Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là bản hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Notion để tổ chức công việc và ý tưởng, dài khoảng . Hướng dẫn này sẽ đi từ những khái niệm cơ bản đến các kỹ thuật nâng cao, giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của Notion.
MỤC LỤC
1. Giới thiệu Notion: “All-in-One Workspace”
1.1 Notion là gì?
1.2 Tại sao nên chọn Notion?
1.3 Giao diện Notion: Làm quen với không gian làm việc
2. Bắt đầu với Notion: Những thao tác cơ bản
2.1 Tạo trang (Page)
2.2 Thêm khối nội dung (Block)
2.3 Định dạng văn bản
2.4 Sử dụng các loại Block phổ biến
2.4.1 Heading (Tiêu đề)
2.4.2 To-Do List (Danh sách việc cần làm)
2.4.3 Bulleted List & Numbered List (Danh sách có dấu đầu dòng và số thứ tự)
2.4.4 Table (Bảng)
2.4.5 Image (Hình ảnh)
2.4.6 Video
2.4.7 Code
3. Tổ chức thông tin hiệu quả với Databases
3.1 Database là gì và tại sao lại quan trọng?
3.2 Tạo Database
3.3 Các loại View của Database
3.3.1 Table View
3.3.2 Board View (Kanban)
3.3.3 Calendar View
3.3.4 List View
3.3.5 Gallery View
3.4 Các thuộc tính (Properties) của Database
3.4.1 Text
3.4.2 Number
3.4.3 Select & Multi-select
3.4.4 Date
3.4.5 Person
3.4.6 Files & Media
3.4.7 Checkbox
3.4.8 URL
3.4.9 Email
3.4.10 Phone
3.4.11 Formula
3.4.12 Relation
3.4.13 Rollup
3.4.14 Created Time & Created By
3.4.15 Last Edited Time & Last Edited By
3.5 Lọc (Filter) và Sắp xếp (Sort) dữ liệu trong Database
3.6 Nhóm (Group) dữ liệu trong Database
3.7 Tạo Template cho Database
4. Sử dụng Notion cho các mục đích khác nhau
4.1 Quản lý dự án cá nhân
4.1.1 Thiết lập Kanban Board để theo dõi tiến độ
4.1.2 Sử dụng Calendar View để quản lý thời hạn
4.2 Ghi chú và quản lý kiến thức
4.2.1 Tạo hệ thống ghi chú theo chủ đề
4.2.2 Sử dụng Backlinks để liên kết các trang
4.3 Lập kế hoạch và theo dõi mục tiêu
4.3.1 Thiết lập Database để theo dõi tiến độ mục tiêu
4.3.2 Sử dụng Formula để tính toán tiến độ
4.4 Xây dựng trang web cá nhân hoặc Portfolio đơn giản
4.4.1 Sử dụng các Block cơ bản để thiết kế trang
4.4.2 Tối ưu hóa cho thiết bị di động
4.5 Quản lý tài chính cá nhân
4.5.1 Tạo Database để theo dõi thu nhập và chi tiêu
4.5.2 Sử dụng Formula để tính toán ngân sách
5. Các tính năng nâng cao của Notion
5.1 Notion AI: Trợ lý ảo đắc lực
5.2 Embed (Nhúng) nội dung từ các ứng dụng khác
5.3 Sử dụng Notion API
5.4 Automation (Tự động hóa) với các công cụ tích hợp
6. Lời khuyên và Mẹo sử dụng Notion hiệu quả
6.1 Bắt đầu từ những điều đơn giản
6.2 Tận dụng Template có sẵn
6.3 Xây dựng hệ thống phù hợp với nhu cầu cá nhân
6.4 Thường xuyên xem xét và điều chỉnh hệ thống
6.5 Tham gia cộng đồng Notion
7. Kết luận
—
1. Giới thiệu Notion: “All-in-One Workspace”
1.1 Notion là gì?
Notion là một ứng dụng năng suất đa năng, hoạt động như một “all-in-one workspace” (không gian làm việc tất cả trong một). Nó kết hợp các tính năng của ghi chú, quản lý dự án, cơ sở dữ liệu và wiki vào một nền tảng duy nhất. Với Notion, bạn có thể tạo ra các trang web, ghi chú, danh sách việc cần làm, cơ sở dữ liệu, lịch, và nhiều hơn nữa, tất cả đều có thể tùy chỉnh và liên kết với nhau.
