Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Asana để tổ chức nhiệm vụ cho lao động bên thứ ba (freelancers, contractors, agencies,…), với độ dài khoảng . Hướng dẫn này bao gồm cả lý thuyết và ví dụ thực tế, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào quy trình làm việc của mình.
Mục lục:
1. Giới thiệu về Asana và lợi ích khi sử dụng cho lao động bên thứ ba
2. Thiết lập Asana Workspace cho quản lý lao động bên thứ ba
3. Tạo và giao nhiệm vụ hiệu quả cho lao động bên thứ ba
4. Quản lý tiến độ và theo dõi hiệu suất
5. Tối ưu hóa giao tiếp và phản hồi
6. Sử dụng tính năng báo cáo và phân tích
7. Các mẹo và thủ thuật nâng cao
8. Ví dụ thực tế và case study
9. Kết luận
1. Giới thiệu về Asana và lợi ích khi sử dụng cho lao động bên thứ ba
Asana là một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ, giúp các nhóm (teams) tổ chức, theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả. Với giao diện trực quan, tính năng cộng tác mạnh mẽ và khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác, Asana là một công cụ lý tưởng để quản lý lao động bên thứ ba.
Lợi ích khi sử dụng Asana cho lao động bên thứ ba:
Tổ chức công việc tập trung:
Thay vì email chồng chéo và các cuộc trò chuyện rời rạc, Asana cung cấp một nền tảng duy nhất để theo dõi tất cả các nhiệm vụ, dự án và thông tin liên quan.
Giao tiếp hiệu quả:
Asana cho phép bạn giao tiếp trực tiếp với lao động bên thứ ba trong ngữ cảnh của từng nhiệm vụ, giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và đảm bảo mọi người đều nắm rõ thông tin.
Theo dõi tiến độ dễ dàng:
Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ và dự án, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các biện pháp can thiệp kịp thời.
Tăng cường trách nhiệm:
Khi nhiệm vụ được giao rõ ràng với thời hạn cụ thể, lao động bên thứ ba sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành công việc.
Lưu trữ thông tin tập trung:
Asana lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến dự án, từ tài liệu đến cuộc trò chuyện, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và tham khảo khi cần thiết.
Đo lường hiệu suất:
Asana cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích, giúp bạn đo lường hiệu suất của lao động bên thứ ba và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Tăng tính minh bạch:
Tất cả các thành viên trong dự án đều có thể nhìn thấy tiến độ và trạng thái của nhiệm vụ, giúp tăng tính minh bạch và tin tưởng.
2. Thiết lập Asana Workspace cho quản lý lao động bên thứ ba
Trước khi bắt đầu giao nhiệm vụ, bạn cần thiết lập một workspace (không gian làm việc) Asana phù hợp.
Tạo Workspace/Organization:
Nếu bạn chưa có, hãy tạo một workspace hoặc organization trên Asana. Organization thường phù hợp hơn cho các công ty lớn với nhiều bộ phận, còn workspace phù hợp cho các nhóm nhỏ hoặc dự án cụ thể.
Tạo Teams:
Tạo các team (nhóm) riêng biệt cho các dự án hoặc loại công việc khác nhau. Ví dụ: “Marketing Team,” “Content Creation Team,” “Development Team.”
Mời lao động bên thứ ba:
Mời lao động bên thứ ba vào các team liên quan. Bạn có thể cấp cho họ quyền truy cập hạn chế (Guest) để họ chỉ có thể xem và làm việc trên các nhiệm vụ được giao. Cân nhắc sử dụng “Members” nếu họ cần quyền truy cập rộng hơn.
Thiết lập Permissions (quyền truy cập):
Xác định rõ quyền truy cập cho từng thành viên để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Ví dụ, bạn có thể giới hạn quyền chỉnh sửa dự án cho một số người nhất định.
