Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Jira để quản lý các dự án khoán (outsourcing) phức tạp, với độ dài khoảng . Hướng dẫn này sẽ bao gồm các khía cạnh quan trọng từ thiết lập ban đầu đến quản lý rủi ro và tối ưu hóa quy trình.
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG JIRA ĐỂ QUẢN LÝ KHOÁN PHỨC TẠP
Mục lục
1. Giới thiệu
Tại sao nên sử dụng Jira cho quản lý khoán?
Đối tượng hướng dẫn
Yêu cầu tiên quyết
2. Thiết lập Jira cho dự án khoán
Tạo dự án Jira
Cấu hình loại vấn đề (Issue Types)
Xác định quy trình làm việc (Workflow)
Tạo trường tùy chỉnh (Custom Fields)
Cấu hình phân quyền (Permissions)
3. Lập kế hoạch và phân chia công việc
Tạo Epic và Story
Ước tính thời gian và chi phí
Phân công công việc cho nhà cung cấp
Sử dụng Component và Version
4. Quản lý giao tiếp và theo dõi tiến độ
Sử dụng Comment và Mention
Theo dõi tiến độ bằng Board và Dashboard
Tạo báo cáo (Reports)
Sử dụng Automation để tự động hóa quy trình
5. Quản lý rủi ro và vấn đề
Xác định rủi ro tiềm ẩn
Tạo và theo dõi vấn đề (Bug, Task)
Sử dụng Jira Service Management để quản lý yêu cầu hỗ trợ
6. Quản lý tài chính và hợp đồng
Theo dõi chi phí dự án
Quản lý hợp đồng và điều khoản
Sử dụng Jira với các công cụ tài chính khác
7. Đánh giá và cải tiến quy trình
Thu thập phản hồi từ nhà cung cấp và khách hàng
Phân tích dữ liệu Jira để xác định điểm nghẽn
Cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu và phản hồi
8. Các mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng JQL (Jira Query Language)
Tích hợp Jira với các công cụ khác
Sử dụng Marketplace Apps
Tối ưu hóa hiệu suất Jira
9. Kết luận
1. Giới thiệu
Tại sao nên sử dụng Jira cho quản lý khoán?
Quản lý khoán (outsourcing) phức tạp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan, bao gồm nhóm nội bộ, nhà cung cấp bên ngoài và khách hàng. Jira, với khả năng tùy biến cao và các tính năng mạnh mẽ, là một công cụ lý tưởng để:
Tập trung thông tin:
Jira cung cấp một nền tảng duy nhất để theo dõi tất cả các nhiệm vụ, vấn đề, giao tiếp và tài liệu liên quan đến dự án khoán.
Cải thiện giao tiếp:
Tính năng bình luận, thông báo và tích hợp email giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông báo về tiến độ và các vấn đề phát sinh.
Tăng cường khả năng hiển thị:
Các bảng (Boards), báo cáo (Reports) và dashboard cho phép bạn theo dõi tiến độ dự án, xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Quản lý rủi ro hiệu quả:
Jira giúp bạn xác định, theo dõi và giảm thiểu rủi ro liên quan đến dự án khoán.
Tối ưu hóa quy trình:
Jira cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án khoán và liên tục cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu và phản hồi.
Quản lý tài chính:
Theo dõi chi phí liên quan đến từng task, từng nhà cung cấp, giúp quản lý ngân sách hiệu quả.
Đối tượng hướng dẫn
Hướng dẫn này dành cho:
Quản lý dự án (Project Managers)
Quản lý sản phẩm (Product Managers)
Chủ sở hữu sản phẩm (Product Owners)
Các thành viên nhóm dự án tham gia vào việc quản lý các dự án khoán.
Bất kỳ ai muốn tìm hiểu cách sử dụng Jira để quản lý các dự án phức tạp.
Yêu cầu tiên quyết
Bạn cần có tài khoản Jira (Jira Cloud hoặc Jira Server).
Bạn nên có kiến thức cơ bản về quản lý dự án và quy trình khoán.
Bạn nên có kiến thức cơ bản về Jira (tạo dự án, issue, workflow).
