Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Google Sheets để theo dõi tiến độ giao khoán, với độ dài khoảng , bao gồm các bước thiết lập, tùy chỉnh, sử dụng công thức, biểu đồ và các mẹo nâng cao:
Tiêu đề: Hướng dẫn sử dụng Google Sheets để theo dõi tiến độ giao khoán hiệu quả
Lời mở đầu
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc giao khoán công việc cho các cá nhân hoặc nhóm là một phương pháp phổ biến để tăng năng suất và hiệu quả. Tuy nhiên, để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đạt chất lượng mong muốn, việc theo dõi tiến độ giao khoán một cách chặt chẽ là vô cùng quan trọng.
Google Sheets là một công cụ bảng tính trực tuyến mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng, cho phép bạn tạo ra các bảng theo dõi tiến độ giao khoán tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết để tận dụng tối đa Google Sheets trong việc quản lý tiến độ giao khoán, từ việc thiết lập bảng tính cơ bản đến việc sử dụng các tính năng nâng cao để trực quan hóa dữ liệu và tự động hóa quy trình.
Nội dung
Phần 1: Thiết lập bảng tính theo dõi tiến độ giao khoán cơ bản
1. Tạo một bảng tính mới:
Truy cập Google Drive của bạn (drive.google.com).
Nhấp vào nút “+ Mới” và chọn “Google Trang tính” để tạo một bảng tính mới.
Đặt tên cho bảng tính, ví dụ: “Theo dõi tiến độ giao khoán dự án ABC”.
2. Xác định các cột thông tin cần thiết:
Tên nhiệm vụ:
Mô tả ngắn gọn và rõ ràng về công việc cần thực hiện.
Người thực hiện:
Tên của cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ.
Ngày bắt đầu:
Ngày dự kiến hoặc thực tế bắt đầu thực hiện nhiệm vụ.
Ngày kết thúc dự kiến:
Ngày dự kiến hoàn thành nhiệm vụ.
Ngày kết thúc thực tế:
Ngày thực tế hoàn thành nhiệm vụ (cột này sẽ được cập nhật khi nhiệm vụ hoàn thành).
Trạng thái:
Trạng thái hiện tại của nhiệm vụ (ví dụ: “Chưa bắt đầu”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”, “Tạm dừng”, “Trễ hạn”).
Ưu tiên:
Mức độ ưu tiên của nhiệm vụ (ví dụ: “Cao”, “Trung bình”, “Thấp”).
% Hoàn thành:
Tỷ lệ phần trăm công việc đã hoàn thành (từ 0% đến 100%).
Ghi chú:
Bất kỳ thông tin bổ sung nào liên quan đến nhiệm vụ, ví dụ: khó khăn gặp phải, các bước tiếp theo, v.v.
3. Nhập tiêu đề cột vào hàng đầu tiên của bảng tính:
Trong hàng đầu tiên của bảng tính, nhập các tiêu đề cột đã xác định ở bước 2 vào các ô tương ứng. Ví dụ:
A1: Tên nhiệm vụ
B1: Người thực hiện
C1: Ngày bắt đầu
D1: Ngày kết thúc dự kiến
E1: Ngày kết thúc thực tế
F1: Trạng thái
G1: Ưu tiên
H1: % Hoàn thành
I1: Ghi chú
4. Định dạng tiêu đề cột:
Chọn hàng tiêu đề (hàng 1).
Sử dụng các tùy chọn định dạng trong thanh công cụ để làm cho tiêu đề nổi bật hơn, ví dụ:
In đậm (Bold).
Căn giữa (Center align).
Đổi màu nền (Fill color).
Điều chỉnh kích thước phông chữ (Font size).
5. Nhập dữ liệu mẫu:
Nhập một vài dòng dữ liệu mẫu vào bảng tính để có cái nhìn trực quan về cách bảng tính sẽ hoạt động. Hãy đảm bảo rằng dữ liệu mẫu bao gồm các trạng thái khác nhau (ví dụ: “Chưa bắt đầu”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”) và các mức độ ưu tiên khác nhau.
Phần 2: Tùy chỉnh bảng tính để quản lý tiến độ hiệu quả hơn
1. Sử dụng Data Validation (Xác thực dữ liệu) để tạo danh sách thả xuống:
Cột Trạng thái:
Chọn các ô trong cột “Trạng thái” (ví dụ: F2:F100).
Vào “Dữ liệu” > “Xác thực dữ liệu”.
Trong “Tiêu chí”, chọn “Danh sách các mục”.