Tạo Project Templates (mẫu dự án):
Tạo các mẫu dự án cho các loại công việc lặp đi lặp lại. Ví dụ: “Blog Post Creation,” “Social Media Campaign,” “Website Redesign.” Các mẫu này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Ví dụ:
Organization:
“Acme Corp”
Team:
“Marketing Team”
Project Template:
“Blog Post Creation” (bao gồm các task như: Nghiên cứu từ khóa, Viết bản nháp, Chỉnh sửa, Thiết kế ảnh, Đăng bài)
3. Tạo và giao nhiệm vụ hiệu quả cho lao động bên thứ ba
Việc tạo và giao nhiệm vụ rõ ràng là chìa khóa để đảm bảo lao động bên thứ ba hiểu rõ những gì họ cần làm và khi nào cần hoàn thành.
Tiêu đề nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể:
Tránh các tiêu đề chung chung như “Task” hoặc “Work.” Thay vào đó, hãy sử dụng tiêu đề mô tả chi tiết công việc cần thực hiện, ví dụ: “Viết bài blog về Top 10 xu hướng Marketing năm 2024.”
Mô tả chi tiết nhiệm vụ:
Cung cấp đầy đủ thông tin về nhiệm vụ, bao gồm mục tiêu, yêu cầu, hướng dẫn và các tài liệu tham khảo cần thiết. Sử dụng formatting (định dạng) để làm nổi bật các thông tin quan trọng.
Gán người phụ trách (Assignee):
Gán nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm chính. Đảm bảo rằng họ hiểu rõ về nhiệm vụ và có đủ khả năng để hoàn thành nó.
Đặt Due Date (thời hạn):
Đặt thời hạn cụ thể cho nhiệm vụ. Điều này giúp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và tránh tình trạng chậm trễ. Cân nhắc thêm thời gian dự phòng.
Thêm Collaborators (người cộng tác):
Thêm những người cần theo dõi tiến độ hoặc đóng góp vào nhiệm vụ.
Sử dụng Sections (phần) và Columns (cột):
Sắp xếp các nhiệm vụ trong dự án bằng cách sử dụng các section hoặc columns để biểu thị các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc (Ví dụ: “To Do,” “In Progress,” “Completed”).
Thêm Attachments (tệp đính kèm):
Đính kèm các tài liệu, hình ảnh, video hoặc bất kỳ tài liệu nào liên quan đến nhiệm vụ.
Sử dụng Custom Fields (trường tùy chỉnh):
Tạo các trường tùy chỉnh để theo dõi thông tin cụ thể liên quan đến nhiệm vụ, ví dụ: “Priority,” “Status,” “Budget,” “Hours Estimated.”
Tạo Subtasks (nhiệm vụ con):
Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ con nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Đặt Dependencies (sự phụ thuộc):
Xác định sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng trình tự.
Ví dụ:
Project:
“Blog Content Strategy”
Task:
“Viết bài blog về Top 10 xu hướng Marketing năm 2024”
Description:
Mục tiêu:
Thu hút độc giả và tăng lưu lượng truy cập vào blog.
Yêu cầu:
Bài viết phải có ít nhất 1500 từ.
Sử dụng các nguồn tham khảo uy tín.
Tối ưu hóa SEO với các từ khóa mục tiêu.
Sử dụng hình ảnh minh họa hấp dẫn.
Hướng dẫn:
Xem hướng dẫn viết blog tại [link to document].
Assignee:
[Tên freelancer]
Due Date:
2024-12-31
Collaborators:
[Tên editor], [Tên designer]
Attachments:
[Danh sách các tài liệu tham khảo]
Custom Fields:
Priority:
High
Status:
To Do
Budget:
$200
Hours Estimated:
8
4. Quản lý tiến độ và theo dõi hiệu suất
Asana cung cấp nhiều công cụ để quản lý tiến độ và theo dõi hiệu suất của lao động bên thứ ba.
Theo dõi tiến độ nhiệm vụ:
Sử dụng các view khác nhau (List, Board, Calendar, Timeline) để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ.
Sử dụng Status Updates (cập nhật trạng thái):
Yêu cầu lao động bên thứ ba cập nhật trạng thái nhiệm vụ thường xuyên để bạn có thể theo dõi tiến độ và xác định các vấn đề tiềm ẩn.
Sử dụng Milestones (cột mốc):
Đặt các cột mốc quan trọng trong dự án để đánh dấu các thành tựu lớn và đảm bảo dự án đi đúng hướng.
Sử dụng Dashboards:
Tạo dashboards để theo dõi các chỉ số quan trọng như số lượng nhiệm vụ hoàn thành, thời gian hoàn thành trung bình và tỷ lệ hoàn thành đúng hạn.
