Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Asana để theo dõi nhiệm vụ của lao động, với độ dài khoảng , bao gồm các ví dụ cụ thể và các mẹo hữu ích:
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG ASANA ĐỂ THEO DÕI NHIỆM VỤ CỦA LAO ĐỘNG
Mục lục
1. Giới thiệu về Asana
Asana là gì?
Tại sao nên sử dụng Asana để theo dõi nhiệm vụ?
Các tính năng chính của Asana
2. Thiết lập Asana cho quản lý lao động
Tạo tài khoản và không gian làm việc
Cấu trúc dự án: Dự án, phần, và nhiệm vụ
Tạo mẫu dự án cho các loại công việc phổ biến
3. Tạo và quản lý nhiệm vụ
Tạo nhiệm vụ chi tiết
Giao nhiệm vụ cho nhân viên
Đặt ngày đến hạn và thời gian
Thêm mô tả chi tiết và hướng dẫn
Sử dụng các trường tùy chỉnh để theo dõi thông tin quan trọng
Đính kèm tài liệu và tệp tin liên quan
4. Theo dõi tiến độ và quản lý thời gian
Sử dụng chế độ xem danh sách, bảng, lịch và Gantt
Thiết lập quy trình làm việc (Workflow)
Theo dõi thời gian thực tế đã sử dụng
Sử dụng báo cáo để theo dõi tiến độ tổng thể
5. Giao tiếp và cộng tác
Sử dụng bình luận để trao đổi thông tin
Đề cập đến đồng nghiệp trong nhiệm vụ và bình luận
Sử dụng hộp thư đến Asana để theo dõi thông báo
Tích hợp với các công cụ giao tiếp khác (Slack, Microsoft Teams)
6. Tối ưu hóa quy trình làm việc
Sử dụng tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công
Tạo các quy tắc (Rules) để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Sử dụng tích hợp với các ứng dụng khác
Phân tích dữ liệu và cải thiện quy trình
7. Ví dụ cụ thể cho các ngành nghề khác nhau
Xây dựng
Sản xuất
Dịch vụ
Bán lẻ
8. Mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng phím tắt để tăng tốc độ làm việc
Tạo các báo cáo tùy chỉnh
Sử dụng tính năng “My Tasks” một cách hiệu quả
Đào tạo nhân viên sử dụng Asana
9. Giải quyết các vấn đề thường gặp
Nhiệm vụ bị quá hạn
Không đủ nguồn lực
Giao tiếp không hiệu quả
10.
Kết luận
1. Giới thiệu về Asana
Asana là gì?
Asana là một nền tảng quản lý công việc dựa trên đám mây, được thiết kế để giúp các nhóm tổ chức, theo dõi và quản lý công việc của họ một cách hiệu quả. Nó cho phép bạn tạo dự án, phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn, theo dõi tiến độ và cộng tác với đồng nghiệp trong một môi trường tập trung.
Tại sao nên sử dụng Asana để theo dõi nhiệm vụ?
Tăng cường khả năng hiển thị:
Asana cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ, ai đang làm gì và khi nào công việc đó cần hoàn thành. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và xác định các vấn đề tiềm ẩn.
Cải thiện trách nhiệm giải trình:
Khi nhiệm vụ được giao rõ ràng cho một người cụ thể, sẽ có trách nhiệm giải trình rõ ràng. Mọi người đều biết những gì họ cần làm và thời hạn.
Nâng cao hiệu quả:
Bằng cách hợp lý hóa quy trình làm việc, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và cung cấp một nền tảng duy nhất để cộng tác, Asana giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn.
Cải thiện giao tiếp:
Asana cung cấp các công cụ để giao tiếp và cộng tác trong bối cảnh nhiệm vụ, giảm sự phụ thuộc vào email và các kênh giao tiếp khác.
Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu:
Asana cung cấp các báo cáo và phân tích để giúp bạn theo dõi tiến độ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Các tính năng chính của Asana
Dự án:
Tổ chức công việc thành các dự án riêng biệt.
Nhiệm vụ:
Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể quản lý được.
Người giao việc:
Gán nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
Ngày đến hạn:
Đặt thời hạn cho nhiệm vụ.
Mô tả:
Thêm chi tiết và hướng dẫn cho nhiệm vụ.
Tệp đính kèm:
Đính kèm tài liệu và tệp tin liên quan.
Bình luận:
Giao tiếp và cộng tác trong nhiệm vụ.
