Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Slack để phối hợp với đội nhóm, bao gồm các tính năng cơ bản, nâng cao, mẹo và thủ thuật, cũng như các ví dụ cụ thể để bạn dễ dàng áp dụng.
Mục lục:
1. Giới thiệu về Slack:
Slack là gì?
Tại sao nên sử dụng Slack để phối hợp nhóm?
Các tính năng chính của Slack.
2. Bắt đầu với Slack:
Tạo Workspace Slack.
Tham gia Workspace Slack hiện có.
Cài đặt và tùy chỉnh hồ sơ.
Điều hướng giao diện Slack.
3. Giao tiếp hiệu quả trên Slack:
Channels (Kênh): Tạo, quản lý và sử dụng.
Direct Messages (Tin nhắn trực tiếp): Gửi và nhận tin nhắn.
Threads (Luồng): Tổ chức thảo luận trong kênh.
Mentions (Đề cập): Gọi sự chú ý của người khác.
Reactions (Phản ứng): Thể hiện cảm xúc và thu thập phản hồi.
Emoji và GIF: Sử dụng để tăng tính tương tác.
Định dạng tin nhắn: Sử dụng Markdown để làm nổi bật.
4. Quản lý thông báo và ưu tiên:
Tùy chỉnh thông báo: Điều chỉnh để tránh quá tải thông tin.
Sử dụng tính năng “Do Not Disturb” (Không làm phiền).
Đánh dấu tin nhắn là quan trọng.
Pin tin nhắn quan trọng vào kênh.
Sử dụng Reminders (Lời nhắc).
5. Chia sẻ và cộng tác trên tài liệu:
Tích hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
Chia sẻ file trực tiếp trên Slack.
Sử dụng Slack Canvas cho tài liệu cộng tác.
Tạo và chia sẻ Snippets (Đoạn mã).
6. Tự động hóa và tích hợp với các công cụ khác:
Tìm hiểu về Slack Apps và Bot.
Tích hợp với công cụ quản lý dự án (Asana, Trello, Jira).
Tích hợp với công cụ họp trực tuyến (Zoom, Google Meet).
Sử dụng Webhooks và API để tùy chỉnh tích hợp.
7. Mẹo và thủ thuật nâng cao:
Tìm kiếm hiệu quả trên Slack.
Sử dụng Slack Commands (Lệnh Slack) để tiết kiệm thời gian.
Tạo Workflow tùy chỉnh.
Quản lý thành viên và quyền truy cập.
Phân tích hiệu quả sử dụng Slack.
8. Ví dụ cụ thể về cách sử dụng Slack trong các tình huống khác nhau:
Quản lý dự án.
Hỗ trợ khách hàng.
Giao tiếp nội bộ.
Tổ chức sự kiện.
Brainstorming ý tưởng.
9. Những lỗi thường gặp và cách khắc phục:
Quá tải thông tin.
Thông tin bị trôi mất.
Giao tiếp không hiệu quả.
Vấn đề về bảo mật.
10.
Kết luận:
Tóm tắt các lợi ích của việc sử dụng Slack.
Lời khuyên để sử dụng Slack hiệu quả nhất.
1. Giới thiệu về Slack
Slack là gì?
Slack là một nền tảng giao tiếp và cộng tác nhóm dựa trên đám mây, được thiết kế để thay thế email trong công việc. Nó cung cấp các kênh (channels) để tổ chức cuộc trò chuyện theo chủ đề, dự án, nhóm hoặc bất kỳ điều gì khác. Slack cũng cho phép nhắn tin trực tiếp (direct messages) giữa các thành viên, chia sẻ tệp, tích hợp với các ứng dụng khác và nhiều hơn nữa.
Tại sao nên sử dụng Slack để phối hợp nhóm?
Giao tiếp hiệu quả hơn:
Thay vì email dài dòng, Slack cho phép giao tiếp nhanh chóng và trực tiếp.
Tổ chức tốt hơn:
Channels giúp bạn dễ dàng theo dõi các cuộc trò chuyện liên quan đến một chủ đề cụ thể.
Tăng tính minh bạch:
Mọi người có thể dễ dàng truy cập và tham gia vào các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc của họ.
Cải thiện sự cộng tác:
Slack tích hợp với nhiều công cụ cộng tác khác, giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu, thảo luận và đưa ra quyết định.