Sử dụng Workload:
Sử dụng tính năng Workload để quản lý khối lượng công việc của từng thành viên và đảm bảo không ai bị quá tải.
Sử dụng Portfolios:
Nhóm các dự án liên quan vào portfolios để theo dõi tiến độ tổng thể của các sáng kiến lớn.
Ví dụ:
Dashboard:
Theo dõi số lượng bài blog đã đăng trong tháng, tổng số giờ làm việc của freelancers, và chi phí trung bình cho mỗi bài blog.
Workload:
Kiểm tra xem freelancer A có đang bị quá tải với quá nhiều nhiệm vụ viết bài không, trong khi freelancer B có thể nhận thêm việc.
5. Tối ưu hóa giao tiếp và phản hồi
Giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng khi làm việc với lao động bên thứ ba. Asana cung cấp nhiều công cụ để tối ưu hóa giao tiếp và phản hồi.
Sử dụng Comments:
Sử dụng comments để trao đổi thông tin và đặt câu hỏi liên quan đến nhiệm vụ.
Sử dụng Mentions (@):
Mention (@) các thành viên liên quan để thông báo cho họ về các cập nhật hoặc yêu cầu cụ thể.
Sử dụng Proofing:
Sử dụng tính năng Proofing để cung cấp phản hồi trực tiếp trên các tài liệu hình ảnh, video hoặc thiết kế.
Sử dụng Inbox:
Kiểm tra Inbox thường xuyên để theo dõi các thông báo, cập nhật và phản hồi mới.
Tạo Communication Guidelines (hướng dẫn giao tiếp):
Thiết lập các hướng dẫn giao tiếp rõ ràng để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ cách thức giao tiếp hiệu quả trên Asana.
Sử dụng Task Templates cho Reviews (mẫu nhiệm vụ cho đánh giá):
Tạo các task template để chuẩn hóa quy trình đánh giá công việc của lao động bên thứ ba, bao gồm các bước như “Xem xét bản nháp,” “Cung cấp phản hồi,” “Phê duyệt cuối cùng.”
Ví dụ:
Comment:
“@freelancerA, bạn có thể vui lòng chỉnh sửa phần giới thiệu của bài viết này để thu hút độc giả hơn không?”
Proofing:
Để lại comment trực tiếp trên ảnh thiết kế: “Thay đổi màu sắc của nút Đăng ký ngay thành màu xanh lá cây.”
6. Sử dụng tính năng báo cáo và phân tích
Asana cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ để giúp bạn đo lường hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Sử dụng Advanced Search (tìm kiếm nâng cao):
Sử dụng Advanced Search để tìm kiếm các nhiệm vụ dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, ví dụ: người phụ trách, thời hạn, trạng thái, custom fields.
Sử dụng Reports:
Tạo các báo cáo để theo dõi tiến độ dự án, hiệu suất của lao động bên thứ ba và các chỉ số quan trọng khác.
Export Data (xuất dữ liệu):
Xuất dữ liệu từ Asana để phân tích sâu hơn bằng các công cụ khác như Excel hoặc Google Sheets.
Identify Bottlenecks (xác định nút thắt):
Phân tích dữ liệu để xác định các nút thắt trong quy trình làm việc và tìm cách giải quyết chúng.
Track Time (theo dõi thời gian):
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian (nếu có) hoặc tích hợp với các ứng dụng theo dõi thời gian của bên thứ ba để theo dõi thời gian làm việc của lao động bên thứ ba.
Ví dụ:
Report:
Tạo báo cáo để xem tổng số giờ làm việc của mỗi freelancer trong tháng, chi phí trung bình cho mỗi nhiệm vụ, và tỷ lệ nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn.
Advanced Search:
Tìm kiếm tất cả các nhiệm vụ có “Priority: High” và “Status: Overdue” để tập trung giải quyết các vấn đề cấp bách.
7. Các mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng Keyboard Shortcuts (phím tắt):
Học các phím tắt để tăng tốc độ làm việc trên Asana.
Sử dụng Integrations (tích hợp):
Tích hợp Asana với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng thường xuyên, ví dụ: Slack, Google Drive, Microsoft Teams.
