Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Trello cho giao khoán, được thiết kế để cung cấp thông tin đầy đủ và dễ hiểu, với độ dài khoảng .
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TRELLO CHO GIAO KHOÁN
Mục lục
1. Giới thiệu về Trello và Giao khoán
1.1. Trello là gì?
1.2. Giao khoán là gì?
1.3. Tại sao nên sử dụng Trello cho giao khoán?
2. Thiết lập Bảng (Board) Trello cho Giao khoán
2.1. Tạo Bảng Trello
2.2. Thiết lập Danh sách (List)
2.2.1. Các Danh sách cơ bản
2.2.2. Tùy chỉnh Danh sách theo quy trình giao khoán
2.3. Cài đặt Bảng (Board Settings)
2.3.1. Quyền riêng tư
2.3.2. Background
2.3.3. Power-Ups
3. Tạo và Quản lý Thẻ (Card) Trello
3.1. Tạo Thẻ
3.2. Các Thành phần của Thẻ
3.2.1. Mô tả (Description)
3.2.2. Danh sách kiểm tra (Checklists)
3.2.3. Ngày đến hạn (Due Dates)
3.2.4. Nhãn (Labels)
3.2.5. Tệp đính kèm (Attachments)
3.2.6. Bình luận (Comments)
3.2.7. Hoạt động (Activity)
4. Quy trình Giao khoán với Trello
4.1. Xác định Nhiệm vụ và Chia nhỏ Công việc
4.2. Phân công Nhiệm vụ
4.3. Theo dõi Tiến độ
4.4. Giao tiếp và Phản hồi
4.5. Hoàn thành và Lưu trữ
5. Các Mẹo và Thủ thuật Sử dụng Trello hiệu quả cho Giao khoán
5.1. Sử dụng Power-Ups
5.2. Tự động hóa với Butler
5.3. Tạo các Mẫu (Templates)
5.4. Tìm kiếm và Lọc
5.5. Sử dụng Phím tắt
6. Các Ví dụ Cụ thể về Sử dụng Trello cho Giao khoán
6.1. Giao khoán cho đội ngũ Marketing
6.2. Giao khoán cho dự án Phát triển Phần mềm
6.3. Giao khoán cho công việc Hành chính
7. Giải quyết các Vấn đề Thường gặp
7.1. Quá nhiều Thẻ trên một Danh sách
7.2. Không theo dõi được Tiến độ
7.3. Giao tiếp không hiệu quả
8. Kết luận
1. Giới thiệu về Trello và Giao khoán
1.1. Trello là gì?
Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan, dựa trên phương pháp Kanban. Nó sử dụng hệ thống bảng (board), danh sách (list) và thẻ (card) để giúp người dùng tổ chức và theo dõi công việc. Trello rất linh hoạt và dễ sử dụng, phù hợp cho cả cá nhân và đội nhóm.
1.2. Giao khoán là gì?
Giao khoán (Delegation) là quá trình ủy quyền trách nhiệm và quyền hạn cho người khác để thực hiện một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Giao khoán hiệu quả giúp tăng năng suất, phát triển kỹ năng cho nhân viên và giải phóng thời gian cho người quản lý để tập trung vào các công việc chiến lược hơn.
1.3. Tại sao nên sử dụng Trello cho giao khoán?
Trello là một công cụ lý tưởng cho giao khoán vì những lý do sau:
Trực quan:
Trello giúp bạn dễ dàng nhìn thấy toàn bộ quy trình giao khoán, từ khi nhiệm vụ được tạo ra đến khi hoàn thành.
Dễ dàng phân công:
Bạn có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm bằng cách kéo và thả thẻ.
Theo dõi tiến độ:
Trello cho phép bạn theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ một cách trực quan.
Giao tiếp hiệu quả:
Các tính năng bình luận và tệp đính kèm giúp các thành viên trong nhóm giao tiếp và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.
Linh hoạt:
Trello có thể được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình giao khoán của bạn.