2. Thiết lập Jira cho dự án khoán
Tạo dự án Jira
Bước đầu tiên là tạo một dự án Jira mới. Có hai loại dự án chính trong Jira:
Team-managed projects (Trước đây gọi là Next-gen projects):
Dễ thiết lập và quản lý, phù hợp cho các dự án nhỏ và vừa.
Company-managed projects (Trước đây gọi là Classic projects):
Cung cấp nhiều tùy chỉnh hơn và phù hợp cho các dự án lớn và phức tạp.
Đối với các dự án khoán phức tạp, nên sử dụng
Company-managed projects
.
1. Đăng nhập vào Jira.
2. Nhấp vào nút “Projects” và chọn “Create project”.
3. Chọn loại dự án “Company-managed project”.
4. Chọn mẫu dự án phù hợp (ví dụ: Scrum, Kanban, hoặc Basic Software Development).
5. Đặt tên cho dự án (ví dụ: “Dự án Phát triển Ứng dụng Mobile – Khoán”).
6. Đặt key cho dự án (ví dụ: “APP”). Key này sẽ được sử dụng để xác định các issue trong dự án.
7. Nhấp vào “Create”.
Cấu hình loại vấn đề (Issue Types)
Issue types đại diện cho các loại công việc khác nhau trong dự án. Jira cung cấp một số issue types mặc định, nhưng bạn có thể tạo các issue types tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án khoán.
Các issue types phổ biến cho dự án khoán bao gồm:
Epic:
Một khối lượng công việc lớn được chia thành các story nhỏ hơn.
Story:
Một tính năng hoặc yêu cầu cụ thể từ khách hàng.
Task:
Một công việc nhỏ cần hoàn thành để hoàn thành một story.
Bug:
Một lỗi hoặc vấn đề cần được sửa.
Sub-task:
Một công việc nhỏ hơn liên quan đến một task hoặc story.
Contract:
Đại diện cho một hợp đồng với nhà cung cấp.
Risk:
Đại diện cho một rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án.
Change Request:
Yêu cầu thay đổi so với kế hoạch ban đầu.
Để tạo một issue type mới:
1. Nhấp vào biểu tượng “Settings” (bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn “Issues”.
2. Trong menu bên trái, chọn “Issue types”.
3. Nhấp vào “Add issue type”.
4. Đặt tên cho issue type (ví dụ: “Contract”).
5. Chọn một biểu tượng và màu sắc cho issue type.
6. Nhấp vào “Add”.
Xác định quy trình làm việc (Workflow)
Workflow là một chuỗi các trạng thái (status) mà một issue sẽ trải qua trong suốt vòng đời của nó. Bạn cần xác định một workflow phù hợp cho từng issue type.
Một workflow đơn giản cho một story có thể bao gồm các trạng thái sau:
To Do:
Công việc chưa bắt đầu.
In Progress:
Công việc đang được thực hiện.
In Review:
Công việc đang được xem xét.
Done:
Công việc đã hoàn thành.
Để tạo hoặc chỉnh sửa workflow:
1. Nhấp vào biểu tượng “Settings” (bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn “Issues”.
2. Trong menu bên trái, chọn “Workflows”.
3. Bạn có thể chỉnh sửa một workflow hiện có hoặc tạo một workflow mới bằng cách nhấp vào “Add workflow”.
4. Sử dụng trình chỉnh sửa workflow trực quan để thêm, chỉnh sửa và kết nối các trạng thái.
5. Đảm bảo rằng bạn liên kết workflow với các issue types phù hợp.
Tạo trường tùy chỉnh (Custom Fields)
Custom fields cho phép bạn thêm thông tin bổ sung vào các issue. Bạn có thể tạo custom fields để theo dõi thông tin cụ thể liên quan đến dự án khoán, chẳng hạn như:
Vendor:
Nhà cung cấp chịu trách nhiệm cho công việc.
Contract Value:
Giá trị hợp đồng.
Payment Terms:
Điều khoản thanh toán.
SLA (Service Level Agreement):
Thỏa thuận mức độ dịch vụ.
Risk Level:
Mức độ rủi ro (Cao, Trung bình, Thấp).