Tiết kiệm thời gian:
Slack giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng, tự động hóa các tác vụ và giảm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Xây dựng văn hóa đội nhóm:
Slack tạo ra một không gian chung để các thành viên có thể giao tiếp, chia sẻ thông tin và xây dựng mối quan hệ.
Các tính năng chính của Slack:
Channels (Kênh):
Không gian làm việc chung cho các cuộc trò chuyện theo chủ đề.
Direct Messages (Tin nhắn trực tiếp):
Giao tiếp riêng tư giữa các thành viên.
Threads (Luồng):
Tổ chức thảo luận chi tiết trong kênh.
Search (Tìm kiếm):
Tìm kiếm tin nhắn, tệp và kênh.
File Sharing (Chia sẻ tệp):
Chia sẻ tài liệu và hình ảnh.
Integrations (Tích hợp):
Kết nối với các ứng dụng khác.
Apps & Bots (Ứng dụng & Bot):
Tự động hóa tác vụ và mở rộng chức năng.
Voice & Video Calls (Cuộc gọi thoại & video):
Giao tiếp trực tiếp.
Slack Canvas:
Tạo tài liệu cộng tác trực tiếp trên Slack
Workflow Builder:
Tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại.
2. Bắt đầu với Slack
Tạo Workspace Slack:
1. Truy cập trang web của Slack: [https://slack.com/](https://slack.com/)
2. Nhấp vào nút “Get Started”.
3. Nhập địa chỉ email của bạn và nhấp vào “Next”.
4. Slack sẽ gửi một mã xác minh đến email của bạn. Nhập mã này và nhấp vào “Next”.
5. Chọn “Create a new workspace”.
6. Nhập tên công ty hoặc nhóm của bạn và nhấp vào “Next”.
7. Nhập tên cho workspace của bạn (ví dụ: “Marketing Team”) và nhấp vào “Next”.
8. Slack sẽ hướng dẫn bạn mời các thành viên khác vào workspace của bạn. Bạn có thể nhập địa chỉ email của họ hoặc chia sẻ một liên kết mời.
9. Hoàn tất quá trình thiết lập.
Tham gia Workspace Slack hiện có:
1. Bạn sẽ nhận được một lời mời tham gia Slack workspace qua email hoặc từ một thành viên khác.
2. Nhấp vào liên kết trong email hoặc lời mời.
3. Bạn sẽ được chuyển hướng đến trang đăng ký Slack.
4. Nhập tên và mật khẩu của bạn, hoặc sử dụng tài khoản Google/Apple của bạn.
5. Chấp nhận lời mời và bạn sẽ được đưa vào Slack workspace.
Cài đặt và tùy chỉnh hồ sơ:
1. Nhấp vào ảnh đại diện của bạn ở góc trên bên phải của màn hình.
2. Chọn “Profile”.
3. Bạn có thể chỉnh sửa:
Full name (Tên đầy đủ):
Tên hiển thị của bạn trên Slack.
Display name (Tên hiển thị):
Tên bạn muốn mọi người gọi bạn (có thể khác với tên đầy đủ).
Title (Chức danh):
Chức vụ công việc của bạn.
What do you do? (Bạn làm gì?):
Mô tả ngắn gọn về công việc của bạn.
Pronouns (Đại từ):
Đại từ nhân xưng bạn muốn mọi người sử dụng để gọi bạn.
Time zone (Múi giờ):
Múi giờ của bạn.
Set a status (Đặt trạng thái):
Cho mọi người biết bạn đang làm gì (ví dụ: “Đang họp”, “Không làm phiền”, “Làm việc từ xa”).
Profile photo (Ảnh đại diện):
Tải lên ảnh đại diện của bạn.
Việc tùy chỉnh hồ sơ giúp mọi người dễ dàng nhận biết bạn và hiểu rõ hơn về vai trò của bạn trong nhóm.
Điều hướng giao diện Slack:
Left Sidebar (Thanh bên trái):
Channels:
Danh sách tất cả các kênh mà bạn đã tham gia.
Direct Messages:
Danh sách các cuộc trò chuyện riêng tư của bạn.
Apps:
Danh sách các ứng dụng đã được tích hợp vào Slack workspace.
