Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng phần mềm kế toán Wave cho việc giao khoán, bao gồm cả thiết lập ban đầu, theo dõi thu nhập và chi phí, và tạo báo cáo.
Hướng Dẫn Chi Tiết: Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Wave Cho Giao Khoán
Lời Giới Thiệu
Giao khoán là một hình thức hợp tác phổ biến, đặc biệt trong các lĩnh vực như xây dựng, sản xuất, và dịch vụ. Việc quản lý tài chính và kế toán cho các dự án giao khoán đòi hỏi sự chính xác và minh bạch. Wave là một phần mềm kế toán trực tuyến miễn phí (với một số tính năng nâng cao trả phí) rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân, bao gồm cả những người làm việc theo hình thức giao khoán.
Hướng dẫn này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách sử dụng Wave để quản lý kế toán cho các dự án giao khoán của bạn.
Nội Dung
1. Thiết Lập Tài Khoản Wave và Cấu Hình Ban Đầu
2. Thiết Lập Danh Mục Dịch Vụ/Sản Phẩm Giao Khoán
3. Quản Lý Thu Nhập từ Giao Khoán
4. Quản Lý Chi Phí Liên Quan Đến Giao Khoán
5. Theo Dõi Công Nợ Phải Thu và Phải Trả
6. Quản Lý Ngân Hàng và Đối Chiếu Sao Kê
7. Tạo Báo Cáo Tài Chính
8. Sử Dụng Wave Apps (Ứng Dụng Bổ Trợ) cho Giao Khoán
9. Các Mẹo và Thủ Thuật Khi Sử Dụng Wave cho Giao Khoán
10.
Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Thiết Lập Tài Khoản Wave và Cấu Hình Ban Đầu
Bước 1: Tạo Tài Khoản Wave
Truy cập trang web của Wave: [https://www.waveapps.com/](https://www.waveapps.com/)
Nhấp vào nút “Sign Up” (Đăng Ký) hoặc “Get Started” (Bắt Đầu).
Điền thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn, bao gồm tên, địa chỉ email, và mật khẩu.
Chọn quốc gia nơi bạn kinh doanh.
Chọn loại hình doanh nghiệp của bạn (ví dụ: Freelancer, Sole Proprietorship, LLC).
Chấp nhận các điều khoản dịch vụ và chính sách bảo mật.
Nhấp vào nút “Create Account” (Tạo Tài Khoản).
Xác minh địa chỉ email của bạn bằng cách nhấp vào liên kết trong email xác nhận mà Wave đã gửi.
Bước 2: Cấu Hình Doanh Nghiệp
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thêm thông tin về doanh nghiệp của mình.
Business Name (Tên Doanh Nghiệp):
Nhập tên doanh nghiệp của bạn.
Business Type (Loại Hình Doanh Nghiệp):
Xác nhận hoặc thay đổi nếu cần.
Industry (Ngành Nghề):
Chọn ngành nghề phù hợp với hoạt động giao khoán của bạn (ví dụ: Construction, Manufacturing, Services).
Currency (Tiền Tệ):
Chọn đơn vị tiền tệ mà bạn sử dụng (ví dụ: VND).
Fiscal Year Start (Năm Tài Chính Bắt Đầu):
Chọn tháng mà năm tài chính của bạn bắt đầu.
Business Address (Địa Chỉ Doanh Nghiệp):
Nhập địa chỉ doanh nghiệp của bạn.
Bước 3: Kết Nối Ngân Hàng (Tùy Chọn)
Wave cho phép bạn kết nối trực tiếp với tài khoản ngân hàng của mình để tự động nhập các giao dịch.
Để kết nối ngân hàng, hãy nhấp vào “Connect to Bank” (Kết Nối Ngân Hàng) trên trang tổng quan (Dashboard).
Tìm kiếm tên ngân hàng của bạn và làm theo hướng dẫn để đăng nhập vào tài khoản ngân hàng của bạn thông qua Wave.
Lưu ý: Bạn có thể bỏ qua bước này nếu bạn muốn nhập giao dịch thủ công.
Bước 4: Tùy Chỉnh Biểu Đồ Tài Khoản (Chart of Accounts)
Biểu đồ tài khoản là danh sách các tài khoản kế toán mà bạn sử dụng để phân loại các giao dịch tài chính của mình.
