Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Trello để quản lý dự án khi làm cộng tác viên, tập trung vào các tính năng, mẹo và thủ thuật giúp bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn.
Hướng Dẫn Chi Tiết: Sử Dụng Trello Để Quản Lý Dự Án Hiệu Quả Khi Làm Cộng Tác Viên
Lời Mở Đầu:
Trong thế giới làm việc ngày nay, sự cộng tác là yếu tố then chốt để đạt được thành công trong các dự án. Dù bạn là một freelancer, thành viên của một nhóm từ xa, hay đơn giản là cộng tác với các đồng nghiệp trong một dự án cụ thể, việc quản lý dự án hiệu quả là rất quan trọng. Trello, với giao diện trực quan và dễ sử dụng, là một công cụ tuyệt vời để giúp bạn và nhóm của bạn tổ chức, theo dõi và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về cách sử dụng Trello để quản lý dự án khi làm cộng tác viên, từ việc thiết lập ban đầu đến các mẹo và thủ thuật nâng cao để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Phần 1: Thiết Lập Trello Cho Dự Án Cộng Tác
1. Tạo Tài Khoản Trello:
Nếu bạn chưa có tài khoản Trello, hãy truy cập [https://trello.com/](https://trello.com/) và đăng ký một tài khoản miễn phí.
Bạn có thể sử dụng địa chỉ email, tài khoản Google hoặc tài khoản Microsoft để đăng ký.
Trello cung cấp các gói trả phí với nhiều tính năng nâng cao hơn, nhưng phiên bản miễn phí thường đủ cho các dự án nhỏ và vừa.
2. Tạo Board (Bảng):
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy trang chủ Trello. Để bắt đầu một dự án mới, hãy tạo một “Board” (Bảng).
Nhấp vào nút “Create a new board” (Tạo bảng mới).
Đặt tên cho board của bạn (ví dụ: “Dự án Phát triển Website,” “Chiến dịch Marketing Tháng 9”).
Chọn “Workspace” (Không gian làm việc) mà bạn muốn board thuộc về. Workspace là nơi bạn có thể nhóm các board liên quan lại với nhau. Nếu bạn chưa có Workspace, bạn có thể tạo một cái mới.
Chọn chế độ “Visibility” (Hiển thị). Bạn có thể chọn giữa:
Private:
Chỉ những thành viên bạn mời mới có thể xem board.
Workspace:
Tất cả thành viên trong Workspace có thể xem board.
Public:
Bất kỳ ai trên internet đều có thể xem board (thường không nên dùng cho các dự án bảo mật).
Nhấp vào “Create” (Tạo).
3. Tạo Lists (Danh Sách):
Lists là các cột trên board của bạn, đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc.
Các lists phổ biến bao gồm:
To Do:
Các công việc cần thực hiện.
In Progress:
Các công việc đang được thực hiện.
Review:
Các công việc cần được xem xét.
Done:
Các công việc đã hoàn thành.
Để tạo một list, hãy nhấp vào “Add a list” (Thêm danh sách) ở bên phải của board.
Đặt tên cho list và nhấn Enter.
Bạn có thể tạo bao nhiêu list tùy thích và sắp xếp chúng bằng cách kéo và thả.
4. Tạo Cards (Thẻ):
Cards là các công việc riêng lẻ được đặt trong các lists.
Để tạo một card, hãy nhấp vào “Add a card” (Thêm thẻ) dưới một list.
Đặt tên cho card (ví dụ: “Thiết kế trang chủ,” “Viết bài blog về SEO”).
Nhấn Enter để tạo card.
5. Mời Thành Viên:
Để mời các cộng tác viên tham gia board của bạn, hãy nhấp vào nút “Share” (Chia sẻ) ở góc trên bên phải của board.
Nhập địa chỉ email của họ và chọn quyền truy cập (thường là “Normal”).
Bạn cũng có thể tạo một liên kết mời để chia sẻ với những người khác.
Phần 2: Sử Dụng Các Tính Năng Của Trello Để Cộng Tác Hiệu Quả
1. Gán Thành Viên Vào Cards:
Mở một card bằng cách nhấp vào nó.
Ở phía bên phải của card, bạn sẽ thấy phần “Members” (Thành viên).
Nhấp vào “Members” và chọn thành viên bạn muốn gán cho card này.
Khi một thành viên được gán cho một card, họ sẽ nhận được thông báo khi có thay đổi hoặc cập nhật liên quan đến card đó.
2. Sử Dụng Checklists:
Checklists giúp bạn chia nhỏ các công việc lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Trong một card, nhấp vào “Checklist” ở phía bên phải.