Chế độ xem:
Xem nhiệm vụ ở dạng danh sách, bảng, lịch hoặc Gantt.
Tự động hóa:
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại bằng quy tắc (Rules).
Báo cáo:
Theo dõi tiến độ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Tích hợp:
Tích hợp với các ứng dụng khác như Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, v.v.
2. Thiết lập Asana cho quản lý lao động
Tạo tài khoản và không gian làm việc
1. Truy cập trang web của Asana (asana.com) và tạo tài khoản. Bạn có thể sử dụng địa chỉ email công ty hoặc tài khoản Google của mình.
2. Sau khi tạo tài khoản, bạn sẽ được yêu cầu tạo một không gian làm việc. Không gian làm việc là nơi bạn và nhóm của bạn sẽ làm việc cùng nhau trên các dự án. Hãy đặt tên cho không gian làm việc của bạn một cách phù hợp với tổ chức của bạn. Ví dụ: “Công ty Xây dựng ABC” hoặc “Nhà máy Sản xuất XYZ”.
Cấu trúc dự án: Dự án, phần, và nhiệm vụ
Dự án:
Dự án là một bộ sưu tập các nhiệm vụ liên quan đến một mục tiêu cụ thể. Ví dụ: “Xây dựng nhà máy mới”, “Sản xuất lô hàng sản phẩm A”, hoặc “Cung cấp dịch vụ bảo trì cho khách hàng B”.
Phần:
Phần là cách để chia nhỏ dự án thành các giai đoạn hoặc loại công việc nhỏ hơn. Ví dụ: Trong dự án “Xây dựng nhà máy mới”, bạn có thể có các phần như “Thiết kế”, “Chuẩn bị mặt bằng”, “Xây dựng nền móng”, “Xây dựng khung”, “Hoàn thiện”.
Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ là đơn vị công việc nhỏ nhất trong Asana. Ví dụ: “Hoàn thành bản vẽ thiết kế”, “Thuê máy móc xây dựng”, “Đổ bê tông nền móng”, “Lắp đặt hệ thống điện”.
Ví dụ:
Dự án:
Sản xuất lô hàng 1000 sản phẩm A
Phần:
Chuẩn bị nguyên vật liệu
Nhiệm vụ:
Đặt hàng nguyên liệu X
Nhiệm vụ:
Kiểm tra chất lượng nguyên liệu Y
Phần:
Sản xuất
Nhiệm vụ:
Lắp ráp linh kiện A
Nhiệm vụ:
Kiểm tra sản phẩm sau khi lắp ráp
Phần:
Đóng gói và vận chuyển
Nhiệm vụ:
Đóng gói sản phẩm
Nhiệm vụ:
Giao hàng cho khách hàng
Tạo mẫu dự án cho các loại công việc phổ biến
Nếu bạn có các loại công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể tạo mẫu dự án để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
1. Tạo một dự án mẫu với tất cả các phần và nhiệm vụ cần thiết.
2. Khi tạo dự án mới, hãy chọn “Sử dụng mẫu” và chọn mẫu bạn đã tạo.
Ví dụ:
Mẫu dự án “Bảo trì định kỳ”:
Phần:
Chuẩn bị
Nhiệm vụ:
Lập kế hoạch bảo trì
Nhiệm vụ:
Chuẩn bị dụng cụ và vật tư
Phần:
Thực hiện bảo trì
Nhiệm vụ:
Kiểm tra hệ thống
Nhiệm vụ:
Thay thế các bộ phận bị hao mòn
Phần:
Báo cáo
Nhiệm vụ:
Viết báo cáo bảo trì
Nhiệm vụ:
Lưu trữ hồ sơ bảo trì
3. Tạo và quản lý nhiệm vụ
Tạo nhiệm vụ chi tiết
Khi tạo nhiệm vụ, hãy cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt để người được giao nhiệm vụ hiểu rõ những gì họ cần làm.
Tên nhiệm vụ:
Ngắn gọn và rõ ràng, mô tả chính xác công việc cần thực hiện.
Mô tả:
Cung cấp thêm thông tin chi tiết, hướng dẫn cụ thể, các yêu cầu đặc biệt và các liên kết đến các tài liệu liên quan.
Người giao việc:
Chọn người chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.
Ngày đến hạn:
Đặt thời hạn thực tế cho nhiệm vụ.