Nhập các trạng thái có thể có, phân tách bằng dấu phẩy: `Chưa bắt đầu,Đang thực hiện,Đã hoàn thành,Tạm dừng,Trễ hạn`.
Đánh dấu vào “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô”.
(Tùy chọn) Đánh dấu vào “Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực” để cung cấp hướng dẫn cho người dùng.
Nhấp vào “Lưu”.
Cột Ưu tiên:
Thực hiện tương tự như trên, nhưng sử dụng các mức độ ưu tiên: `Cao,Trung bình,Thấp`.
Lợi ích:
Việc sử dụng danh sách thả xuống giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, giảm thiểu lỗi nhập liệu và giúp bạn dễ dàng lọc và sắp xếp dữ liệu hơn.
2. Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật các nhiệm vụ quan trọng:
Ví dụ 1: Tô màu cho các nhiệm vụ trễ hạn:
Chọn cột “Ngày kết thúc dự kiến” (ví dụ: D2:D100).
Vào “Định dạng” > “Định dạng có điều kiện”.
Trong “Định dạng các ô nếu…”, chọn “Ngày là” và sau đó chọn “trước ngày hôm nay”.
Chọn kiểu định dạng bạn muốn sử dụng (ví dụ: tô màu nền đỏ).
Nhấp vào “Xong”.
Ví dụ 2: Tô màu cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao:
Chọn cột “Ưu tiên” (ví dụ: G2:G100).
Vào “Định dạng” > “Định dạng có điều kiện”.
Trong “Định dạng các ô nếu…”, chọn “Văn bản chứa” và nhập “Cao”.
Chọn kiểu định dạng bạn muốn sử dụng (ví dụ: tô màu nền cam).
Nhấp vào “Xong”.
Lợi ích:
Định dạng có điều kiện giúp bạn nhanh chóng xác định các nhiệm vụ cần được chú ý đặc biệt, dựa trên các tiêu chí bạn đã xác định.
3. Đóng băng hàng và cột:
Đóng băng hàng tiêu đề:
Chọn hàng 1 (hàng tiêu đề). Vào “Xem” > “Đóng băng” > “1 hàng”.
Đóng băng cột đầu tiên:
Chọn cột A (cột “Tên nhiệm vụ”). Vào “Xem” > “Đóng băng” > “1 cột”.
Lợi ích:
Việc đóng băng hàng và cột giúp bạn dễ dàng theo dõi thông tin, ngay cả khi bạn cuộn qua một lượng lớn dữ liệu.
4. Thay đổi kích thước cột và hàng:
Kéo các đường viền giữa các tiêu đề cột để điều chỉnh chiều rộng cột.
Kéo các đường viền giữa các số hàng để điều chỉnh chiều cao hàng.
Lợi ích:
Điều chỉnh kích thước cột và hàng giúp bạn hiển thị thông tin một cách rõ ràng và dễ đọc hơn.
Phần 3: Sử dụng công thức để tự động hóa và tính toán dữ liệu
1. Tính toán số ngày còn lại (hoặc đã trễ) so với ngày kết thúc dự kiến:
Tạo một cột mới, ví dụ: “Số ngày còn lại”.
Trong ô đầu tiên của cột mới (ví dụ: J2), nhập công thức sau:
“`excel
=IF(E2=””,D2-TODAY(),E2-D2)
“`
Giải thích:
`IF(E2=””,D2-TODAY(),E2-D2)`: Nếu ô “Ngày kết thúc thực tế” (E2) trống (tức là nhiệm vụ chưa hoàn thành), thì tính số ngày giữa “Ngày kết thúc dự kiến” (D2) và ngày hôm nay (`TODAY()`). Nếu ô “Ngày kết thúc thực tế” (E2) không trống (tức là nhiệm vụ đã hoàn thành), thì tính số ngày giữa “Ngày kết thúc thực tế” (E2) và “Ngày kết thúc dự kiến” (D2).
Kéo công thức xuống cho tất cả các ô trong cột.
Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting):
Sử dụng định dạng có điều kiện để tô màu cho các ô có giá trị âm (tức là nhiệm vụ đã trễ hạn).
2. Tự động tính toán trạng thái dựa trên % Hoàn thành:
Bạn có thể sử dụng công thức để tự động cập nhật trạng thái dựa trên giá trị trong cột “% Hoàn thành”. Ví dụ:
Chọn cột “Trạng thái” (ví dụ: F2:F100).
