Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng BambooHR để quản lý lao động, được thiết kế để cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về nền tảng này và cách tận dụng tối đa các tính năng của nó.
Hướng Dẫn Sử Dụng BambooHR Để Quản Lý Lao Động
Lời Giới Thiệu
BambooHR là một phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRM) dựa trên nền tảng đám mây, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) quản lý thông tin nhân viên, quy trình làm việc và các hoạt động liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả hơn. Với giao diện thân thiện và các tính năng mạnh mẽ, BambooHR giúp các nhà quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn.
Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về BambooHR, từ thiết lập ban đầu đến sử dụng các tính năng chính để quản lý thông tin nhân viên, tuyển dụng, quản lý hiệu suất, chấm công, tính lương và báo cáo.
Mục Lục
1. Thiết Lập Ban Đầu và Cấu Hình Tài Khoản
1.1 Tạo Tài Khoản BambooHR
1.2 Cấu Hình Thông Tin Công Ty
1.3 Thiết Lập Quyền Truy Cập và Phân Quyền
1.4 Tích Hợp với Các Ứng Dụng Khác
2. Quản Lý Thông Tin Nhân Viên
2.1 Thêm Nhân Viên Mới
2.2 Hồ Sơ Nhân Viên: Quản Lý Thông Tin Cá Nhân, Thông Tin Liên Hệ, Thông Tin Công Việc
2.3 Quản Lý Tài Liệu Nhân Viên
2.4 Cơ Cấu Tổ Chức và Sơ Đồ Công Ty
3. Tuyển Dụng và Onboarding
3.1 Tạo Yêu Cầu Tuyển Dụng
3.2 Đăng Tin Tuyển Dụng và Quản Lý Ứng Viên
3.3 Quy Trình Onboarding Nhân Viên Mới
4. Quản Lý Hiệu Suất
4.1 Thiết Lập Mục Tiêu và Đánh Giá
4.2 Đánh Giá Hiệu Suất Định Kỳ
4.3 Phản Hồi 360 Độ
4.4 Kế Hoạch Phát Triển Cá Nhân
5. Chấm Công và Quản Lý Thời Gian
5.1 Thiết Lập Chính Sách Chấm Công
5.2 Quản Lý Yêu Cầu Nghỉ Phép
5.3 Báo Cáo Chấm Công
6. Tính Lương
6.1 Thiết Lập Cấu Hình Tính Lương
6.2 Quản Lý Các Khoản Thu Nhập và Khấu Trừ
6.3 Tạo Bảng Lương và Thanh Toán
7. Báo Cáo và Phân Tích
7.1 Tạo Báo Cáo Tùy Chỉnh
7.2 Phân Tích Dữ Liệu Nhân Sự
7.3 Xuất Báo Cáo
8. Các Tính Năng Nâng Cao và Mẹo Sử Dụng
8.1 Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc
8.2 Sử Dụng Ứng Dụng Di Động
8.3 Tận Dụng Các Tính Năng Bảo Mật
9. Hỗ Trợ và Đào Tạo
9.1 Trung Tâm Hỗ Trợ của BambooHR
9.2 Các Khóa Đào Tạo và Webinar
9.3 Cộng Đồng Người Dùng
10.
Kết Luận
1. Thiết Lập Ban Đầu và Cấu Hình Tài Khoản
1.1 Tạo Tài Khoản BambooHR
Đăng Ký:
Truy cập trang web của BambooHR và đăng ký dùng thử hoặc mua gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
Nhập Thông Tin:
Cung cấp thông tin cơ bản về công ty của bạn, chẳng hạn như tên công ty, quy mô và ngành nghề.
Xác Minh Tài Khoản:
Xác minh địa chỉ email của bạn để kích hoạt tài khoản.
1.2 Cấu Hình Thông Tin Công Ty
Thông Tin Chung:
Tên Công Ty:
Nhập tên chính thức của công ty bạn.
Địa Chỉ:
Nhập địa chỉ văn phòng chính của công ty.
Logo:
Tải lên logo công ty để tạo sự nhận diện thương hiệu.
Ngôn Ngữ:
Chọn ngôn ngữ mặc định cho tài khoản BambooHR của bạn.
Tiền Tệ:
Chọn đơn vị tiền tệ mà công ty bạn sử dụng để trả lương và các khoản thanh toán khác.
Chính Sách Công Ty:
Ngày Lễ:
Thiết lập danh sách các ngày lễ chính thức của công ty bạn.