Miễn phí (với các tính năng cơ bản):
Trello cung cấp một gói miễn phí với nhiều tính năng hữu ích, phù hợp cho các đội nhóm nhỏ hoặc cá nhân.
2. Thiết lập Bảng (Board) Trello cho Giao khoán
2.1. Tạo Bảng Trello
1. Đăng nhập vào tài khoản Trello của bạn hoặc tạo một tài khoản mới nếu bạn chưa có.
2. Nhấp vào nút “Tạo bảng mới” (Create new board).
3. Đặt tên cho bảng của bạn. Ví dụ: “Giao Khoán Dự Án [Tên dự án]” hoặc “Quản Lý Công Việc Đội [Tên đội]”.
4. Chọn quyền riêng tư cho bảng của bạn. Bạn có thể chọn “Công khai” (Public), “Nhóm” (Team), hoặc “Riêng tư” (Private). “Nhóm” là lựa chọn phổ biến nhất cho giao khoán nội bộ.
5. Chọn một background cho bảng của bạn để dễ dàng phân biệt.
6. Nhấp vào “Tạo” (Create).
2.2. Thiết lập Danh sách (List)
Danh sách là các cột trên bảng Trello của bạn, đại diện cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình giao khoán.
2.2.1. Các Danh sách cơ bản
Một quy trình giao khoán cơ bản có thể bao gồm các danh sách sau:
Việc Cần Làm (To Do):
Danh sách này chứa tất cả các nhiệm vụ cần được giao khoán.
Đang Thực Hiện (In Progress):
Danh sách này chứa các nhiệm vụ đang được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm.
Chờ Phản Hồi (Waiting for Feedback):
Danh sách này chứa các nhiệm vụ đã hoàn thành và đang chờ phản hồi hoặc phê duyệt.
Hoàn Thành (Done):
Danh sách này chứa các nhiệm vụ đã được hoàn thành và phê duyệt.
2.2.2. Tùy chỉnh Danh sách theo quy trình giao khoán
Bạn có thể tùy chỉnh các danh sách này để phù hợp với quy trình giao khoán cụ thể của bạn. Ví dụ:
Thêm danh sách “Ưu Tiên Cao” (High Priority):
Để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.
Thêm danh sách “Đã Xem Xét” (Reviewed):
Để theo dõi các nhiệm vụ đã được xem xét nhưng chưa được phê duyệt.
Sử dụng tên cụ thể hơn cho các giai đoạn:
Ví dụ: “Phân tích Yêu cầu”, “Thiết kế”, “Phát triển”, “Kiểm thử”, “Triển khai”.
Sử dụng một danh sách “Tồn Đọng” (Backlog):
Để lưu trữ các ý tưởng hoặc nhiệm vụ tiềm năng cho giao khoán trong tương lai.
Để tạo một danh sách mới, nhấp vào “Thêm danh sách khác” (Add another list) ở bên phải của bảng Trello của bạn và nhập tên cho danh sách.
2.3. Cài đặt Bảng (Board Settings)
2.3.1. Quyền riêng tư
Đảm bảo rằng quyền riêng tư của bảng được đặt phù hợp. Nếu bạn đang làm việc với một nhóm, hãy chọn “Nhóm” (Team) để tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập và cộng tác trên bảng.
2.3.2. Background
Chọn một background phù hợp để giúp bạn dễ dàng phân biệt bảng của bạn với các bảng khác. Bạn có thể chọn từ các background có sẵn của Trello hoặc tải lên hình ảnh của riêng bạn.
2.3.3. Power-Ups
Power-Ups là các tiện ích bổ sung giúp mở rộng chức năng của Trello. Một số Power-Ups hữu ích cho giao khoán bao gồm:
Calendar:
Hiển thị các nhiệm vụ có ngày đến hạn trên lịch.
Custom Fields:
Cho phép bạn thêm các trường tùy chỉnh vào thẻ để lưu trữ thông tin bổ sung.
Butler:
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Slack:
Tích hợp Trello với Slack để nhận thông báo và cộng tác dễ dàng hơn.