1.2 Tại sao nên chọn Notion?
Tính linh hoạt cao:
Notion cho phép bạn tạo ra không gian làm việc phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh mọi thứ, từ bố cục đến các thuộc tính của cơ sở dữ liệu.
Khả năng cộng tác:
Dễ dàng chia sẻ trang và cơ sở dữ liệu với người khác để cộng tác trong các dự án, chia sẻ thông tin và thu thập phản hồi.
Khả năng tích hợp:
Notion có thể tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến khác, như Google Drive, Slack, Trello, và nhiều hơn nữa.
Giá cả phải chăng:
Notion có gói miễn phí rất hào phóng và các gói trả phí với mức giá hợp lý cho các tính năng nâng cao.
Tính thẩm mỹ:
Giao diện của Notion rất đẹp mắt và dễ sử dụng, giúp bạn tập trung vào công việc.
Khả năng truy cập đa nền tảng:
Notion có sẵn trên web, desktop (Windows, macOS) và mobile (iOS, Android), đảm bảo bạn có thể truy cập không gian làm việc của mình mọi lúc mọi nơi.
1.3 Giao diện Notion: Làm quen với không gian làm việc
Khi bạn mở Notion, bạn sẽ thấy giao diện chính bao gồm:
Sidebar (Thanh bên):
Nằm ở bên trái màn hình, chứa danh sách các trang, cơ sở dữ liệu và các mục khác trong không gian làm việc của bạn. Bạn có thể ẩn hoặc hiển thị thanh bên này bằng cách nhấp vào biểu tượng ba dấu gạch ngang ở góc trên bên trái.
Workspace (Không gian làm việc):
Khu vực chính nơi bạn tạo và chỉnh sửa các trang.
Menu:
Nằm ở góc trên bên phải, cung cấp các tùy chọn để chia sẻ trang, xem lịch sử, truy cập cài đặt và nhận trợ giúp.
Buttons:
Các nút chức năng nằm rải rác, cho phép bạn thực hiện các hành động như tạo trang mới, thêm khối nội dung, v.v.
2. Bắt đầu với Notion: Những thao tác cơ bản
2.1 Tạo trang (Page)
Trang là đơn vị cơ bản nhất trong Notion. Để tạo một trang mới, bạn có thể:
Nhấp vào nút “Add a page” (Thêm trang) ở cuối thanh bên.
Nhập “/page” (không có dấu ngoặc kép) vào bất kỳ trang nào và nhấn Enter.
Điều này sẽ tạo một trang mới bên trong trang hiện tại.
Khi tạo một trang mới, bạn sẽ được yêu cầu chọn một template (mẫu) hoặc bắt đầu với một trang trống. Bạn có thể chọn một template có sẵn hoặc bắt đầu với “Empty page” (Trang trống) để tự do sáng tạo.
2.2 Thêm khối nội dung (Block)
Notion hoạt động dựa trên hệ thống “blocks” (khối). Mọi thứ bạn thêm vào một trang, từ văn bản đến hình ảnh, đều là một khối. Để thêm một khối nội dung, bạn có thể:
Nhấp vào biểu tượng “+” (dấu cộng) khi di chuột qua một dòng trống.
Nhập “/” (dấu gạch chéo) vào một dòng trống.
Thao tác này sẽ mở một menu hiển thị danh sách tất cả các loại khối có sẵn.
2.3 Định dạng văn bản
Notion cung cấp các tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm:
In đậm:
Chọn văn bản và nhấn `Ctrl/Cmd + B`.
In nghiêng:
Chọn văn bản và nhấn `Ctrl/Cmd + I`.
Gạch chân:
Chọn văn bản và nhấn `Ctrl/Cmd + U`.
Gạch ngang:
Chọn văn bản và nhấn `Ctrl/Cmd + Shift + S`.
Highlight (Đánh dấu):
Chọn văn bản, nhấp vào biểu tượng “…” (ba dấu chấm) và chọn màu highlight.