Sử dụng Rules:
Sử dụng Rules để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, ví dụ: tự động gán nhiệm vụ cho một người cụ thể khi một nhiệm vụ mới được tạo.
Sử dụng Approvals (phê duyệt):
Sử dụng tính năng Approvals để quản lý quy trình phê duyệt tài liệu và công việc.
Sử dụng Goals (mục tiêu):
Đặt các mục tiêu cho dự án và theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu.
Tham gia Asana Community (cộng đồng Asana):
Tham gia cộng đồng Asana để học hỏi kinh nghiệm từ những người dùng khác và nhận được sự hỗ trợ.
Ví dụ:
Rule:
Khi một task được đánh dấu là “Completed,” tự động gửi thông báo đến người quản lý dự án trên Slack.
Integration:
Kết nối Asana với Google Drive để dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu.
8. Ví dụ thực tế và case study
Ví dụ 1: Quản lý đội ngũ viết bài freelancer:
Project:
“Blog Content Calendar”
Sections:
“Idea Backlog,” “In Progress,” “Editing,” “Published”
Custom Fields:
“Keyword,” “Word Count,” “SEO Score,” “Freelancer Rate”
Workflow:
1. Các ý tưởng bài viết được thêm vào section “Idea Backlog.”
2. Người quản lý dự án gán nhiệm vụ viết bài cho freelancer và đặt thời hạn.
3. Freelancer viết bài và di chuyển nhiệm vụ vào section “In Progress.”
4. Editor chỉnh sửa bài viết và di chuyển nhiệm vụ vào section “Editing.”
5. Sau khi chỉnh sửa xong, bài viết được di chuyển vào section “Published.”
Báo cáo:
Theo dõi số lượng bài viết được đăng mỗi tháng, chi phí trung bình cho mỗi bài viết, và hiệu suất của từng freelancer.
Ví dụ 2: Quản lý dự án thiết kế website với agency:
Project:
“Website Redesign 2024”
Sections:
“Planning,” “Design,” “Development,” “Testing,” “Deployment”
Milestones:
“Wireframes Approved,” “Design Mockups Approved,” “Development Complete,” “Website Launch”
Communication:
Sử dụng comments và proofing để cung cấp phản hồi cho agency về thiết kế và chức năng của website.
Báo cáo:
Theo dõi tiến độ của từng giai đoạn, chi phí phát sinh, và thời gian hoàn thành dự án.
Case Study:
Một công ty marketing sử dụng Asana để quản lý đội ngũ freelancers gồm các nhà văn, thiết kế đồ họa và chuyên gia truyền thông xã hội. Trước khi sử dụng Asana, họ gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc, giao tiếp hiệu quả và đảm bảo tính nhất quán. Sau khi triển khai Asana, họ đã thấy những cải thiện đáng kể:
Tăng 30% hiệu suất:
Nhờ tổ chức công việc tập trung và giao tiếp hiệu quả, đội ngũ freelancers làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn.
Giảm 20% chi phí:
Bằng cách theo dõi thời gian làm việc và hiệu suất của freelancers, công ty có thể quản lý ngân sách tốt hơn và giảm chi phí phát sinh.
Cải thiện chất lượng công việc:
Giao tiếp rõ ràng và phản hồi kịp thời giúp freelancers hiểu rõ yêu cầu và tạo ra sản phẩm chất lượng cao hơn.
9. Kết luận
Asana là một công cụ mạnh mẽ để quản lý lao động bên thứ ba, giúp bạn tổ chức công việc, giao tiếp hiệu quả, theo dõi tiến độ và đo lường hiệu suất. Bằng cách thiết lập workspace phù hợp, tạo và giao nhiệm vụ rõ ràng, tối ưu hóa giao tiếp và sử dụng các tính năng báo cáo và phân tích, bạn có thể tận dụng tối đa tiềm năng của Asana và đạt được kết quả tốt nhất khi làm việc với lao động bên thứ ba. Hãy nhớ rằng, việc tùy chỉnh Asana cho phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của bạn là rất quan trọng. Thử nghiệm các tính năng khác nhau, tìm ra những gì phù hợp nhất và không ngừng cải thiện quy trình quản lý của bạn. Chúc bạn thành công!