More:
Các tùy chọn khác, như “Threads”, “Mentions & reactions”, “Drafts”, “Files”, “Canvas” và “People”.
Main Panel (Bảng điều khiển chính):
Hiển thị nội dung của kênh hoặc tin nhắn trực tiếp mà bạn đang xem.
Top Bar (Thanh trên cùng):
Search Bar (Thanh tìm kiếm):
Tìm kiếm tin nhắn, tệp và kênh.
Help Menu (Menu trợ giúp):
Truy cập tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ của Slack.
Profile Menu (Menu hồ sơ):
Chỉnh sửa hồ sơ, cài đặt thông báo và các tùy chọn khác.
3. Giao tiếp hiệu quả trên Slack
Channels (Kênh): Tạo, quản lý và sử dụng.
Tạo kênh:
1. Nhấp vào dấu “+” bên cạnh “Channels” ở thanh bên trái.
2. Chọn “Create a channel”.
3. Nhập tên kênh (ví dụ: project-alpha, general, marketing).
Lưu ý:
Tên kênh nên ngắn gọn, dễ hiểu và liên quan đến chủ đề của kênh. Sử dụng dấu gạch ngang (-) để phân tách các từ.
4. Thêm mô tả kênh (ví dụ: “Kênh này dành cho các cuộc thảo luận về dự án Alpha.”). Mô tả giúp mọi người hiểu mục đích của kênh.
5. Chọn loại kênh:
Public channel (Kênh công khai):
Tất cả các thành viên trong workspace đều có thể tham gia.
Private channel (Kênh riêng tư):
Chỉ những người được mời mới có thể tham gia.
6. Nhấp vào “Create”.
7. Mời các thành viên liên quan vào kênh.
Quản lý kênh:
Add/Remove members (Thêm/Xóa thành viên):
Mời hoặc loại bỏ thành viên khỏi kênh.
Edit channel details (Chỉnh sửa chi tiết kênh):
Thay đổi tên, mô tả hoặc loại kênh.
Set channel topic (Đặt chủ đề kênh):
Hiển thị một dòng chủ đề ngắn gọn ở đầu kênh.
Manage channel permissions (Quản lý quyền của kênh):
Quyết định ai có thể đăng bài, thêm thành viên, v.v. (chỉ dành cho chủ sở hữu và quản trị viên).
Sử dụng kênh hiệu quả:
Choose the right channel (Chọn đúng kênh):
Đăng tin nhắn vào kênh phù hợp nhất để đảm bảo đúng người nhận được thông tin.
Use clear and concise language (Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn):
Viết tin nhắn dễ hiểu và tránh sử dụng biệt ngữ hoặc thuật ngữ chuyên môn mà người khác có thể không hiểu.
Use threads to organize conversations (Sử dụng luồng để tổ chức cuộc trò chuyện):
Nếu bạn muốn thảo luận chi tiết về một chủ đề cụ thể, hãy bắt đầu một luồng trong kênh.
Be mindful of the channels purpose (Lưu ý đến mục đích của kênh):
Tránh đăng những tin nhắn không liên quan đến chủ đề của kênh.
Respect the channels guidelines (Tôn trọng hướng dẫn của kênh):
Nếu kênh có bất kỳ quy tắc hoặc hướng dẫn nào, hãy tuân thủ chúng.
Direct Messages (Tin nhắn trực tiếp): Gửi và nhận tin nhắn.
Gửi tin nhắn trực tiếp:
1. Nhấp vào tên của người bạn muốn nhắn tin ở thanh bên trái (trong phần “Direct Messages”).
2. Nếu bạn chưa có cuộc trò chuyện với người đó, hãy nhấp vào biểu tượng “+” bên cạnh “Direct Messages” và tìm kiếm tên của họ.
3. Nhập tin nhắn của bạn vào ô soạn thảo và nhấn Enter để gửi.
Sử dụng tin nhắn trực tiếp hiệu quả:
For private or sensitive information (Dành cho thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm):
Sử dụng tin nhắn trực tiếp khi bạn cần thảo luận về thông tin không phù hợp để chia sẻ công khai trên kênh.
For quick questions or updates (Dành cho các câu hỏi hoặc cập nhật nhanh):
Sử dụng tin nhắn trực tiếp khi bạn cần một câu trả lời nhanh chóng hoặc muốn cập nhật thông tin cho một người cụ thể.