Đặt tên cho checklist (ví dụ: “Các bước thiết kế trang chủ”).
Thêm các mục vào checklist bằng cách nhập chúng và nhấn Enter.
Bạn có thể đánh dấu các mục đã hoàn thành trong checklist để theo dõi tiến độ.
3. Đặt Due Dates (Ngày Đến Hạn):
Đặt ngày đến hạn cho các card giúp bạn và nhóm của bạn ưu tiên công việc và đảm bảo rằng mọi thứ được hoàn thành đúng thời hạn.
Trong một card, nhấp vào “Due Date” (Ngày đến hạn) ở phía bên phải.
Chọn ngày và giờ đến hạn.
Bạn có thể đặt lời nhắc (reminders) để nhận thông báo trước khi ngày đến hạn.
4. Thêm Attachments (Tệp Đính Kèm):
Bạn có thể đính kèm các tệp (ví dụ: tài liệu, hình ảnh, video) vào các card để cung cấp thêm thông tin hoặc tài liệu tham khảo cho các thành viên khác.
Trong một card, nhấp vào “Attachment” (Tệp đính kèm) ở phía bên phải.
Chọn tệp từ máy tính của bạn, Google Drive, Dropbox, OneDrive hoặc Box.
5. Sử Dụng Labels (Nhãn):
Labels giúp bạn phân loại và ưu tiên các card.
Trong một card, nhấp vào “Labels” (Nhãn) ở phía bên phải.
Bạn có thể tạo các nhãn mới với các màu sắc và tên khác nhau (ví dụ: “Urgent,” “High Priority,” “Marketing,” “Design”).
Gán các nhãn cho các card để dễ dàng lọc và tìm kiếm.
6. Thêm Comments (Bình Luận):
Comments là một cách tuyệt vời để giao tiếp và thảo luận về các card.
Trong một card, nhập bình luận của bạn vào trường “Write a comment…” (Viết bình luận…) và nhấn Enter.
Bạn có thể tag các thành viên khác bằng cách sử dụng ký hiệu “@” (ví dụ: “@JohnDoe”).
Bạn có thể sử dụng Markdown để định dạng bình luận của mình.
7. Sử Dụng Trello Power-Ups:
Power-Ups là các tiện ích bổ sung giúp mở rộng chức năng của Trello.
Để thêm một Power-Up, hãy nhấp vào “Power-Ups” ở menu bên phải của board.
Tìm kiếm Power-Up bạn muốn sử dụng (ví dụ: Google Drive, Slack, Calendar) và nhấp vào “Add” (Thêm).
Một số Power-Ups phổ biến bao gồm:
Google Drive:
Liên kết các tệp Google Drive trực tiếp vào các card.
Slack:
Nhận thông báo Trello trong Slack.
Calendar:
Hiển thị ngày đến hạn của các card trên lịch.
Custom Fields:
Thêm các trường tùy chỉnh vào các card (ví dụ: ngân sách, thời gian ước tính).
8.
Sử Dụng Trello Automation (Butler):
Butler là một công cụ tự động hóa tích hợp sẵn trong Trello, cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Để truy cập Butler, hãy nhấp vào “Automation” (Tự động hóa) ở menu bên phải của board.
Bạn có thể tạo các quy tắc (rules) để tự động hóa các tác vụ như:
Di chuyển card khi một checklist được hoàn thành.
Gán thành viên cho card khi nó được di chuyển đến một list cụ thể.
Đặt ngày đến hạn khi card được tạo.
Thêm comment khi card được di chuyển.
Butler giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi bằng cách tự động hóa các quy trình làm việc.
Phần 3: Mẹo Và Thủ Thuật Nâng Cao Để Quản Lý Dự Án Trello Hiệu Quả
1. Thiết Lập Quy Trình Làm Việc Rõ Ràng:
Trước khi bắt đầu sử dụng Trello, hãy xác định rõ quy trình làm việc của bạn và của nhóm.
Các lists của bạn nên phản ánh các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc.
Đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hiểu quy trình làm việc và cách sử dụng Trello.
2. Sử Dụng Templates (Mẫu):
Trello cung cấp nhiều mẫu board khác nhau cho các loại dự án khác nhau (ví dụ: quản lý dự án Agile, theo dõi nội dung, lập kế hoạch sự kiện).
Sử dụng các mẫu này làm điểm khởi đầu và tùy chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bạn cũng có thể tạo các mẫu của riêng mình để sử dụng lại cho các dự án tương tự.
3. Ưu Tiên Công Việc:
Sử dụng labels, ngày đến hạn và các phương pháp khác để ưu tiên công việc.
Đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều biết những công việc nào cần được hoàn thành trước.
Sử dụng kỹ thuật Kanban để giới hạn số lượng công việc đang được thực hiện cùng một lúc (Work in Progress – WIP).
4. Giao Tiếp Thường Xuyên:
Sử dụng comments để giao tiếp và thảo luận về các card.
Khuyến khích tất cả các thành viên tham gia vào cuộc trò chuyện.
Sử dụng Slack hoặc các công cụ giao tiếp khác để bổ sung cho Trello.
5. Theo Dõi Tiến Độ:
Sử dụng checklists, ngày đến hạn và các tính năng khác để theo dõi tiến độ của dự án.
Thường xuyên xem xét board Trello để đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng.
Sử dụng báo cáo và dashboards để theo dõi hiệu suất của nhóm.
6. Sử Dụng Phím Tắt:
Trello có nhiều phím tắt giúp bạn làm việc nhanh hơn.
Một số phím tắt phổ biến bao gồm:
Q:
Gán bản thân cho một card.
L:
Mở menu labels.
D:
Mở menu due date.
C:
Lưu trữ một card.
Tìm hiểu và sử dụng các phím tắt để tiết kiệm thời gian.
7. Tích Hợp Với Các Ứng Dụng Khác:
Trello tích hợp với nhiều ứng dụng khác, giúp bạn kết nối Trello với các công cụ bạn đã sử dụng.
Sử dụng Power-Ups để tích hợp Trello với Google Drive, Slack, Calendar và các ứng dụng khác.
8. Giữ Cho Board Trello Sạch Sẽ:
Thường xuyên lưu trữ hoặc xóa các card đã hoàn thành để giữ cho board Trello của bạn sạch sẽ và dễ quản lý.
Sử dụng Power-Ups để tự động lưu trữ các card sau một khoảng thời gian nhất định.
Tổ chức các lists và labels của bạn một cách hợp lý.
9. Linh Hoạt Và Thích Ứng:
Trello là một công cụ linh hoạt và bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Đừng ngại thử nghiệm các phương pháp khác nhau để tìm ra cách tốt nhất để sử dụng Trello cho dự án của bạn.
Thường xuyên xem xét quy trình làm việc của bạn và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Phần 4: Ví Dụ Cụ Thể Về Cách Sử Dụng Trello Cho Các Dự Án Cộng Tác Khác Nhau
1. Dự Án Phát Triển Phần Mềm:
Lists:
Backlog, Sprint Backlog, In Progress, Code Review, Testing, Done.
Labels:
Bug, Feature, Enhancement, High Priority, Low Priority.
Power-Ups:
GitHub, Bitbucket, Slack.
Quy trình:
Các thành viên gán cho mình các card trong Sprint Backlog, di chuyển card qua các lists khi chúng tiến triển, sử dụng GitHub Power-Up để liên kết các pull request với các card, sử dụng Slack Power-Up để nhận thông báo khi có cập nhật.
2. Chiến Dịch Marketing:
Lists:
Ideas, To Do, In Progress, Review, Approved, Scheduled, Published.
Labels:
Content, Social Media, Email, Advertising, High Priority, Low Priority.
Power-Ups:
Google Drive, Calendar, Slack.
Quy trình:
Các thành viên thêm ý tưởng vào list Ideas, gán các card cho các thành viên cụ thể, sử dụng Google Drive Power-Up để liên kết các tài liệu và hình ảnh với các card, sử dụng Calendar Power-Up để lên lịch các bài đăng trên mạng xã hội và email.
3. Quản Lý Dự Án Thiết Kế:
Lists:
Briefing, Design, Feedback, Revisions, Approved, Delivered.
Labels:
Logo, Website, Brochure, High Priority, Low Priority.
Power-Ups:
Google Drive, InVision, Slack.
Quy trình:
Các thành viên tạo card từ brief dự án, Designer nhận task và thiết kế, sau đó đưa vào Feedback, Khách hàng góp ý chỉnh sửa, Designer chỉnh sửa và đưa vào Revisions, sau khi được duyệt thì chuyển sang Approved và cuối cùng là Delivered.
Kết Luận:
Trello là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ và linh hoạt, đặc biệt hữu ích cho các dự án cộng tác. Bằng cách sử dụng các tính năng, mẹo và thủ thuật được trình bày trong hướng dẫn này, bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu quả làm việc của mình và của nhóm, đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Hãy nhớ rằng, chìa khóa để sử dụng Trello hiệu quả là thiết lập quy trình làm việc rõ ràng, giao tiếp thường xuyên và linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi của dự án. Chúc bạn thành công!