Đổi màu chữ:
Chọn văn bản, nhấp vào biểu tượng “…” (ba dấu chấm) và chọn màu chữ.
2.4 Sử dụng các loại Block phổ biến
Dưới đây là một số loại khối nội dung phổ biến nhất mà bạn sẽ sử dụng trong Notion:
2.4.1 Heading (Tiêu đề):
Sử dụng để tạo tiêu đề cho các phần của trang. Có ba loại heading: Heading 1, Heading 2, và Heading 3, với kích thước khác nhau.
2.4.2 To-Do List (Danh sách việc cần làm):
Tạo danh sách các việc cần làm với ô đánh dấu.
2.4.3 Bulleted List & Numbered List (Danh sách có dấu đầu dòng và số thứ tự):
Tạo danh sách các mục với dấu đầu dòng hoặc số thứ tự.
2.4.4 Table (Bảng):
Tạo bảng để sắp xếp dữ liệu.
2.4.5 Image (Hình ảnh):
Chèn hình ảnh vào trang. Bạn có thể tải lên hình ảnh từ máy tính của bạn hoặc nhúng hình ảnh từ một URL.
2.4.6 Video:
Nhúng video từ YouTube, Vimeo hoặc các nền tảng khác.
2.4.7 Code:
Chèn đoạn mã. Bạn có thể chọn ngôn ngữ lập trình để có cú pháp highlight.
3. Tổ chức thông tin hiệu quả với Databases
3.1 Database là gì và tại sao lại quan trọng?
Trong Notion, Database không chỉ đơn thuần là bảng tính. Nó là một công cụ mạnh mẽ để tổ chức và quản lý thông tin theo nhiều cách khác nhau. Database cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp, lọc và hiển thị dữ liệu theo nhiều định dạng khác nhau, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và phân tích thông tin.
3.2 Tạo Database
Để tạo một Database, bạn có thể:
Nhấp vào nút “Add a page” (Thêm trang) ở cuối thanh bên và chọn một trong các tùy chọn Database (ví dụ: Table, Board, Calendar, List, Gallery).
Nhập “/table”, “/board”, “/calendar”, “/list”, hoặc “/gallery” (không có dấu ngoặc kép) vào bất kỳ trang nào và nhấn Enter.
Điều này sẽ tạo một Database mới bên trong trang hiện tại.
3.3 Các loại View của Database
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Database trong Notion là khả năng tạo nhiều “view” (chế độ xem) khác nhau cho cùng một dữ liệu. Mỗi view có thể hiển thị dữ liệu theo một cách khác nhau, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về thông tin của mình.
3.3.1 Table View:
Hiển thị dữ liệu dưới dạng bảng truyền thống với các hàng và cột.
3.3.2 Board View (Kanban):
Hiển thị dữ liệu dưới dạng bảng Kanban, với các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau của một quy trình. Thích hợp cho quản lý dự án và theo dõi tiến độ.
3.3.3 Calendar View:
Hiển thị dữ liệu trên lịch. Thích hợp cho quản lý thời gian và sự kiện.
3.3.4 List View:
Hiển thị dữ liệu dưới dạng danh sách.
3.3.5 Gallery View:
Hiển thị dữ liệu dưới dạng các thẻ hình ảnh. Thích hợp cho việc hiển thị portfolio hoặc các mục trực quan.
3.4 Các thuộc tính (Properties) của Database
Mỗi mục (hàng) trong Database có các “properties” (thuộc tính) để mô tả thông tin chi tiết về mục đó. Bạn có thể thêm nhiều thuộc tính khác nhau vào Database để phù hợp với nhu cầu của mình.
3.4.1 Text:
Lưu trữ văn bản ngắn.
3.4.2 Number:
Lưu trữ số.
3.4.3 Select & Multi-select:
Cho phép chọn một hoặc nhiều tùy chọn từ danh sách định sẵn.
3.4.4 Date:
Lưu trữ ngày tháng và thời gian.
3.4.5 Person:
Liên kết mục với một người dùng Notion.
3.4.6 Files & Media:
Tải lên hoặc liên kết đến các tệp và hình ảnh.