Risk Mitigation Plan:
Kế hoạch giảm thiểu rủi ro.
Để tạo một custom field:
1. Nhấp vào biểu tượng “Settings” (bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn “Issues”.
2. Trong menu bên trái, chọn “Custom fields”.
3. Nhấp vào “Add custom field”.
4. Chọn loại custom field (ví dụ: Text Field, Number Field, Select List).
5. Đặt tên cho custom field (ví dụ: “Vendor”).
6. Thêm mô tả (nếu cần).
7. Nhấp vào “Create”.
8. Liên kết custom field với các screens (màn hình hiển thị thông tin issue) phù hợp.
Cấu hình phân quyền (Permissions)
Phân quyền cho phép bạn kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa và tạo issue trong dự án. Điều này rất quan trọng để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể thực hiện các thay đổi.
Bạn nên tạo các nhóm (groups) khác nhau cho nhóm nội bộ, nhà cung cấp và khách hàng, và sau đó cấp quyền cho từng nhóm.
Ví dụ:
Nhóm nội bộ (Internal Team):
Quyền xem, tạo, chỉnh sửa và xóa issue.
Nhà cung cấp (Vendor):
Quyền xem và chỉnh sửa các issue được giao cho họ, thêm bình luận.
Khách hàng (Customer):
Quyền xem các issue liên quan đến yêu cầu của họ, thêm bình luận.
Để cấu hình phân quyền:
1. Nhấp vào biểu tượng “Settings” (bánh răng) ở góc trên bên phải và chọn “Projects”.
2. Chọn dự án của bạn.
3. Trong menu bên trái, chọn “Permissions”.
4. Chỉnh sửa các scheme phân quyền để phù hợp với nhu cầu của bạn.
3. Lập kế hoạch và phân chia công việc
Tạo Epic và Story
Sử dụng Epics để đại diện cho các khối lượng công việc lớn và Stories để đại diện cho các tính năng hoặc yêu cầu cụ thể từ khách hàng.
Ví dụ:
Epic:
Phát triển Ứng dụng Mobile cho iOS và Android.
Story:
Người dùng có thể đăng nhập bằng tài khoản Google.
Story:
Người dùng có thể xem danh sách sản phẩm.
Để tạo một Epic hoặc Story:
1. Nhấp vào nút “Create” ở góc trên bên phải.
2. Chọn issue type (Epic hoặc Story).
3. Nhập tiêu đề và mô tả.
4. Liên kết Story với Epic tương ứng (nếu có).
5. Nhập các thông tin bổ sung (ví dụ: Priority, Assignee, Due Date).
6. Nhấp vào “Create”.
Ước tính thời gian và chi phí
Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng story và task. Sử dụng story points (điểm câu chuyện) cho story hoặc giờ làm việc cho task. Bạn cũng nên ước tính chi phí liên quan đến từng công việc, bao gồm chi phí nhân công, chi phí phần mềm và chi phí khác.
Sử dụng các custom fields để theo dõi chi phí liên quan đến từng issue.
Phân công công việc cho nhà cung cấp
Phân công công việc cho nhà cung cấp bằng cách sử dụng trường “Assignee”. Đảm bảo rằng nhà cung cấp có tài khoản Jira và được thêm vào dự án với quyền phù hợp.
Sử dụng custom field “Vendor” để ghi lại nhà cung cấp chịu trách nhiệm cho từng issue.
Sử dụng Component và Version
Component:
Phân loại issue theo chức năng hoặc module của dự án. Ví dụ: “Backend”, “Frontend”, “Database”.
Version:
Liên kết issue với một phiên bản cụ thể của sản phẩm. Ví dụ: “Version 1.0”, “Version 2.0”.
Sử dụng Components và Versions để dễ dàng lọc và báo cáo về tiến độ của các phần khác nhau của dự án.
4. Quản lý giao tiếp và theo dõi tiến độ
Sử dụng Comment và Mention
Sử dụng tính năng bình luận để giao tiếp với nhà cung cấp và các thành viên khác trong nhóm dự án. Sử dụng “@mention” để gắn thẻ một người cụ thể và đảm bảo rằng họ nhận được thông báo.