Để kích hoạt Power-Up, nhấp vào “Power-Ups” trong menu của bảng Trello và chọn Power-Up bạn muốn sử dụng.
3. Tạo và Quản lý Thẻ (Card) Trello
3.1. Tạo Thẻ
Thẻ đại diện cho các nhiệm vụ cụ thể cần được giao khoán. Để tạo một thẻ mới, nhấp vào “Thêm thẻ” (Add a card) dưới một danh sách và nhập tên cho thẻ.
3.2. Các Thành phần của Thẻ
Khi bạn nhấp vào một thẻ, bạn sẽ thấy một loạt các thành phần giúp bạn quản lý nhiệm vụ một cách chi tiết.
3.2.1. Mô tả (Description)
Mô tả cung cấp thông tin chi tiết về nhiệm vụ, bao gồm mục tiêu, yêu cầu, hướng dẫn và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Hãy viết mô tả rõ ràng và đầy đủ để người được giao nhiệm vụ hiểu rõ những gì cần làm. Sử dụng định dạng Markdown để làm cho mô tả dễ đọc hơn (ví dụ:
in đậm
, *in nghiêng*, danh sách gạch đầu dòng, v.v.).
3.2.2. Danh sách kiểm tra (Checklists)
Danh sách kiểm tra cho phép bạn chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn. Điều này giúp bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng tất cả các bước đều được hoàn thành.
3.2.3. Ngày đến hạn (Due Dates)
Ngày đến hạn giúp bạn đặt thời hạn cho nhiệm vụ và theo dõi tiến độ. Bạn có thể thiết lập ngày đến hạn cho một thẻ và Trello sẽ gửi thông báo khi ngày đến hạn sắp đến.
3.2.4. Nhãn (Labels)
Nhãn cho phép bạn phân loại và gắn thẻ các nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng nhãn để biểu thị mức độ ưu tiên, loại công việc, hoặc bất kỳ thông tin nào khác mà bạn muốn theo dõi.
3.2.5. Tệp đính kèm (Attachments)
Bạn có thể đính kèm tệp vào thẻ, chẳng hạn như tài liệu, hình ảnh hoặc video. Điều này giúp bạn chia sẻ thông tin liên quan đến nhiệm vụ với người được giao.
3.2.6. Bình luận (Comments)
Bình luận cho phép bạn giao tiếp với các thành viên trong nhóm về nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng bình luận để đặt câu hỏi, cung cấp phản hồi, hoặc chia sẻ thông tin. Bạn cũng có thể sử dụng “@” để đề cập đến một thành viên cụ thể trong nhóm và họ sẽ nhận được thông báo.
3.2.7. Hoạt động (Activity)
Phần hoạt động hiển thị tất cả các thay đổi đã được thực hiện đối với thẻ, bao gồm ai đã tạo thẻ, ai đã được giao thẻ, ai đã thêm bình luận, v.v. Điều này giúp bạn theo dõi lịch sử của nhiệm vụ.
4. Quy trình Giao khoán với Trello
4.1. Xác định Nhiệm vụ và Chia nhỏ Công việc
Bước đầu tiên là xác định các nhiệm vụ cần được giao khoán. Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này giúp người được giao nhiệm vụ hiểu rõ hơn về những gì cần làm và dễ dàng theo dõi tiến độ. Đặt tên thẻ rõ ràng và mô tả chi tiết.
4.2. Phân công Nhiệm vụ
Kéo thẻ từ danh sách “Việc Cần Làm” (To Do) sang danh sách “Đang Thực Hiện” (In Progress) và gán thẻ cho người phù hợp. Hãy cân nhắc kỹ năng, kinh nghiệm và khối lượng công việc hiện tại của từng thành viên trước khi phân công nhiệm vụ. Bạn có thể gán nhiều thành viên cho một thẻ nếu cần thiết.