To avoid cluttering channels (Để tránh làm lộn xộn các kênh):
Sử dụng tin nhắn trực tiếp khi bạn muốn thảo luận về một chủ đề không liên quan đến chủ đề của bất kỳ kênh nào.
Respect the recipients time (Tôn trọng thời gian của người nhận):
Tránh gửi tin nhắn quá dài hoặc yêu cầu quá nhiều thời gian của người nhận.
Threads (Luồng): Tổ chức thảo luận trong kênh.
Bắt đầu một luồng:
1. Di chuột qua một tin nhắn trong kênh.
2. Nhấp vào biểu tượng “Reply in thread” (biểu tượng bong bóng thoại).
3. Nhập tin nhắn trả lời của bạn vào ô soạn thảo và nhấn Enter.
Tham gia một luồng:
1. Nhấp vào tin nhắn gốc của luồng.
2. Nhập tin nhắn trả lời của bạn vào ô soạn thảo và nhấn Enter.
Tại sao nên sử dụng luồng:
Keep channels organized (Giữ cho các kênh được tổ chức):
Luồng giúp bạn giữ cho các kênh sạch sẽ và dễ theo dõi bằng cách di chuyển các cuộc thảo luận chi tiết ra khỏi kênh chính.
Focus conversations (Tập trung cuộc trò chuyện):
Luồng giúp mọi người tập trung vào một chủ đề cụ thể và tránh làm gián đoạn các cuộc trò chuyện khác.
Track related messages (Theo dõi các tin nhắn liên quan):
Luồng giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các tin nhắn liên quan đến một chủ đề cụ thể.
**Sử dụng Reactions (Phản ứng) để vote hoặc đồng ý một cách nhanh chóng.
Mentions (Đề cập): Gọi sự chú ý của người khác.
Đề cập đến một người:
Gõ “@” theo sau là tên người dùng của họ (ví dụ: @john.doe). Người được đề cập sẽ nhận được một thông báo.
Đề cập đến một kênh:
Gõ “@channel” để thông báo cho tất cả các thành viên trong kênh.
Lưu ý:
Hãy sử dụng “@channel” một cách thận trọng, vì nó có thể làm phiền những người không liên quan. Sử dụng “@here” để thông báo cho những người đang online trong kênh.
Đề cập đến một nhóm người:
Nếu bạn có một nhóm người cụ thể cần thông báo (ví dụ: “đội ngũ thiết kế”), bạn có thể tạo một user group và đề cập đến nhóm đó (ví dụ: @design-team).
Reactions (Phản ứng): Thể hiện cảm xúc và thu thập phản hồi.
Thêm phản ứng:
Di chuột qua một tin nhắn và nhấp vào biểu tượng “Add reaction” (biểu tượng mặt cười). Chọn một emoji từ danh sách hoặc tìm kiếm một emoji cụ thể.
Sử dụng phản ứng để:
Acknowledge a message (Xác nhận một tin nhắn):
Sử dụng emoji “✅” hoặc “????” để cho người gửi biết bạn đã đọc tin nhắn của họ.
Vote on an idea (Bỏ phiếu cho một ý tưởng):
Sử dụng các emoji khác nhau để đại diện cho các lựa chọn khác nhau.
Show appreciation (Thể hiện sự đánh giá cao):
Sử dụng emoji “????” hoặc “????” để chúc mừng hoặc cảm ơn ai đó.
Quickly respond to a question (Nhanh chóng trả lời một câu hỏi):
Sử dụng emoji “yes” hoặc “no” để trả lời một câu hỏi có/không.
Emoji và GIF: Sử dụng để tăng tính tương tác.
Sử dụng emoji:
Nhấp vào biểu tượng mặt cười trong ô soạn thảo để chọn emoji. Bạn cũng có thể gõ “:” theo sau là tên emoji (ví dụ: “:smile:”).
Sử dụng GIF:
Nhấp vào biểu tượng GIF trong ô soạn thảo để tìm kiếm và chèn GIF từ Giphy.
Định dạng tin nhắn: Sử dụng Markdown để làm nổi bật.