Wave cung cấp một biểu đồ tài khoản mặc định, nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của bạn.
Để tùy chỉnh biểu đồ tài khoản, hãy vào “Accounting” (Kế Toán) > “Chart of Accounts” (Biểu Đồ Tài Khoản).
Bạn có thể thêm tài khoản mới, chỉnh sửa tài khoản hiện có, hoặc xóa tài khoản không cần thiết.
Các Tài Khoản Quan Trọng cho Giao Khoán:
Income (Doanh Thu):
Services (Dịch Vụ)
Sales of Products (Bán Sản Phẩm)
Other Income (Doanh Thu Khác)
Cost of Goods Sold (Giá Vốn Hàng Bán):
(Nếu bạn bán sản phẩm)
Materials (Vật Tư)
Subcontractor Costs (Chi Phí Thuê Ngoài)
Expenses (Chi Phí):
Rent (Thuê)
Utilities (Điện, Nước)
Supplies (Văn Phòng Phẩm)
Travel (Đi Lại)
Marketing (Tiếp Thị)
Legal & Professional Fees (Phí Pháp Lý & Chuyên Môn)
Depreciation (Khấu Hao) (Nếu có tài sản cố định)
2. Thiết Lập Danh Mục Dịch Vụ/Sản Phẩm Giao Khoán
Bước 1: Truy Cập Menu “Products & Services”
Từ trang tổng quan (Dashboard), nhấp vào “Sales” (Bán Hàng) > “Products & Services” (Sản Phẩm & Dịch Vụ).
Bước 2: Thêm Sản Phẩm/Dịch Vụ Mới
Nhấp vào nút “Add a product or service” (Thêm sản phẩm hoặc dịch vụ).
Name (Tên):
Nhập tên của dịch vụ hoặc sản phẩm giao khoán (ví dụ: “Xây nhà trọn gói”, “Thiết kế nội thất”).
Description (Mô Tả):
Cung cấp mô tả chi tiết về dịch vụ hoặc sản phẩm (ví dụ: “Xây dựng nhà ở dân dụng theo yêu cầu, bao gồm thiết kế, thi công, và hoàn thiện”).
Price (Giá):
Nhập giá bán của dịch vụ hoặc sản phẩm.
Sales Account (Tài Khoản Doanh Thu):
Chọn tài khoản doanh thu mà bạn muốn sử dụng để ghi nhận doanh thu từ dịch vụ hoặc sản phẩm này (ví dụ: “Services”).
Expense Account (Tài Khoản Chi Phí):
(Tùy chọn) Nếu bạn muốn theo dõi chi phí liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ này, hãy chọn tài khoản chi phí phù hợp (ví dụ: “Cost of Goods Sold”). Điều này hữu ích nếu bạn muốn tính giá vốn hàng bán cho các dự án cụ thể.
SKU (Stock Keeping Unit):
(Tùy chọn) Nếu bạn sử dụng mã SKU để quản lý hàng tồn kho, hãy nhập mã SKU cho sản phẩm.
Is this a physical product? (Đây có phải là sản phẩm vật lý không?)
: Chọn “Yes” hoặc “No” tùy thuộc vào loại sản phẩm/dịch vụ.
Nhấp vào nút “Save” (Lưu).
Bước 3: Lặp Lại cho Tất Cả Các Dịch Vụ/Sản Phẩm
Lặp lại quy trình trên cho tất cả các dịch vụ và sản phẩm giao khoán mà bạn cung cấp.
3. Quản Lý Thu Nhập từ Giao Khoán
Bước 1: Tạo Hóa Đơn (Invoice)
Từ trang tổng quan (Dashboard), nhấp vào “Sales” (Bán Hàng) > “Invoices” (Hóa Đơn).
Nhấp vào nút “Create Invoice” (Tạo Hóa Đơn).
Bước 2: Điền Thông Tin Hóa Đơn
Customer (Khách Hàng):
Chọn khách hàng từ danh sách hoặc thêm khách hàng mới.
Để thêm khách hàng mới, nhấp vào “Add a new customer” (Thêm khách hàng mới) và điền thông tin chi tiết (tên, địa chỉ, email, số điện thoại).