Ưu tiên:
Đánh dấu nhiệm vụ là “Cao”, “Trung bình” hoặc “Thấp” để người được giao việc biết nhiệm vụ nào cần được ưu tiên.
Gắn thẻ:
Sử dụng thẻ để phân loại nhiệm vụ theo loại công việc, bộ phận hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.
Nhiệm vụ phụ:
Chia nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn, có thể quản lý được.
Giao nhiệm vụ cho nhân viên
Chọn người phù hợp nhất để hoàn thành nhiệm vụ, dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm và khối lượng công việc của họ. Đảm bảo rằng người được giao việc hiểu rõ những gì họ cần làm và có đủ nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
Đặt ngày đến hạn và thời gian
Đặt ngày đến hạn thực tế cho mỗi nhiệm vụ. Xem xét thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, cũng như bất kỳ sự phụ thuộc nào vào các nhiệm vụ khác. Bạn cũng có thể đặt thời gian cụ thể cho nhiệm vụ, đặc biệt nếu đó là một cuộc họp hoặc một sự kiện.
Thêm mô tả chi tiết và hướng dẫn
Mô tả chi tiết là rất quan trọng để đảm bảo rằng người được giao nhiệm vụ hiểu rõ những gì họ cần làm. Hãy cung cấp hướng dẫn cụ thể, các liên kết đến tài liệu liên quan, và bất kỳ thông tin nào khác mà người đó cần để hoàn thành nhiệm vụ một cách thành công.
Sử dụng các trường tùy chỉnh để theo dõi thông tin quan trọng
Asana cho phép bạn tạo các trường tùy chỉnh để theo dõi thông tin quan trọng cho dự án của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo các trường tùy chỉnh để theo dõi:
Chi phí:
Chi phí ước tính và chi phí thực tế của nhiệm vụ.
Thời gian:
Thời gian ước tính và thời gian thực tế để hoàn thành nhiệm vụ.
Trạng thái:
Trạng thái của nhiệm vụ (ví dụ: “Đang chờ xử lý”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”, “Bị chặn”).
Rủi ro:
Các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến nhiệm vụ.
Mức độ ưu tiên:
Mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.
Địa điểm:
Địa điểm thực hiện nhiệm vụ (nếu liên quan đến công việc thực tế).
Đính kèm tài liệu và tệp tin liên quan
Đính kèm tất cả các tài liệu và tệp tin liên quan đến nhiệm vụ, chẳng hạn như bản vẽ, thông số kỹ thuật, hợp đồng, hình ảnh, v.v. Điều này giúp người được giao nhiệm vụ có tất cả thông tin họ cần ở một nơi.
4. Theo dõi tiến độ và quản lý thời gian
Sử dụng chế độ xem danh sách, bảng, lịch và Gantt
Asana cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau để bạn có thể theo dõi tiến độ của dự án theo cách phù hợp nhất với bạn.
Chế độ xem danh sách:
Hiển thị nhiệm vụ theo danh sách, cho phép bạn dễ dàng xem tất cả các nhiệm vụ, người giao việc, ngày đến hạn và trạng thái.
Chế độ xem bảng:
Hiển thị nhiệm vụ theo cột, thường được sử dụng để quản lý quy trình làm việc (ví dụ: “Đang chờ xử lý”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”).
Chế độ xem lịch:
Hiển thị nhiệm vụ theo lịch, cho phép bạn dễ dàng xem các nhiệm vụ nào đến hạn trong ngày, tuần hoặc tháng.
Chế độ xem Gantt (Biểu đồ Gantt):
Hiển thị nhiệm vụ theo thời gian, với các thanh thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi nhiệm vụ. Chế độ xem Gantt đặc biệt hữu ích để quản lý các dự án phức tạp với nhiều nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau.
Thiết lập quy trình làm việc (Workflow)
Sử dụng chế độ xem bảng để thiết lập quy trình làm việc cho các loại công việc khác nhau. Ví dụ: bạn có thể có một bảng với các cột như “Đang chờ phê duyệt”, “Đang thực hiện”, “Đã kiểm tra”, “Đã hoàn thành”. Khi một nhiệm vụ chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, bạn có thể kéo và thả nó vào cột tương ứng.
Theo dõi thời gian thực tế đã sử dụng
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian của Asana hoặc tích hợp với một ứng dụng theo dõi thời gian của bên thứ ba (ví dụ: Toggl Track, Clockify) để theo dõi thời gian thực tế đã sử dụng cho mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về chi phí lao động và cải thiện ước tính thời gian trong tương lai.