Bold (In đậm):
`*text*` hoặc `
text
`
Italic (In nghiêng):
`_text_` hoặc `_text_`
Strikethrough (Gạch ngang):
`~text~`
Code (Mã):
“ `text` “ (inline code) hoặc “`text“` (code block)
Quote (Trích dẫn):
`> text` (single line) hoặc “`text“` (multi-line)
Bulleted list (Danh sách không thứ tự):
`text` hoặc `- text`
Numbered list (Danh sách có thứ tự):
`1. text`
Link (Liên kết):
`
4. Quản lý thông báo và ưu tiên
Tùy chỉnh thông báo: Điều chỉnh để tránh quá tải thông tin.
Notification preferences (Tùy chọn thông báo):
1. Nhấp vào ảnh đại diện của bạn ở góc trên bên phải của màn hình.
2. Chọn “Preferences”.
3. Chọn “Notifications”.
4. Bạn có thể tùy chỉnh thông báo cho:
All messages (Tất cả tin nhắn):
Nhận thông báo cho tất cả các tin nhắn trong các kênh mà bạn đã tham gia.
Direct messages, mentions & keywords (Tin nhắn trực tiếp, đề cập & từ khóa):
Chỉ nhận thông báo cho tin nhắn trực tiếp, đề cập đến bạn hoặc chứa các từ khóa cụ thể.
Nothing (Không có gì):
Tắt tất cả thông báo.
Channel-specific notifications (Thông báo cụ thể cho kênh):
1. Nhấp vào tên kênh ở thanh bên trái.
2. Nhấp vào biểu tượng “…” ở góc trên bên phải của kênh.
3. Chọn “Mute channel” để tắt tất cả thông báo cho kênh đó.
4. Chọn “Change notifications” để tùy chỉnh thông báo cho kênh đó (ví dụ: chỉ nhận thông báo khi bạn được đề cập).
Keyword notifications (Thông báo từ khóa):
Bạn có thể thiết lập thông báo cho các từ khóa cụ thể. Khi một tin nhắn chứa một trong các từ khóa này, bạn sẽ nhận được một thông báo. Điều này đặc biệt hữu ích để theo dõi các cuộc trò chuyện về các dự án hoặc chủ đề quan trọng đối với bạn.
Sử dụng tính năng “Do Not Disturb” (Không làm phiền).
Set a schedule (Đặt lịch):
Bạn có thể đặt lịch “Do Not Disturb” để tự động tắt thông báo vào một thời gian cụ thể mỗi ngày (ví dụ: từ 10 giờ tối đến 7 giờ sáng).
Temporarily pause notifications (Tạm dừng thông báo):
Bạn có thể tạm dừng thông báo trong một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: trong 30 phút, 1 giờ hoặc cho đến ngày mai).
Manually enable “Do Not Disturb” (Bật thủ công “Không làm phiền”):
Bạn có thể bật “Do Not Disturb” bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào ảnh đại diện của bạn và chọn “Pause notifications”.
Đánh dấu tin nhắn là quan trọng.
Slack không có tính năng đánh dấu tin nhắn trực tiếp là quan trọng, nhưng bạn có thể sử dụng các phương pháp sau:
Pin the message (Ghim tin nhắn):
Ghim tin nhắn vào kênh để nó luôn hiển thị ở đầu kênh.
Use mentions (Sử dụng đề cập):
Đề cập đến những người cần chú ý đến tin nhắn.
Add a reaction (Thêm phản ứng):
Sử dụng một emoji nổi bật (ví dụ: “????”) để thu hút sự chú ý đến tin nhắn.
Start a thread with “IMPORTANT” in the title (Bắt đầu một luồng với “QUAN TRỌNG” trong tiêu đề):
Điều này giúp mọi người dễ dàng nhận biết các cuộc thảo luận quan trọng.
Pin tin nhắn quan trọng vào kênh.
1. Di chuột qua tin nhắn bạn muốn ghim.
2. Nhấp vào biểu tượng “…” ở góc trên bên phải của tin nhắn.
3. Chọn “Pin to channel”.
4. Để xem các tin nhắn đã ghim, hãy nhấp vào biểu tượng “Pin” ở góc trên bên phải của kênh.
Sử dụng Reminders (Lời nhắc).
Set a reminder for yourself (Đặt lời nhắc cho bản thân):
`/remind me to [task] [when]` (ví dụ: `/remind me to check the reports tomorrow at 9am`).