4.3. Theo dõi Tiến độ
Theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ bằng cách theo dõi các thẻ trên bảng Trello. Khi một nhiệm vụ được chuyển từ danh sách này sang danh sách khác, bạn có thể thấy tiến độ của nó. Sử dụng ngày đến hạn và danh sách kiểm tra để theo dõi tiến độ chi tiết hơn. Khuyến khích các thành viên trong nhóm cập nhật thường xuyên trạng thái của các thẻ.
4.4. Giao tiếp và Phản hồi
Sử dụng các tính năng bình luận và tệp đính kèm để giao tiếp và chia sẻ thông tin về nhiệm vụ. Cung cấp phản hồi thường xuyên cho người được giao nhiệm vụ để giúp họ cải thiện hiệu suất. Tạo một môi trường làm việc cởi mở và khuyến khích các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến.
4.5. Hoàn thành và Lưu trữ
Khi một nhiệm vụ được hoàn thành, hãy chuyển thẻ sang danh sách “Hoàn Thành” (Done). Bạn có thể lưu trữ các bảng Trello đã hoàn thành để tham khảo trong tương lai. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng “Lưu trữ” (Archive) của Trello để ẩn các thẻ đã hoàn thành khỏi bảng của bạn.
5. Các Mẹo và Thủ thuật Sử dụng Trello hiệu quả cho Giao khoán
5.1. Sử dụng Power-Ups
Calendar:
Sử dụng Power-Up Calendar để xem tất cả các nhiệm vụ có ngày đến hạn trên lịch.
Custom Fields:
Sử dụng Power-Up Custom Fields để thêm các trường tùy chỉnh vào thẻ để lưu trữ thông tin bổ sung, chẳng hạn như ước tính thời gian, chi phí, hoặc mức độ phức tạp.
Butler:
Sử dụng Power-Up Butler để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như tự động di chuyển thẻ sang danh sách “Chờ Phản Hồi” (Waiting for Feedback) khi danh sách kiểm tra được hoàn thành.
5.2. Tự động hóa với Butler
Butler là một công cụ tự động hóa mạnh mẽ được tích hợp sẵn trong Trello. Bạn có thể sử dụng Butler để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Ví dụ:
Tự động di chuyển thẻ:
Tự động di chuyển thẻ sang danh sách “Chờ Phản Hồi” (Waiting for Feedback) khi danh sách kiểm tra được hoàn thành.
Tự động gán thẻ:
Tự động gán thẻ cho một thành viên cụ thể trong nhóm dựa trên nhãn hoặc các tiêu chí khác.
Tự động thêm ngày đến hạn:
Tự động thêm ngày đến hạn cho thẻ dựa trên ngày tạo thẻ hoặc các tiêu chí khác.
Tự động gửi thông báo:
Tự động gửi thông báo cho các thành viên trong nhóm khi một thẻ được di chuyển, được gán, hoặc được cập nhật.
5.3. Tạo các Mẫu (Templates)
Tạo các mẫu cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian. Ví dụ: bạn có thể tạo một mẫu cho quy trình tạo nội dung blog, quy trình onboarding nhân viên mới, hoặc quy trình xử lý yêu cầu hỗ trợ.
5.4. Tìm kiếm và Lọc
Sử dụng chức năng tìm kiếm và lọc của Trello để nhanh chóng tìm thấy các thẻ bạn cần. Bạn có thể tìm kiếm theo từ khóa, thành viên, nhãn, ngày đến hạn, hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác.
5.5. Sử dụng Phím tắt
Trello có rất nhiều phím tắt giúp bạn làm việc nhanh hơn. Ví dụ:
`Q`: Gán thẻ cho chính bạn.
`Spacebar`: Gán hoặc bỏ gán thẻ cho bạn.
`L`: Mở menu nhãn.
`D`: Mở menu ngày đến hạn.
`/`: Tìm kiếm trên bảng.