Invoice Date (Ngày Hóa Đơn):
Chọn ngày phát hành hóa đơn.
Due Date (Ngày Đến Hạn):
Chọn ngày đến hạn thanh toán.
Product or Service (Sản Phẩm hoặc Dịch Vụ):
Chọn dịch vụ hoặc sản phẩm giao khoán mà bạn đã thiết lập trước đó.
Quantity (Số Lượng):
Nhập số lượng dịch vụ hoặc sản phẩm được cung cấp.
Price (Giá):
Giá sẽ tự động hiển thị dựa trên thông tin bạn đã nhập trong phần “Products & Services”. Bạn có thể điều chỉnh nếu cần.
Description (Mô Tả):
(Tùy chọn) Thêm mô tả chi tiết về dịch vụ hoặc sản phẩm trên hóa đơn.
Discount (Giảm Giá):
(Tùy chọn) Nếu có giảm giá, hãy nhập số tiền hoặc tỷ lệ giảm giá.
Sales Tax (Thuế Bán Hàng):
Nếu bạn phải thu thuế bán hàng, hãy chọn thuế suất phù hợp. (Cần thiết lập thuế bán hàng trước).
Message to Customer (Lời Nhắn cho Khách Hàng):
(Tùy chọn) Thêm lời nhắn cho khách hàng (ví dụ: “Cảm ơn quý khách đã tin tưởng dịch vụ của chúng tôi”).
Bước 3: Lưu và Gửi Hóa Đơn
Nhấp vào nút “Save as Draft” (Lưu Bản Nháp) để lưu hóa đơn và chỉnh sửa sau.
Nhấp vào nút “Save & Send” (Lưu & Gửi) để lưu hóa đơn và gửi email cho khách hàng.
Bạn có thể tùy chỉnh mẫu email trước khi gửi.
Bước 4: Ghi Nhận Thanh Toán
Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, hãy mở hóa đơn đó trong Wave.
Nhấp vào nút “Receive Payment” (Nhận Thanh Toán).
Payment Date (Ngày Thanh Toán):
Chọn ngày nhận thanh toán.
Payment Method (Phương Thức Thanh Toán):
Chọn phương thức thanh toán (ví dụ: Cash, Bank Transfer, Credit Card).
Amount Received (Số Tiền Nhận):
Nhập số tiền đã nhận.
Deposit To (Gửi Vào):
Chọn tài khoản ngân hàng mà bạn đã gửi tiền vào.
Nhấp vào nút “Record Payment” (Ghi Nhận Thanh Toán).
4. Quản Lý Chi Phí Liên Quan Đến Giao Khoán
Bước 1: Thêm Chi Phí (Expense)
Từ trang tổng quan (Dashboard), nhấp vào “Purchases” (Mua Hàng) > “Expenses” (Chi Phí).
Nhấp vào nút “Add Expense” (Thêm Chi Phí).
Bước 2: Điền Thông Tin Chi Phí
Date (Ngày):
Chọn ngày phát sinh chi phí.
Vendor (Nhà Cung Cấp):
Chọn nhà cung cấp từ danh sách hoặc thêm nhà cung cấp mới.
Để thêm nhà cung cấp mới, nhấp vào “Add a new vendor” (Thêm nhà cung cấp mới) và điền thông tin chi tiết (tên, địa chỉ, email, số điện thoại).
Category (Danh Mục):
Chọn danh mục chi phí phù hợp (ví dụ: “Materials”, “Subcontractor Costs”, “Travel”).
Amount (Số Tiền):
Nhập số tiền chi phí.
Description (Mô Tả):
Cung cấp mô tả chi tiết về chi phí (ví dụ: “Mua xi măng và sắt thép cho dự án X”).
Payment Account (Tài Khoản Thanh Toán):
Chọn tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt mà bạn đã thanh toán chi phí.
Attach Receipt (Đính Kèm Hóa Đơn):
(Tùy chọn) Tải lên bản sao hóa đơn hoặc biên lai. Điều này rất quan trọng để lưu trữ chứng từ và đối chiếu sau này.
Is this billable? (Chi phí này có được tính cho khách hàng không?)