Set a reminder for someone else (Đặt lời nhắc cho người khác):
`/remind @[username] to [task] [when]` (ví dụ: `/remind @john.doe to submit the proposal by Friday`).
Set a reminder for a channel (Đặt lời nhắc cho một kênh):
`/remind [channel] to [task] [when]` (ví dụ: `/remind marketing to review the campaign performance next week`).
5. Chia sẻ và cộng tác trên tài liệu
Tích hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
1. Nhấp vào “Apps” ở thanh bên trái.
2. Tìm kiếm ứng dụng lưu trữ đám mây bạn muốn tích hợp (ví dụ: “Google Drive”).
3. Nhấp vào “Add”.
4. Làm theo hướng dẫn để kết nối tài khoản của bạn.
Sau khi tích hợp, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp từ dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn trực tiếp trên Slack. Khi bạn chia sẻ một tệp, Slack sẽ tự động tạo một liên kết có thể xem được cho những người trong kênh hoặc tin nhắn trực tiếp.
Chia sẻ file trực tiếp trên Slack.
1. Nhấp vào biểu tượng “+” trong ô soạn thảo.
2. Chọn “Upload from your computer”.
3. Chọn tệp bạn muốn chia sẻ.
4. Thêm mô tả cho tệp (tùy chọn).
5. Nhấp vào “Send”.
Sử dụng Slack Canvas cho tài liệu cộng tác.
Slack Canvas là một tính năng cho phép bạn tạo và chia sẻ tài liệu cộng tác trực tiếp trên Slack. Bạn có thể sử dụng Canvas để ghi chú cuộc họp, lập kế hoạch dự án, tạo tài liệu đào tạo và hơn thế nữa.
Create a canvas:
1. Click on “Canvas” in the left sidebar.
2. Click on “New canvas” or “Start with a template”.
Share a canvas:
1. Open the canvas.
2. Click on “Share” in the top right corner.
3. Choose the channel or people you want to share the canvas with.
4. Set permissions (view only, can edit).
Tạo và chia sẻ Snippets (Đoạn mã).
Snippets cho phép bạn chia sẻ các đoạn mã, cấu hình hoặc văn bản dài một cách dễ dàng và có định dạng.
1. Nhấp vào biểu tượng “+” trong ô soạn thảo.
2. Chọn “Create a snippet”.
3. Chọn ngôn ngữ của đoạn mã (ví dụ: JavaScript, Python, HTML).
4. Nhập hoặc dán đoạn mã của bạn.
5. Thêm tiêu đề và mô tả (tùy chọn).
6. Nhấp vào “Create Snippet”.
6. Tự động hóa và tích hợp với các công cụ khác
Tìm hiểu về Slack Apps và Bot.
Slack Apps và Bot là các ứng dụng của bên thứ ba có thể được tích hợp vào Slack để mở rộng chức năng của nó. Có hàng ngàn ứng dụng và bot khác nhau có sẵn, bao gồm các ứng dụng để quản lý dự án, tự động hóa tác vụ, cải thiện năng suất và hơn thế nữa.
Browse the Slack App Directory:
Nhấp vào “Apps” ở thanh bên trái và khám phá các ứng dụng có sẵn.
Install apps and bots:
Nhấp vào “Add” trên trang ứng dụng để cài đặt nó vào workspace của bạn.
Configure apps and bots:
Sau khi cài đặt, bạn có thể cần cấu hình ứng dụng hoặc bot để nó hoạt động như mong muốn.
Tích hợp với công cụ quản lý dự án (Asana, Trello, Jira).
Việc tích hợp Slack với công cụ quản lý dự án của bạn cho phép bạn:
Nhận thông báo về các nhiệm vụ mới, nhiệm vụ đã hoàn thành và các cập nhật dự án khác.
Tạo nhiệm vụ mới trực tiếp từ Slack.
Cập nhật trạng thái nhiệm vụ từ Slack.
Chia sẻ thông tin dự án với các thành viên trong nhóm.
Tích hợp với công cụ họp trực tuyến (Zoom, Google Meet).
Việc tích hợp Slack với công cụ họp trực tuyến của bạn cho phép bạn:
Bắt đầu cuộc họp trực tuyến trực tiếp từ Slack.