Chính Sách Nghỉ Phép:
Xác định các loại nghỉ phép (ví dụ: nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng) và quy định về số ngày nghỉ, cách tính và quy trình phê duyệt.
Giờ Làm Việc:
Thiết lập giờ làm việc tiêu chuẩn của công ty bạn.
Cấu Hình Chấm Công:
(Nếu sử dụng tính năng chấm công)
Phương Pháp Chấm Công:
Chọn phương pháp chấm công phù hợp (ví dụ: chấm công bằng web, ứng dụng di động, vân tay).
Quy Tắc Chấm Công:
Thiết lập các quy tắc về thời gian làm việc, thời gian nghỉ giải lao và các quy định khác liên quan đến chấm công.
1.3 Thiết Lập Quyền Truy Cập và Phân Quyền
Vai Trò:
Admin (Quản Trị Viên):
Có quyền truy cập và kiểm soát tất cả các tính năng của BambooHR.
HR Manager (Quản Lý Nhân Sự):
Có quyền truy cập vào hầu hết các tính năng liên quan đến quản lý nhân sự.
Manager (Quản Lý):
Có quyền truy cập vào thông tin của nhân viên trong nhóm của họ.
Employee (Nhân Viên):
Chỉ có thể truy cập vào thông tin cá nhân của họ và thực hiện các tác vụ cơ bản (ví dụ: xem bảng lương, yêu cầu nghỉ phép).
Phân Quyền Chi Tiết:
Bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập cho từng vai trò để đảm bảo rằng mỗi người chỉ có thể truy cập vào những thông tin và tính năng cần thiết cho công việc của họ.
Ví dụ: Bạn có thể cho phép quản lý xem thông tin lương của nhân viên trong nhóm của họ, nhưng không cho phép họ chỉnh sửa thông tin này.
Thêm Người Dùng:
Mời người dùng mới vào tài khoản BambooHR của bạn và gán cho họ vai trò phù hợp.
1.4 Tích Hợp với Các Ứng Dụng Khác
BambooHR có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác để tạo thành một hệ sinh thái quản lý nhân sự hoàn chỉnh. Một số tích hợp phổ biến bao gồm:
Hệ Thống Kế Toán:
QuickBooks, Xero
Hệ Thống Tính Lương:
Gusto, ADP
Phần Mềm Tuyển Dụng:
Greenhouse, Lever
Công Cụ Cộng Tác:
Slack, Microsoft Teams
Các Ứng Dụng Khác:
Google Workspace, Microsoft 365
Để tích hợp BambooHR với các ứng dụng khác, bạn cần truy cập vào phần “Integrations” trong cài đặt tài khoản và làm theo hướng dẫn.
2. Quản Lý Thông Tin Nhân Viên
2.1 Thêm Nhân Viên Mới
Thêm Thủ Công:
Nhập thông tin nhân viên trực tiếp vào BambooHR, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, thông tin công việc và thông tin lương.
Nhập Từ File:
Nhập thông tin nhân viên từ file CSV hoặc Excel. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều nhân viên cần thêm vào hệ thống.
Tự Động Hóa:
Sử dụng tính năng “Onboarding” để tự động hóa quy trình thu thập thông tin từ nhân viên mới.
2.2 Hồ Sơ Nhân Viên: Quản Lý Thông Tin Cá Nhân, Thông Tin Liên Hệ, Thông Tin Công Việc
Hồ sơ nhân viên là trung tâm của BambooHR, nơi bạn có thể quản lý tất cả thông tin liên quan đến nhân viên.
Thông Tin Cá Nhân:
Tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú.
Thông Tin Liên Hệ:
Địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ hiện tại.
Thông Tin Công Việc:
Chức danh, phòng ban, vị trí, ngày bắt đầu làm việc, loại hợp đồng, người quản lý trực tiếp.
Thông Tin Lương:
Mức lương, tần suất trả lương, phương thức thanh toán, thông tin tài khoản ngân hàng.
Thông Tin Khác:
Thông tin về người thân, thông tin về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc.
2.3 Quản Lý Tài Liệu Nhân Viên
BambooHR cho phép bạn lưu trữ và quản lý các tài liệu liên quan đến nhân viên một cách an toàn và bảo mật.
Tải Lên Tài Liệu:
Tải lên các tài liệu như hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân và các tài liệu khác.