Sử dụng bình luận để ghi lại các quyết định, thảo luận và thông tin quan trọng liên quan đến từng issue.
Theo dõi tiến độ bằng Board và Dashboard
Board:
Sử dụng Scrum hoặc Kanban board để theo dõi tiến độ của các story và task. Kéo và thả các issue giữa các cột (trạng thái) để cập nhật tiến độ.
Dashboard:
Tạo dashboard để hiển thị các báo cáo, biểu đồ và số liệu quan trọng liên quan đến dự án khoán. Ví dụ: tiến độ dự án, số lượng issue đang mở, chi phí dự án.
Tạo báo cáo (Reports)
Jira cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau để giúp bạn theo dõi tiến độ dự án, xác định các điểm nghẽn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Các báo cáo phổ biến bao gồm:
Burndown Chart:
Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc trong một sprint.
Velocity Chart:
Đo lường tốc độ làm việc của nhóm.
Cumulative Flow Diagram:
Hiển thị luồng công việc qua các trạng thái khác nhau.
Pie Chart:
Hiển thị phân phối issue theo trạng thái, assignee, priority, etc.
Sử dụng Automation để tự động hóa quy trình
Jira Automation cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như:
Gửi thông báo khi một issue được tạo, cập nhật hoặc hoàn thành.
Chuyển issue giữa các trạng thái dựa trên các điều kiện cụ thể.
Tự động tạo sub-task khi một issue được tạo.
Thêm bình luận khi một issue được chuyển sang một trạng thái cụ thể.
Ví dụ:
Khi một Story được chuyển sang trạng thái “In Review”, tự động gửi thông báo cho reviewer.
Khi một Bug được tạo, tự động gắn thẻ cho developer chịu trách nhiệm.
5. Quản lý rủi ro và vấn đề
Xác định rủi ro tiềm ẩn
Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án khoán, chẳng hạn như:
Rủi ro về thời gian: Nhà cung cấp không hoàn thành công việc đúng hạn.
Rủi ro về chất lượng: Chất lượng công việc không đạt yêu cầu.
Rủi ro về chi phí: Chi phí vượt quá ngân sách.
Rủi ro về giao tiếp: Giao tiếp không hiệu quả giữa các bên liên quan.
Tạo issue type “Risk” để theo dõi các rủi ro tiềm ẩn.
Tạo và theo dõi vấn đề (Bug, Task)
Sử dụng issue types “Bug” và “Task” để theo dõi các vấn đề và công việc cần được giải quyết.
Bug:
Báo cáo các lỗi hoặc vấn đề trong sản phẩm.
Task:
Giao các công việc cần được thực hiện để giải quyết một vấn đề hoặc hoàn thành một story.
Sử dụng Jira Service Management để quản lý yêu cầu hỗ trợ
Nếu bạn cần cung cấp hỗ trợ cho khách hàng hoặc nhà cung cấp, hãy sử dụng Jira Service Management. Jira Service Management cho phép bạn tạo một portal hỗ trợ, nơi khách hàng và nhà cung cấp có thể gửi yêu cầu hỗ trợ.
Bạn có thể sử dụng Jira Service Management để theo dõi các yêu cầu hỗ trợ, phân công chúng cho các thành viên trong nhóm và đảm bảo rằng chúng được giải quyết kịp thời.
6. Quản lý tài chính và hợp đồng
Theo dõi chi phí dự án
Sử dụng custom fields để theo dõi chi phí liên quan đến từng issue, chẳng hạn như:
Labor Cost:
Chi phí nhân công.
Software Cost:
Chi phí phần mềm.
Other Cost:
Chi phí khác.
Tạo báo cáo để theo dõi tổng chi phí dự án, chi phí cho từng nhà cung cấp và chi phí cho từng giai đoạn của dự án.
Quản lý hợp đồng và điều khoản
Tạo issue type “Contract” để quản lý các hợp đồng với nhà cung cấp. Lưu trữ thông tin về giá trị hợp đồng, điều khoản thanh toán, SLA và các điều khoản khác.
Sử dụng attachments để lưu trữ các bản sao của hợp đồng.