3.4.7 Checkbox:
Ô đánh dấu để theo dõi trạng thái.
3.4.8 URL:
Lưu trữ địa chỉ web.
3.4.9 Email:
Lưu trữ địa chỉ email.
3.4.10 Phone:
Lưu trữ số điện thoại.
3.4.11 Formula:
Tính toán giá trị dựa trên các thuộc tính khác bằng cách sử dụng công thức. Đây là một tính năng mạnh mẽ để tự động hóa các tác vụ.
3.4.12 Relation:
Tạo mối quan hệ giữa các mục trong Database với các mục trong Database khác.
3.4.13 Rollup:
Hiển thị thông tin từ các mục liên quan thông qua thuộc tính Relation.
3.4.14 Created Time & Created By:
Hiển thị thời gian tạo và người tạo của mục.
3.4.15 Last Edited Time & Last Edited By:
Hiển thị thời gian chỉnh sửa cuối cùng và người chỉnh sửa cuối cùng của mục.
3.5 Lọc (Filter) và Sắp xếp (Sort) dữ liệu trong Database
Notion cho phép bạn lọc và sắp xếp dữ liệu trong Database để dễ dàng tìm kiếm và phân tích thông tin.
Filter (Lọc):
Chỉ hiển thị các mục đáp ứng một hoặc nhiều điều kiện nhất định. Ví dụ: bạn có thể lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ có trạng thái “In progress” (Đang thực hiện).
Sort (Sắp xếp):
Sắp xếp các mục theo một thuộc tính nhất định. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ theo ngày hết hạn.
3.6 Nhóm (Group) dữ liệu trong Database
Tính năng Group cho phép bạn nhóm các mục trong Database theo một thuộc tính nhất định. Ví dụ: bạn có thể nhóm các nhiệm vụ theo trạng thái (To Do, In Progress, Done) trong Board View.
3.7 Tạo Template cho Database
Template cho phép bạn tạo các mẫu cho các mục trong Database. Khi bạn tạo một mục mới, bạn có thể chọn một template để tự động điền các thuộc tính và nội dung nhất định. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
4. Sử dụng Notion cho các mục đích khác nhau
4.1 Quản lý dự án cá nhân
4.1.1 Thiết lập Kanban Board để theo dõi tiến độ:
Tạo một Database với Board View để theo dõi các giai đoạn của dự án (ví dụ: To Do, In Progress, Done). Thêm các nhiệm vụ vào các cột tương ứng và di chuyển chúng khi tiến độ thay đổi.
4.1.2 Sử dụng Calendar View để quản lý thời hạn:
Tạo một Calendar View để xem các nhiệm vụ và sự kiện theo thời gian. Thêm thuộc tính “Date” (Ngày) cho các nhiệm vụ và hiển thị chúng trên lịch.
4.2 Ghi chú và quản lý kiến thức
4.2.1 Tạo hệ thống ghi chú theo chủ đề:
Tạo các trang riêng biệt cho từng chủ đề bạn quan tâm. Sử dụng Heading để chia nhỏ các phần của trang.
4.2.2 Sử dụng Backlinks để liên kết các trang:
Sử dụng tính năng “@” để liên kết đến các trang khác trong Notion. Điều này tạo ra một mạng lưới các trang liên kết với nhau, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và điều hướng thông tin.
4.3 Lập kế hoạch và theo dõi mục tiêu
4.3.1 Thiết lập Database để theo dõi tiến độ mục tiêu:
Tạo một Database với các thuộc tính như “Goal” (Mục tiêu), “Status” (Trạng thái), “Start Date” (Ngày bắt đầu), “End Date” (Ngày kết thúc), “Progress” (Tiến độ).
4.3.2 Sử dụng Formula để tính toán tiến độ:
Sử dụng thuộc tính Formula để tự động tính toán tiến độ dựa trên các thuộc tính khác. Ví dụ: bạn có thể tính toán tiến độ dựa trên số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành so với tổng số nhiệm vụ.
4.4 Xây dựng trang web cá nhân hoặc Portfolio đơn giản
4.4.1 Sử dụng các Block cơ bản để thiết kế trang:
Sử dụng các Block như Heading, Text, Image, và Video để tạo trang web cá nhân hoặc portfolio đơn giản.