Phân Loại Tài Liệu:
Phân loại tài liệu theo loại (ví dụ: hợp đồng, bằng cấp, đánh giá hiệu suất) để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Quyền Truy Cập:
Kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu. Bạn có thể cho phép nhân viên xem tài liệu của chính họ, nhưng hạn chế quyền truy cập của họ vào tài liệu của người khác.
Thông Báo Hết Hạn:
Thiết lập thông báo để nhắc nhở bạn khi các tài liệu quan trọng sắp hết hạn (ví dụ: hợp đồng lao động, giấy phép lái xe).
2.4 Cơ Cấu Tổ Chức và Sơ Đồ Công Ty
Xây Dựng Cơ Cấu Tổ Chức:
Tạo sơ đồ tổ chức của công ty bạn bằng cách xác định các phòng ban, vị trí và mối quan hệ báo cáo.
Sơ Đồ Công Ty:
Hiển thị sơ đồ tổ chức của công ty bạn một cách trực quan. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò của họ trong công ty và cách họ liên kết với các bộ phận khác.
Tìm Kiếm Nhân Viên:
Dễ dàng tìm kiếm thông tin của nhân viên bằng cách sử dụng sơ đồ tổ chức. Bạn có thể nhấp vào một vị trí cụ thể để xem thông tin của nhân viên đang làm việc ở vị trí đó.
3. Tuyển Dụng và Onboarding
3.1 Tạo Yêu Cầu Tuyển Dụng
Mô Tả Công Việc:
Mô tả chi tiết về vị trí cần tuyển dụng, bao gồm chức danh, nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm.
Thông Tin Tuyển Dụng:
Xác định thông tin về mức lương, địa điểm làm việc, loại hợp đồng và các phúc lợi khác.
Quy Trình Tuyển Dụng:
Xác định các bước trong quy trình tuyển dụng, bao gồm sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra kỹ năng và đánh giá cuối cùng.
Người Phụ Trách:
Chỉ định người phụ trách tuyển dụng và những người tham gia vào quy trình tuyển dụng.
Phê Duyệt:
Thiết lập quy trình phê duyệt để đảm bảo rằng yêu cầu tuyển dụng được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền trước khi được đăng tải.
3.2 Đăng Tin Tuyển Dụng và Quản Lý Ứng Viên
Đăng Tin Tuyển Dụng:
Đăng tin tuyển dụng trên các trang web việc làm, mạng xã hội và trang web của công ty bạn. BambooHR có thể tích hợp với các trang web việc làm phổ biến để giúp bạn đăng tin tuyển dụng một cách dễ dàng.
Quản Lý Ứng Viên:
Theo dõi và quản lý tất cả các ứng viên nộp đơn vào vị trí của bạn. Bạn có thể xem hồ sơ ứng viên, đánh giá kỹ năng và kinh nghiệm của họ, và liên lạc với họ.
Sàng Lọc Hồ Sơ:
Sử dụng các công cụ sàng lọc hồ sơ để lọc ra những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu của bạn.
Phỏng Vấn:
Lên lịch và thực hiện phỏng vấn với các ứng viên tiềm năng. Bạn có thể sử dụng BambooHR để ghi lại thông tin phỏng vấn và đánh giá ứng viên.
Đánh Giá Ứng Viên:
Đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí đã được xác định trước. Bạn có thể sử dụng BambooHR để tạo báo cáo so sánh giữa các ứng viên.
3.3 Quy Trình Onboarding Nhân Viên Mới
Tạo Danh Sách Công Việc:
Tạo danh sách các công việc cần thiết để onboarding nhân viên mới, chẳng hạn như hoàn thành thủ tục giấy tờ, thiết lập tài khoản, giới thiệu về công ty và đào tạo.
Giao Việc:
Giao các công việc onboarding cho nhân viên mới và những người liên quan (ví dụ: người quản lý, bộ phận IT, bộ phận nhân sự).
Theo Dõi Tiến Độ:
Theo dõi tiến độ của quy trình onboarding và đảm bảo rằng tất cả các công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
Tự Động Hóa:
Sử dụng BambooHR để tự động hóa quy trình onboarding, chẳng hạn như gửi email chào mừng, cung cấp tài liệu hướng dẫn và thu thập thông tin từ nhân viên mới.
Thu Thập Phản Hồi:
Thu thập phản hồi từ nhân viên mới về trải nghiệm onboarding của họ. Điều này giúp bạn cải thiện quy trình onboarding của mình trong tương lai.