Sử dụng Jira với các công cụ tài chính khác
Tích hợp Jira với các công cụ tài chính khác, chẳng hạn như Xero hoặc QuickBooks, để tự động hóa quy trình theo dõi chi phí và thanh toán.
7. Đánh giá và cải tiến quy trình
Thu thập phản hồi từ nhà cung cấp và khách hàng
Thu thập phản hồi từ nhà cung cấp và khách hàng về quy trình quản lý khoán. Sử dụng surveys, interviews hoặc focus groups để thu thập phản hồi.
Phân tích dữ liệu Jira để xác định điểm nghẽn
Phân tích dữ liệu Jira để xác định các điểm nghẽn trong quy trình. Ví dụ: các issue bị kẹt ở một trạng thái cụ thể, các nhà cung cấp thường xuyên trễ hạn, các loại issue thường xuyên gặp vấn đề.
Cải tiến quy trình dựa trên dữ liệu và phản hồi
Sử dụng dữ liệu và phản hồi để cải tiến quy trình quản lý khoán. Thực hiện các thay đổi nhỏ và theo dõi kết quả để đảm bảo rằng các thay đổi mang lại hiệu quả.
8. Các mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng JQL (Jira Query Language)
JQL là một ngôn ngữ truy vấn mạnh mẽ cho phép bạn tìm kiếm các issue trong Jira. Bạn có thể sử dụng JQL để tạo các báo cáo tùy chỉnh, tìm các issue cụ thể và tự động hóa các tác vụ.
Ví dụ:
`project = APP AND status = “In Progress” AND assignee = “john.doe”`: Tìm tất cả các issue đang trong trạng thái “In Progress” và được giao cho John Doe trong dự án APP.
`component = Backend AND created >= startOfMonth()`: Tìm tất cả các issue liên quan đến component Backend được tạo trong tháng hiện tại.
Tích hợp Jira với các công cụ khác
Jira có thể được tích hợp với nhiều công cụ khác, chẳng hạn như:
Confluence:
Chia sẻ tài liệu và thông tin liên quan đến dự án.
Slack:
Giao tiếp và cộng tác với nhóm dự án.
Bitbucket/Git:
Quản lý mã nguồn.
Microsoft Teams:
Cộng tác và giao tiếp.
Sử dụng Marketplace Apps
Jira Marketplace cung cấp hàng ngàn ứng dụng để mở rộng chức năng của Jira.
Các ứng dụng hữu ích cho quản lý khoán bao gồm:
Tempo Timesheets:
Theo dõi thời gian làm việc.
Structure for Jira:
Quản lý cấu trúc dự án phức tạp.
EazyBI:
Tạo báo cáo và dashboard nâng cao.
Tối ưu hóa hiệu suất Jira
Để đảm bảo rằng Jira hoạt động nhanh chóng và hiệu quả, hãy thực hiện các bước sau:
Dọn dẹp dữ liệu cũ:
Xóa các issue và dự án không còn sử dụng.
Tối ưu hóa custom fields:
Giới hạn số lượng custom fields và chỉ sử dụng các custom fields cần thiết.
Sử dụng indexing:
Đảm bảo rằng các trường thường xuyên được tìm kiếm được indexing.
Giám sát hiệu suất:
Sử dụng các công cụ giám sát hiệu suất để xác định các vấn đề tiềm ẩn.
9. Kết luận
Jira là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn quản lý các dự án khoán phức tạp một cách hiệu quả. Bằng cách thiết lập Jira một cách cẩn thận, lập kế hoạch và phân chia công việc rõ ràng, quản lý giao tiếp hiệu quả, quản lý rủi ro và vấn đề, và liên tục đánh giá và cải tiến quy trình, bạn có thể đảm bảo rằng các dự án khoán của bạn được hoàn thành đúng hạn, trong ngân sách và đạt chất lượng yêu cầu. Hy vọng hướng dẫn này cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết để bắt đầu sử dụng Jira cho quản lý khoán một cách hiệu quả. Hãy nhớ rằng, việc tùy chỉnh và điều chỉnh quy trình làm việc trong Jira để phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án là chìa khóa để thành công. Chúc bạn thành công!