4.4.2 Tối ưu hóa cho thiết bị di động:
Kiểm tra trang của bạn trên thiết bị di động để đảm bảo nó hiển thị tốt trên các màn hình nhỏ hơn.
4.5 Quản lý tài chính cá nhân
4.5.1 Tạo Database để theo dõi thu nhập và chi tiêu:
Tạo một Database với các thuộc tính như “Date” (Ngày), “Category” (Danh mục), “Description” (Mô tả), “Amount” (Số tiền), “Type” (Loại – Thu nhập/Chi tiêu).
4.5.2 Sử dụng Formula để tính toán ngân sách:
Sử dụng thuộc tính Formula để tính toán tổng thu nhập, tổng chi tiêu và ngân sách còn lại.
5. Các tính năng nâng cao của Notion
5.1 Notion AI: Trợ lý ảo đắc lực
Notion AI là một tính năng tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào Notion, giúp bạn viết lách, tóm tắt văn bản, dịch thuật, và nhiều hơn nữa. Bạn có thể sử dụng Notion AI để:
Viết bài blog, email, hoặc báo cáo.
Tóm tắt các bài viết dài.
Dịch văn bản sang các ngôn ngữ khác nhau.
Brainstorm ý tưởng.
Cải thiện văn phong.
5.2 Embed (Nhúng) nội dung từ các ứng dụng khác
Notion cho phép bạn nhúng nội dung từ các ứng dụng khác như Google Drive, YouTube, Figma, và nhiều hơn nữa. Điều này giúp bạn tập hợp tất cả thông tin cần thiết vào một nơi.
5.3 Sử dụng Notion API
Notion API cho phép bạn kết nối Notion với các ứng dụng và dịch vụ khác. Bạn có thể sử dụng API để tự động hóa các tác vụ, tích hợp Notion với quy trình làm việc của bạn, và tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh dựa trên Notion.
5.4 Automation (Tự động hóa) với các công cụ tích hợp
Notion có thể tích hợp với các công cụ tự động hóa như Zapier và IFTTT để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Ví dụ: bạn có thể tự động tạo một nhiệm vụ mới trong Notion khi một email mới được gửi đến hộp thư đến của bạn.
6. Lời khuyên và Mẹo sử dụng Notion hiệu quả
6.1 Bắt đầu từ những điều đơn giản:
Đừng cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc. Bắt đầu với những tính năng cơ bản và dần dần khám phá các tính năng nâng cao hơn.
6.2 Tận dụng Template có sẵn:
Notion cung cấp một thư viện template phong phú cho nhiều mục đích khác nhau. Hãy tìm kiếm các template phù hợp với nhu cầu của bạn và tùy chỉnh chúng theo ý muốn.
6.3 Xây dựng hệ thống phù hợp với nhu cầu cá nhân:
Không có một hệ thống Notion hoàn hảo cho tất cả mọi người. Hãy thử nghiệm và tìm ra hệ thống phù hợp với cách bạn làm việc và suy nghĩ.
6.4 Thường xuyên xem xét và điều chỉnh hệ thống:
Nhu cầu của bạn có thể thay đổi theo thời gian. Hãy thường xuyên xem xét và điều chỉnh hệ thống Notion của bạn để đảm bảo nó vẫn phù hợp và hiệu quả.
6.5 Tham gia cộng đồng Notion:
Có một cộng đồng Notion lớn và nhiệt tình sẵn sàng chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm. Hãy tham gia các diễn đàn, nhóm Facebook hoặc Reddit để học hỏi từ những người khác và nhận được sự giúp đỡ khi cần thiết.
7. Kết luận
Notion là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt có thể giúp bạn tổ chức công việc, quản lý ý tưởng và cộng tác với người khác hiệu quả hơn. Với hướng dẫn này, bạn đã có được những kiến thức cơ bản và nâng cao để bắt đầu sử dụng Notion. Hãy thử nghiệm, sáng tạo và khám phá những khả năng vô tận của Notion để tạo ra không gian làm việc lý tưởng cho bạn. Chúc bạn thành công!