Sử dụng báo cáo để theo dõi tiến độ tổng thể
Asana cung cấp các báo cáo để giúp bạn theo dõi tiến độ tổng thể của dự án. Bạn có thể xem báo cáo về số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành, số lượng nhiệm vụ bị quá hạn, hiệu suất của từng thành viên trong nhóm, v.v. Sử dụng các báo cáo này để xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
5. Giao tiếp và cộng tác
Sử dụng bình luận để trao đổi thông tin
Sử dụng bình luận để trao đổi thông tin về nhiệm vụ, đặt câu hỏi, đưa ra phản hồi và chia sẻ ý tưởng. Điều này giúp giữ tất cả thông tin liên quan đến nhiệm vụ ở một nơi, thay vì rải rác trong email và các kênh giao tiếp khác.
Đề cập đến đồng nghiệp trong nhiệm vụ và bình luận
Sử dụng ký tự “@” để đề cập đến đồng nghiệp trong nhiệm vụ và bình luận. Điều này sẽ gửi thông báo cho người đó và giúp họ dễ dàng tìm thấy thông tin liên quan.
Sử dụng hộp thư đến Asana để theo dõi thông báo
Hộp thư đến Asana là nơi bạn nhận được tất cả các thông báo về các nhiệm vụ mà bạn được giao, các bình luận, các cập nhật dự án, v.v. Kiểm tra hộp thư đến của bạn thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Tích hợp với các công cụ giao tiếp khác (Slack, Microsoft Teams)
Tích hợp Asana với các công cụ giao tiếp khác như Slack và Microsoft Teams để nhận thông báo về các cập nhật Asana trong kênh giao tiếp mà bạn sử dụng hàng ngày. Bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ Asana trực tiếp từ Slack hoặc Microsoft Teams.
6. Tối ưu hóa quy trình làm việc
Sử dụng tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công
Asana cung cấp các tính năng tự động hóa để giúp bạn giảm thiểu công việc thủ công và cải thiện hiệu quả.
Tạo các quy tắc (Rules) để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Quy tắc (Rules) là các hành động tự động được kích hoạt bởi một sự kiện cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo một quy tắc để:
Tự động giao nhiệm vụ cho một người cụ thể khi một nhiệm vụ mới được tạo trong một phần nhất định của dự án.
Tự động chuyển nhiệm vụ sang cột “Đã hoàn thành” khi ngày đến hạn đã qua.
Tự động gửi thông báo cho người quản lý khi một nhiệm vụ bị chặn.
Tự động cập nhật các trường tùy chỉnh khi một nhiệm vụ được hoàn thành.
Sử dụng tích hợp với các ứng dụng khác
Tích hợp Asana với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng hàng ngày để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Ví dụ:
Google Workspace:
Tích hợp với Google Calendar, Google Drive và Gmail để dễ dàng tạo nhiệm vụ từ email, đính kèm tệp từ Google Drive và đồng bộ hóa ngày đến hạn với Google Calendar.
Microsoft Office 365:
Tích hợp với Outlook, OneDrive và Microsoft Teams để có trải nghiệm tương tự như Google Workspace.
Salesforce:
Tích hợp với Salesforce để theo dõi các nhiệm vụ liên quan đến khách hàng tiềm năng và cơ hội bán hàng.
Jira:
Tích hợp với Jira để đồng bộ hóa các nhiệm vụ giữa các nhóm phát triển phần mềm và các nhóm khác.
Phân tích dữ liệu và cải thiện quy trình
Sử dụng các báo cáo và phân tích của Asana để theo dõi tiến độ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Thường xuyên xem xét quy trình làm việc của bạn và tìm cách để tối ưu hóa nó.