: Nếu chi phí này có thể được tính lại cho khách hàng (ví dụ, chi phí đi lại phát sinh để gặp khách hàng), bạn có thể chọn “Yes” và chọn khách hàng liên quan.
Bước 3: Lưu Chi Phí
Nhấp vào nút “Save” (Lưu).
5. Theo Dõi Công Nợ Phải Thu và Phải Trả
Phải Thu (Accounts Receivable):
Wave tự động theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng.
Để xem danh sách các khoản phải thu, hãy vào “Reports” (Báo Cáo) > “Accounts Receivable Aging” (Báo Cáo Tuổi Nợ Phải Thu).
Báo cáo này sẽ hiển thị các hóa đơn chưa thanh toán và thời gian quá hạn của chúng.
Bạn có thể sử dụng báo cáo này để nhắc nhở khách hàng thanh toán.
Phải Trả (Accounts Payable):
Wave cũng tự động theo dõi các hóa đơn bạn chưa thanh toán cho nhà cung cấp.
Để xem danh sách các khoản phải trả, hãy vào “Reports” (Báo Cáo) > “Accounts Payable Aging” (Báo Cáo Tuổi Nợ Phải Trả).
Báo cáo này sẽ hiển thị các hóa đơn chưa thanh toán và thời gian quá hạn của chúng.
Bạn có thể sử dụng báo cáo này để quản lý dòng tiền và thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.
6. Quản Lý Ngân Hàng và Đối Chiếu Sao Kê
Kết Nối Ngân Hàng (Đã Đề Cập ở Phần 1)
Nếu bạn đã kết nối tài khoản ngân hàng của mình với Wave, các giao dịch ngân hàng sẽ tự động được nhập vào Wave.
Nhập Giao Dịch Thủ Công
Nếu bạn không kết nối ngân hàng, bạn có thể nhập giao dịch thủ công.
Vào “Accounting” (Kế Toán) > “Transactions” (Giao Dịch).
Nhấp vào nút “Add Transaction” (Thêm Giao Dịch).
Điền thông tin giao dịch (ngày, mô tả, số tiền, danh mục).
Đối Chiếu Sao Kê Ngân Hàng
Đối chiếu sao kê ngân hàng là quá trình so sánh các giao dịch trong Wave với các giao dịch trên sao kê ngân hàng của bạn để đảm bảo tính chính xác.
Vào “Accounting” (Kế Toán) > “Bank Reconciliation” (Đối Chiếu Ngân Hàng).
Chọn tài khoản ngân hàng bạn muốn đối chiếu.
Nhập số dư cuối kỳ trên sao kê ngân hàng của bạn.
So sánh các giao dịch trong Wave với các giao dịch trên sao kê ngân hàng và đánh dấu các giao dịch khớp nhau.
Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, hãy điều tra và sửa chữa.
7. Tạo Báo Cáo Tài Chính
Wave cung cấp nhiều báo cáo tài chính hữu ích để giúp bạn theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
Để xem báo cáo, hãy vào “Reports” (Báo Cáo).
Các Báo Cáo Quan Trọng:
Profit & Loss Statement (Báo Cáo Lãi Lỗ):
Hiển thị doanh thu, chi phí, và lợi nhuận của bạn trong một khoảng thời gian nhất định.
Balance Sheet (Bảng Cân Đối Kế Toán):
Hiển thị tài sản, nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu của bạn tại một thời điểm nhất định.
Cash Flow Statement (Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ):
Hiển thị dòng tiền vào và dòng tiền ra của bạn trong một khoảng thời gian nhất định.
Sales Tax Report (Báo Cáo Thuế Bán Hàng):
Hiển thị số tiền thuế bán hàng bạn đã thu và phải nộp.
Accounts Receivable Aging (Báo Cáo Tuổi Nợ Phải Thu):
(Đã đề cập ở phần 5)
Accounts Payable Aging (Báo Cáo Tuổi Nợ Phải Trả):
(Đã đề cập ở phần 5)
General Ledger (Sổ Cái):
Hiển thị tất cả các giao dịch tài chính của bạn theo thứ tự thời gian.