6. Các Ví dụ Cụ thể về Sử dụng Trello cho Giao khoán
6.1. Giao khoán cho đội ngũ Marketing
Danh sách:
“Ý tưởng nội dung”, “Lên kế hoạch”, “Viết”, “Thiết kế”, “Chỉnh sửa”, “Xuất bản”, “Quảng bá”, “Hoàn thành”.
Nhãn:
“Blog”, “Mạng xã hội”, “Email”, “Video”, “SEO”.
Thẻ:
Mỗi thẻ đại diện cho một nội dung cụ thể (ví dụ: “Bài viết blog về SEO”).
Mô tả:
Chi tiết về chủ đề, từ khóa, đối tượng mục tiêu, v.v.
Phân công:
Gán thẻ cho người viết, người thiết kế, người chỉnh sửa.
Butler:
Tự động di chuyển thẻ từ “Viết” sang “Chỉnh sửa” khi người viết hoàn thành.
6.2. Giao khoán cho dự án Phát triển Phần mềm
Danh sách:
“Tồn đọng”, “Lựa chọn cho Sprint”, “Đang thực hiện”, “Kiểm thử”, “Đã hoàn thành”.
Nhãn:
“Lỗi”, “Tính năng”, “Cải tiến”, “Mức độ ưu tiên”.
Thẻ:
Mỗi thẻ đại diện cho một user story, bug fix, hoặc task.
Mô tả:
Yêu cầu chi tiết, acceptance criteria.
Phân công:
Gán thẻ cho lập trình viên, người kiểm thử.
Tích hợp:
Tích hợp Trello với các công cụ phát triển khác như GitHub.
6.3. Giao khoán cho công việc Hành chính
Danh sách:
“Yêu cầu”, “Đang xử lý”, “Chờ phê duyệt”, “Hoàn thành”.
Nhãn:
“Nhân sự”, “Tài chính”, “Mua sắm”, “IT”.
Thẻ:
Mỗi thẻ đại diện cho một yêu cầu cụ thể (ví dụ: “Mua sắm văn phòng phẩm”, “Xin nghỉ phép”).
Mô tả:
Chi tiết về yêu cầu, số lượng, thời gian.
Phân công:
Gán thẻ cho nhân viên hành chính, người quản lý.
7. Giải quyết các Vấn đề Thường gặp
7.1. Quá nhiều Thẻ trên một Danh sách
Giải pháp:
Chia nhỏ danh sách thành các danh sách nhỏ hơn, cụ thể hơn. Sử dụng nhãn để phân loại thẻ. Ưu tiên các thẻ quan trọng nhất. Xem xét sử dụng Power-Up “Card Aging” để làm mờ các thẻ cũ hơn, giúp bạn tập trung vào các thẻ mới hơn.
7.2. Không theo dõi được Tiến độ
Giải pháp:
Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều cập nhật trạng thái của thẻ thường xuyên. Sử dụng ngày đến hạn và danh sách kiểm tra để theo dõi tiến độ chi tiết hơn. Tổ chức các cuộc họp ngắn hàng ngày để thảo luận về tiến độ.
7.3. Giao tiếp không hiệu quả
Giải pháp:
Khuyến khích các thành viên trong nhóm sử dụng tính năng bình luận để giao tiếp và chia sẻ thông tin. Sử dụng “@” để đề cập đến một thành viên cụ thể trong nhóm. Tổ chức các cuộc họp trực tiếp hoặc qua video để giải quyết các vấn đề phức tạp. Tích hợp Trello với Slack hoặc các công cụ giao tiếp khác.
8. Kết luận
Trello là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt có thể giúp bạn giao khoán công việc một cách hiệu quả. Bằng cách thiết lập bảng Trello phù hợp, tạo và quản lý thẻ một cách chi tiết, và sử dụng các mẹo và thủ thuật được chia sẻ trong hướng dẫn này, bạn có thể cải thiện đáng kể quy trình giao khoán của mình và tăng năng suất của đội nhóm. Hãy nhớ rằng, chìa khóa để sử dụng Trello thành công là tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn và của đội nhóm của bạn. Chúc bạn thành công!