Chia sẻ liên kết cuộc họp với các thành viên trong nhóm.
Nhận thông báo khi cuộc họp bắt đầu.
Sử dụng Webhooks và API để tùy chỉnh tích hợp.
Webhooks và API cho phép bạn tạo các tích hợp tùy chỉnh giữa Slack và các ứng dụng khác. Điều này cho phép bạn tự động hóa các tác vụ, chia sẻ dữ liệu và tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh.
Incoming Webhooks:
Cho phép bạn gửi tin nhắn đến Slack từ một ứng dụng khác.
Outgoing Webhooks:
Cho phép bạn gửi dữ liệu từ Slack đến một ứng dụng khác khi một sự kiện cụ thể xảy ra (ví dụ: khi một tin nhắn được đăng vào một kênh cụ thể).
Slack API:
Cung cấp một tập hợp các điểm cuối cho phép bạn tương tác với Slack программно.
7. Mẹo và thủ thuật nâng cao
Tìm kiếm hiệu quả trên Slack.
Use keywords (Sử dụng từ khóa):
Sử dụng các từ khóa cụ thể để tìm kiếm thông tin bạn cần.
Use search modifiers (Sử dụng bộ điều chỉnh tìm kiếm):
`from:[username]`: Tìm kiếm tin nhắn từ một người dùng cụ thể.
`in:[channel name]`: Tìm kiếm tin nhắn trong một kênh cụ thể.
`before:[date]`: Tìm kiếm tin nhắn trước một ngày cụ thể.
`after:[date]`: Tìm kiếm tin nhắn sau một ngày cụ thể.
`on:[date]`: Tìm kiếm tin nhắn vào một ngày cụ thể.
Use quotes (Sử dụng dấu ngoặc kép):
Tìm kiếm một cụm từ chính xác (ví dụ: `”project alpha”`).
Sử dụng Slack Commands (Lệnh Slack) để tiết kiệm thời gian.
Slack Commands là các lệnh bạn có thể gõ vào ô soạn thảo để thực hiện các tác vụ khác nhau. Dưới đây là một số lệnh hữu ích:
`/mute`: Tắt tiếng kênh hiện tại.
`/dnd [time]`: Bật “Do Not Disturb” trong một khoảng thời gian cụ thể.
`/remind`: Đặt lời nhắc (xem phần 4).
`/call`: Bắt đầu cuộc gọi thoại hoặc video.
`/invite @[username]`: Mời một người dùng vào kênh hiện tại.
`/leave`: Rời khỏi kênh hiện tại.
`/shrug`: Thêm biểu tượng ¯\_(ツ)_/¯ vào tin nhắn của bạn.
`/giphy [search term]`: Tìm kiếm và chèn GIF từ Giphy.
Tạo Workflow tùy chỉnh.
Workflow Builder cho phép bạn tự động hóa các quy trình làm việc lặp đi lặp lại. Bạn có thể tạo workflow để:
Chào mừng các thành viên mới vào kênh.
Thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm.
Tạo nhiệm vụ trong công cụ quản lý dự án của bạn.
Gửi thông báo đến các ứng dụng khác.
Quản lý thành viên và quyền truy cập.
Add/Remove members (Thêm/Xóa thành viên):
Chỉ chủ sở hữu và quản trị viên có thể thêm hoặc xóa thành viên khỏi workspace.
Assign roles (Chỉ định vai trò):
Bạn có thể chỉ định các vai trò khác nhau cho các thành viên (ví dụ: owner, admin, member, guest). Mỗi vai trò có các quyền truy cập khác nhau.
Manage channel permissions (Quản lý quyền của kênh):
Bạn có thể kiểm soát ai có thể đăng bài, thêm thành viên và quản lý kênh.
Phân tích hiệu quả sử dụng Slack.
Slack cung cấp các báo cáo và phân tích cho phép bạn theo dõi cách nhóm của bạn đang sử dụng Slack. Bạn có thể sử dụng các báo cáo này để:
Xác định các kênh và ứng dụng được sử dụng nhiều nhất.
Theo dõi mức độ tương tác của các thành viên trong nhóm.
Xác định các lĩnh vực có thể cải thiện hiệu quả sử dụng Slack.