Tùy Chỉnh Báo Cáo:
Bạn có thể tùy chỉnh các báo cáo để lọc dữ liệu theo khoảng thời gian, khách hàng, nhà cung cấp, hoặc danh mục.
Bạn cũng có thể xuất báo cáo sang định dạng Excel hoặc PDF.
8. Sử Dụng Wave Apps (Ứng Dụng Bổ Trợ) cho Giao Khoán
Wave cung cấp một số ứng dụng bổ trợ (Wave Apps) có thể giúp bạn quản lý công việc giao khoán hiệu quả hơn.
Để xem các ứng dụng bổ trợ, hãy vào “Apps” (Ứng Dụng).
Một Số Ứng Dụng Hữu Ích:
Payroll by Wave:
Nếu bạn có nhân viên, bạn có thể sử dụng Payroll by Wave để quản lý bảng lương.
Wave Payments:
Cho phép bạn chấp nhận thanh toán trực tuyến từ khách hàng.
Zoho CRM:
Kết nối Wave với Zoho CRM để quản lý khách hàng và bán hàng.
HubSpot CRM:
Tương tự như Zoho CRM, kết nối với HubSpot để quản lý quan hệ khách hàng.
9. Các Mẹo và Thủ Thuật Khi Sử Dụng Wave cho Giao Khoán
Sử Dụng Tính Năng “Projects” (Dự Án):
Mặc dù Wave không có tính năng “Projects” chuyên biệt như một số phần mềm kế toán khác, bạn có thể sử dụng danh mục (Categories) và theo dõi các giao dịch liên quan đến từng dự án cụ thể bằng cách thêm ghi chú vào mỗi giao dịch.
Ví dụ: Tạo một danh mục “Project A – Xây Nhà” và gán tất cả doanh thu và chi phí liên quan đến dự án này vào danh mục đó.
Tạo Hóa Đơn Định Kỳ (Recurring Invoices):
Nếu bạn có các hóa đơn định kỳ cho khách hàng (ví dụ: thanh toán theo giai đoạn của dự án), hãy sử dụng tính năng “Recurring Invoices” để tự động tạo hóa đơn hàng tháng hoặc hàng quý.
Sử Dụng Tính Năng “Tags” (Thẻ):
Sử dụng thẻ để phân loại các giao dịch theo các tiêu chí khác nhau (ví dụ: “Dự án X”, “Chi phí tiếp thị”, “Chi phí đi lại”).
Sao Lưu Dữ Liệu Thường Xuyên:
Mặc dù Wave lưu trữ dữ liệu của bạn trên đám mây, bạn nên sao lưu dữ liệu của mình thường xuyên để đề phòng trường hợp xấu xảy ra.
Bạn có thể xuất dữ liệu của mình sang định dạng CSV hoặc Excel.
Tận Dụng Cộng Đồng Wave:
Wave có một cộng đồng người dùng lớn và tích cực. Bạn có thể tìm kiếm trợ giúp, đặt câu hỏi, và chia sẻ kinh nghiệm của mình trên diễn đàn Wave.
10. Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Wave có miễn phí không?
Có, Wave cung cấp phiên bản miễn phí với nhiều tính năng hữu ích. Tuy nhiên, một số tính năng nâng cao (ví dụ: Payroll by Wave, Wave Payments) yêu cầu trả phí.
Wave có phù hợp với doanh nghiệp lớn không?
Wave phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân. Nếu bạn có một doanh nghiệp lớn với nhiều nhân viên và giao dịch phức tạp, bạn có thể cần một phần mềm kế toán mạnh mẽ hơn.
Tôi có thể sử dụng Wave trên điện thoại di động không?
Có, Wave có ứng dụng di động cho cả iOS và Android.
Làm thế nào để tôi nhận được hỗ trợ từ Wave?
Bạn có thể tìm kiếm trợ giúp trên trang web của Wave hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của Wave qua email hoặc chat.
Kết Luận
Wave là một công cụ kế toán mạnh mẽ và dễ sử dụng, rất phù hợp cho việc quản lý tài chính cho các dự án giao khoán. Bằng cách làm theo hướng dẫn này, bạn có thể thiết lập Wave, theo dõi thu nhập và chi phí, tạo báo cáo tài chính, và quản lý công việc kinh doanh của mình một cách hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!