Vào “Dữ liệu” > “Xác thực dữ liệu”. (Nếu bạn đã thiết lập danh sách thả xuống, hãy chỉnh sửa quy tắc hiện có)
Thay đổi “Tiêu chí” thành “Công thức tùy chỉnh là”.
Nhập công thức sau:
“`excel
=IF(H2=1,”Đã hoàn thành”,IF(H2>0,”Đang thực hiện”,”Chưa bắt đầu”))
“`
Giải thích:
`IF(H2=1,”Đã hoàn thành”,IF(H2>0,”Đang thực hiện”,”Chưa bắt đầu”))`: Nếu giá trị trong ô “% Hoàn thành” (H2) bằng 1 (tức là 100%), thì trạng thái là “Đã hoàn thành”. Nếu giá trị lớn hơn 0, thì trạng thái là “Đang thực hiện”. Nếu không, thì trạng thái là “Chưa bắt đầu”.
Lưu ý:
Công thức này giả định rằng cột “% Hoàn thành” chứa giá trị từ 0 đến 1 (ví dụ: 0.5 cho 50%). Nếu bạn sử dụng giá trị từ 0 đến 100, hãy điều chỉnh công thức cho phù hợp.
3. Sử dụng hàm `COUNTIF` hoặc `COUNTIFS` để thống kê số lượng nhiệm vụ theo trạng thái hoặc ưu tiên:
Tạo một khu vực riêng biệt trong bảng tính để hiển thị thống kê.
Ví dụ: Thống kê số lượng nhiệm vụ theo trạng thái:
Trong một ô, nhập nhãn “Số nhiệm vụ chưa bắt đầu:”.
Trong ô bên cạnh, nhập công thức: `=COUNTIF(F2:F100,”Chưa bắt đầu”)`
Lặp lại tương tự cho các trạng thái khác (“Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”, v.v.).
Ví dụ: Thống kê số lượng nhiệm vụ ưu tiên cao:
Trong một ô, nhập nhãn “Số nhiệm vụ ưu tiên cao:”.
Trong ô bên cạnh, nhập công thức: `=COUNTIF(G2:G100,”Cao”)`
Ví dụ: Thống kê số lượng nhiệm vụ trễ hạn:
Trong một ô, nhập nhãn “Số nhiệm vụ trễ hạn:”.
Trong ô bên cạnh, nhập công thức: `=COUNTIFS(F2:F100,”Trễ hạn”)`
Phần 4: Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ
1. Tạo biểu đồ cột để hiển thị số lượng nhiệm vụ theo trạng thái:
Chọn khu vực thống kê bạn đã tạo ở bước 3 của Phần 3 (ví dụ: các ô chứa nhãn “Số nhiệm vụ chưa bắt đầu:” và giá trị tương ứng).
Vào “Chèn” > “Biểu đồ”.
Google Sheets sẽ tự động tạo một biểu đồ cột.
Tùy chỉnh biểu đồ bằng cách sử dụng trình chỉnh sửa biểu đồ:
Loại biểu đồ:
Chọn “Biểu đồ cột” hoặc “Biểu đồ hình tròn”.
Tiêu đề biểu đồ:
Đặt tiêu đề phù hợp, ví dụ: “Số lượng nhiệm vụ theo trạng thái”.
Nhãn trục:
Đặt nhãn cho trục x (trạng thái) và trục y (số lượng nhiệm vụ).
Màu sắc:
Thay đổi màu sắc của các cột để làm cho biểu đồ dễ đọc hơn.
Vị trí:
Di chuyển và thay đổi kích thước biểu đồ để phù hợp với bố cục bảng tính của bạn.
2. Tạo biểu đồ Gantt đơn giản để hiển thị tiến độ nhiệm vụ theo thời gian:
Lưu ý:
Google Sheets không có biểu đồ Gantt tích hợp sẵn, nhưng bạn có thể tạo một biểu đồ tương tự bằng cách sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng (Stacked Bar Chart).
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu:
Tạo hai cột mới: “Số ngày bắt đầu” và “Thời lượng”.
Trong cột “Số ngày bắt đầu”, nhập công thức sau để tính số ngày từ ngày bắt đầu dự án đến ngày bắt đầu nhiệm vụ:
“`excel
=C2-MIN($C$2:$C$100)
“`
Thay thế `$C$2:$C$100` bằng phạm vi chứa tất cả các ngày bắt đầu dự kiến.