8. Ví dụ cụ thể về cách sử dụng Slack trong các tình huống khác nhau
Quản lý dự án:
Tạo kênh riêng cho mỗi dự án (ví dụ: project-alpha).
Sử dụng kênh để thảo luận về tiến độ dự án, chia sẻ tài liệu và phối hợp các nhiệm vụ.
Tích hợp Slack với công cụ quản lý dự án của bạn (ví dụ: Asana, Trello, Jira) để nhận thông báo và tạo nhiệm vụ trực tiếp từ Slack.
Sử dụng luồng để tổ chức các cuộc thảo luận chi tiết về các khía cạnh cụ thể của dự án.
Sử dụng Slack Canvas để lập kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ.
Hỗ trợ khách hàng:
Tích hợp Slack với phần mềm hỗ trợ khách hàng của bạn (ví dụ: Zendesk, Salesforce Service Cloud) để nhận thông báo về các yêu cầu hỗ trợ mới.
Tạo kênh riêng cho mỗi vấn đề hỗ trợ (ví dụ: support-ticket-123).
Sử dụng kênh để giao tiếp với khách hàng và giải quyết vấn đề của họ.
Sử dụng bot để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, như trả lời các câu hỏi thường gặp.
Sử dụng emoji để thể hiện sự đồng cảm và chuyên nghiệp.
Giao tiếp nội bộ:
Tạo kênh general cho các thông báo chung của công ty.
Tạo kênh announcements cho các thông báo quan trọng.
Tạo kênh watercooler cho các cuộc trò chuyện phi chính thức.
Tạo kênh riêng cho mỗi bộ phận hoặc nhóm (ví dụ: marketing, engineering, sales).
Sử dụng Slack để chia sẻ tin tức, cập nhật thông tin và xây dựng văn hóa đội nhóm.
Tổ chức sự kiện:
Tạo kênh cho sự kiện (ví dụ: company-retreat-2024).
Sử dụng kênh để chia sẻ thông tin về sự kiện, trả lời câu hỏi và phối hợp các hoạt động.
Tạo thăm dò ý kiến để thu thập phản hồi từ những người tham dự.
Chia sẻ ảnh và video từ sự kiện trên kênh.
Brainstorming ý tưởng:
Tạo kênh để brainstorm ý tưởng (ví dụ: brainstorming-new-product).
Sử dụng kênh để chia sẻ ý tưởng, thảo luận về ưu và nhược điểm, và bỏ phiếu cho các ý tưởng tốt nhất.
Sử dụng Slack Canvas để ghi lại các ý tưởng và kết quả của buổi brainstorming.
9. Những lỗi thường gặp và cách khắc phục
Quá tải thông tin:
Solution:
Tùy chỉnh thông báo, sử dụng tính năng “Do Not Disturb”, rời khỏi các kênh không liên quan và sử dụng Threads để tổ chức cuộc trò chuyện.
Thông tin bị trôi mất:
Solution:
Sử dụng tính năng tìm kiếm, ghim tin nhắn quan trọng vào kênh và sử dụng Slack Canvas để ghi lại thông tin quan trọng.
Giao tiếp không hiệu quả:
Solution:
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn, chọn đúng kênh để đăng tin nhắn, sử dụng đề cập để gọi sự chú ý của người khác, sử dụng emoji và GIF để tăng tính tương tác và tôn trọng thời gian của người khác.
Vấn đề về bảo mật:
Solution:
Sử dụng xác thực hai yếu tố, quản lý quyền truy cập của các thành viên, tuân thủ các chính sách bảo mật của công ty và không chia sẻ thông tin nhạy cảm trên Slack nếu không cần thiết.
10. Kết luận
Tóm tắt các lợi ích của việc sử dụng Slack:
Giao tiếp hiệu quả hơn.
Tổ chức tốt hơn.
Tăng tính minh bạch.
Cải thiện sự cộng tác.
Tiết kiệm thời gian.
Xây dựng văn hóa đội nhóm.
Lời khuyên để sử dụng Slack hiệu quả nhất:
Xác định mục tiêu của việc sử dụng Slack.
Thiết lập các quy tắc và hướng dẫn sử dụng Slack.
Đào tạo các thành viên trong nhóm về cách sử dụng Slack hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng Slack.
Liên tục điều chỉnh và cải thiện cách bạn sử dụng Slack.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