7. Ví dụ cụ thể cho các ngành nghề khác nhau
Xây dựng
Dự án:
Xây dựng tòa nhà văn phòng
Phần:
Thiết kế, Chuẩn bị mặt bằng, Xây dựng nền móng, Xây dựng khung, Hoàn thiện, Kiểm tra và nghiệm thu
Nhiệm vụ:
Thuê kiến trúc sư, Thuê nhà thầu, Xin giấy phép xây dựng, Đào móng, Đổ bê tông, Lắp đặt hệ thống điện, Lắp đặt hệ thống nước, Sơn tường, Lắp đặt cửa sổ, Kiểm tra chất lượng, Bàn giao công trình
Sản xuất
Dự án:
Sản xuất lô hàng sản phẩm B
Phần:
Chuẩn bị nguyên vật liệu, Sản xuất, Kiểm tra chất lượng, Đóng gói và vận chuyển
Nhiệm vụ:
Đặt hàng nguyên liệu, Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, Lắp ráp linh kiện, Kiểm tra sản phẩm sau khi lắp ráp, Đóng gói sản phẩm, Giao hàng cho khách hàng
Dịch vụ
Dự án:
Cung cấp dịch vụ bảo trì cho khách hàng C
Phần:
Lập kế hoạch, Thực hiện bảo trì, Báo cáo
Nhiệm vụ:
Lên lịch hẹn, Chuẩn bị dụng cụ và vật tư, Kiểm tra hệ thống, Thay thế các bộ phận bị hao mòn, Viết báo cáo bảo trì, Lưu trữ hồ sơ bảo trì
Bán lẻ
Dự án:
Chuẩn bị cho mùa lễ hội
Phần:
Lập kế hoạch, Mua hàng, Trang trí cửa hàng, Tiếp thị và quảng cáo
Nhiệm vụ:
Dự báo doanh số bán hàng, Đặt hàng sản phẩm, Trang trí cửa hàng, Thiết kế tờ rơi quảng cáo, Chạy quảng cáo trực tuyến, Tổ chức sự kiện khuyến mãi
8. Mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng phím tắt để tăng tốc độ làm việc
Asana cung cấp nhiều phím tắt để giúp bạn làm việc nhanh hơn. Hãy tìm hiểu các phím tắt phổ biến và sử dụng chúng để tiết kiệm thời gian.
Tạo các báo cáo tùy chỉnh
Asana cho phép bạn tạo các báo cáo tùy chỉnh để theo dõi thông tin cụ thể mà bạn quan tâm.
Sử dụng tính năng “My Tasks” một cách hiệu quả
Tính năng “My Tasks” hiển thị tất cả các nhiệm vụ mà bạn được giao, sắp xếp theo ngày đến hạn. Sử dụng tính năng này để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn nào.
Đào tạo nhân viên sử dụng Asana
Để tận dụng tối đa Asana, hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đào tạo về cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Cung cấp hướng dẫn, tài liệu và hỗ trợ để giúp họ làm quen với nền tảng.
9. Giải quyết các vấn đề thường gặp
Nhiệm vụ bị quá hạn
Nguyên nhân:
Ước tính thời gian không chính xác, thiếu nguồn lực, sự chậm trễ từ các nhiệm vụ phụ thuộc, hoặc vấn đề cá nhân của người được giao việc.
Giải pháp:
Đánh giá lại nhiệm vụ và điều chỉnh ngày đến hạn nếu cần thiết.
Cung cấp thêm nguồn lực hoặc hỗ trợ cho người được giao việc.
Xác định và giải quyết các vấn đề gây ra sự chậm trễ.
Giao lại nhiệm vụ cho người khác nếu cần thiết.
Không đủ nguồn lực
Nguyên nhân:
Khối lượng công việc quá lớn, thiếu nhân viên, thiếu ngân sách.
Giải pháp:
Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất.
Thuê thêm nhân viên hoặc thuê ngoài một số công việc.
Tìm cách giảm chi phí.
Giao tiếp không hiệu quả
Nguyên nhân:
Không sử dụng Asana đúng cách, không đọc bình luận, không thông báo về sự chậm trễ.
Giải pháp:
Nhắc nhở nhân viên sử dụng Asana một cách hiệu quả.
Khuyến khích nhân viên đọc bình luận và thông báo.
Tạo ra một văn hóa giao tiếp cởi mở và minh bạch.
10. Kết luận
Asana là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi nhiệm vụ của lao động và quản lý dự án. Bằng cách sử dụng Asana một cách hiệu quả, bạn có thể tăng cường khả năng hiển thị, cải thiện trách nhiệm giải trình, nâng cao hiệu quả, cải thiện giao tiếp và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Hãy dành thời gian để thiết lập Asana cho tổ chức của bạn và đào tạo nhân viên về cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Với sự kiên trì và nỗ lực, bạn có thể biến Asana thành một công cụ không thể thiếu cho việc quản lý lao động của bạn.
Hy vọng hướng dẫn này hữu ích! Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Asana để quản lý lao động hiệu quả.