Trong cột “Thời lượng”, nhập công thức sau để tính số ngày giữa ngày bắt đầu dự kiến và ngày kết thúc dự kiến:
“`excel
=D2-C2
“`
Bước 2: Tạo biểu đồ:
Chọn các cột “Tên nhiệm vụ”, “Số ngày bắt đầu” và “Thời lượng”.
Vào “Chèn” > “Biểu đồ”.
Chọn loại biểu đồ “Biểu đồ thanh xếp chồng”.
Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ:
Loại bỏ thanh “Số ngày bắt đầu”:
Nhấp đúp vào thanh “Số ngày bắt đầu” trong biểu đồ. Trong trình chỉnh sửa biểu đồ, chọn “Màu” và đặt “Độ trong suốt” thành 100%.
Thay đổi màu sắc thanh “Thời lượng”:
Chọn màu sắc phù hợp cho thanh “Thời lượng”.
Thêm nhãn:
Thêm nhãn cho các trục và tiêu đề biểu đồ.
Điều chỉnh tỷ lệ trục:
Điều chỉnh tỷ lệ trục x để biểu đồ hiển thị rõ ràng hơn.
Phần 5: Chia sẻ và cộng tác
1. Chia sẻ bảng tính với những người liên quan:
Nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải của bảng tính.
Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ.
Chọn quyền truy cập:
Chỉ xem:
Cho phép người dùng xem bảng tính, nhưng không được chỉnh sửa.
Nhận xét:
Cho phép người dùng xem và thêm nhận xét vào bảng tính.
Chỉnh sửa:
Cho phép người dùng xem và chỉnh sửa bảng tính.
Nhấp vào “Gửi”.
2. Sử dụng tính năng nhận xét để thảo luận và trao đổi thông tin:
Chọn ô bạn muốn thêm nhận xét.
Nhấp chuột phải và chọn “Chèn nhận xét”.
Nhập nhận xét của bạn và nhấp vào “Nhận xét”.
Bạn có thể gắn thẻ người khác trong nhận xét bằng cách sử dụng dấu `@` và nhập tên của họ.
3. Sử dụng tính năng lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi:
Vào “Tệp” > “Lịch sử phiên bản” > “Xem lịch sử phiên bản”.
Bạn có thể xem các phiên bản trước của bảng tính, xem ai đã thực hiện thay đổi gì và khôi phục về một phiên bản trước đó nếu cần.
Phần 6: Mẹo và thủ thuật nâng cao
1. Sử dụng Google Forms để thu thập thông tin cập nhật từ những người thực hiện nhiệm vụ:
Tạo một Google Form với các trường tương ứng với các cột trong bảng tính của bạn (ví dụ: “Tên nhiệm vụ”, “% Hoàn thành”, “Trạng thái”, “Ghi chú”).
Sử dụng tính năng “Liên kết đến trang tính” trong Google Forms để tự động lưu trữ dữ liệu thu thập được vào một trang tính mới.
Sử dụng hàm `IMPORTRANGE` trong Google Sheets để nhập dữ liệu từ trang tính Google Forms vào bảng tính theo dõi tiến độ của bạn.
2. Sử dụng Script Editor để tự động hóa các tác vụ phức tạp hơn:
Google Sheets có trình chỉnh sửa script tích hợp, cho phép bạn viết các đoạn mã JavaScript để tự động hóa các tác vụ phức tạp hơn, ví dụ:
Gửi email thông báo khi một nhiệm vụ bị trễ hạn.
Tự động tạo báo cáo tiến độ hàng tuần.
Kết nối với các hệ thống khác để nhập hoặc xuất dữ liệu.
3. Sử dụng các add-on để mở rộng chức năng của Google Sheets:
Có rất nhiều add-on có sẵn cho Google Sheets, cung cấp các chức năng bổ sung, ví dụ:
Các công cụ quản lý dự án chuyên dụng.
Các công cụ phân tích dữ liệu nâng cao.
Các công cụ tích hợp với các dịch vụ khác.
Phần kết luận
Sử dụng Google Sheets để theo dõi tiến độ giao khoán là một giải pháp hiệu quả, linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Bằng cách làm theo hướng dẫn này, bạn có thể tạo ra các bảng tính theo dõi tiến độ tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn, giúp bạn quản lý dự án một cách hiệu quả hơn, đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và đạt chất lượng mong muốn. Hãy nhớ rằng, việc theo dõi tiến độ giao khoán là một quá trình liên tục, vì vậy hãy thường xuyên xem xét và điều chỉnh bảng tính của bạn để đảm bảo nó luôn đáp ứng nhu cầu của bạn. Chúc bạn thành công!