiên kiến vô thức phổ biến và cách để giảm thiểu chúng.
Tổng kết:
Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc trên, bạn có thể tạo ra một quy trình chấm điểm khách quan và công bằng hơn, giúp bạn tìm được những ứng viên phù hợp nhất cho công việc, bất kể giới tính, chủng tộc, tuổi tác, hay bất kỳ đặc điểm cá nhân nào khác. Quan trọng nhất là sự nhất quán trong việc áp dụng quy trình này cho tất cả các ứng viên.