4. Quản Lý Hiệu Suất
4.1 Thiết Lập Mục Tiêu và Đánh Giá
Thiết Lập Mục Tiêu:
Thiết lập mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) cho nhân viên. Mục tiêu SMART giúp nhân viên hiểu rõ những gì họ cần đạt được và cách họ sẽ được đánh giá.
Theo Dõi Tiến Độ:
Theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu của nhân viên. Điều này giúp bạn xác định những nhân viên đang gặp khó khăn và cung cấp cho họ sự hỗ trợ cần thiết.
Đánh Giá:
Thiết lập quy trình đánh giá hiệu suất định kỳ (ví dụ: hàng quý, hàng năm).
4.2 Đánh Giá Hiệu Suất Định Kỳ
Thu Thập Phản Hồi:
Thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm người quản lý, đồng nghiệp và khách hàng.
Tự Đánh Giá:
Cho phép nhân viên tự đánh giá hiệu suất của họ. Điều này giúp nhân viên suy ngẫm về những gì họ đã đạt được và những gì họ cần cải thiện.
Đánh Giá Chính Thức:
Thực hiện đánh giá hiệu suất chính thức với nhân viên. Trong quá trình đánh giá, bạn nên thảo luận về những thành tích của nhân viên, những điểm cần cải thiện và kế hoạch phát triển trong tương lai.
4.3 Phản Hồi 360 Độ
Chọn Người Tham Gia:
Chọn những người tham gia phản hồi 360 độ, bao gồm người quản lý, đồng nghiệp và khách hàng.
Thu Thập Phản Hồi:
Thu thập phản hồi từ những người tham gia. Phản hồi nên tập trung vào hành vi và hiệu suất của nhân viên, chứ không phải tính cách của họ.
Cung Cấp Phản Hồi:
Cung cấp phản hồi cho nhân viên. Phản hồi nên mang tính xây dựng và tập trung vào những gì nhân viên có thể làm để cải thiện hiệu suất của họ.
4.4 Kế Hoạch Phát Triển Cá Nhân
Xác Định Điểm Mạnh và Điểm Yếu:
Xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên.
Xác Định Mục Tiêu Phát Triển:
Xác định mục tiêu phát triển của nhân viên.
Lập Kế Hoạch Hành Động:
Lập kế hoạch hành động để giúp nhân viên đạt được mục tiêu phát triển của họ. Kế hoạch hành động nên bao gồm các hoạt động đào tạo, cố vấn và các cơ hội phát triển khác.
Theo Dõi Tiến Độ:
Theo dõi tiến độ của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu phát triển của họ.
5. Chấm Công và Quản Lý Thời Gian
5.1 Thiết Lập Chính Sách Chấm Công
Giờ Làm Việc Tiêu Chuẩn:
Thiết lập giờ làm việc tiêu chuẩn cho nhân viên.
Thời Gian Nghỉ Giải Lao:
Thiết lập thời gian nghỉ giải lao cho nhân viên.
Làm Thêm Giờ:
Xác định quy định về làm thêm giờ và cách tính lương làm thêm giờ.
Nghỉ Phép:
Xác định các loại nghỉ phép (ví dụ: nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng) và quy định về số ngày nghỉ, cách tính và quy trình phê duyệt.
5.2 Quản Lý Yêu Cầu Nghỉ Phép
Gửi Yêu Cầu:
Cho phép nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép thông qua BambooHR.
Phê Duyệt Yêu Cầu:
Cho phép người quản lý phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép.
Theo Dõi Số Ngày Nghỉ:
Theo dõi số ngày nghỉ phép mà nhân viên đã sử dụng.
5.3 Báo Cáo Chấm Công
Tạo Báo Cáo:
Tạo báo cáo chấm công để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Báo cáo chấm công có thể bao gồm thông tin về giờ vào, giờ ra, thời gian nghỉ giải lao và thời gian làm thêm giờ.
Xuất Báo Cáo:
Xuất báo cáo chấm công sang các định dạng khác nhau, chẳng hạn như CSV hoặc Excel.
6. Tính Lương
6.1 Thiết Lập Cấu Hình Tính Lương
Thông Tin Công Ty:
Nhập thông tin công ty, chẳng hạn như tên công ty, địa chỉ và mã số thuế.
Thông Tin Nhân Viên:
Đảm bảo rằng thông tin nhân viên trong BambooHR là chính xác và đầy đủ.
Các Khoản Thu Nhập và Khấu Trừ:
Thiết lập các khoản thu nhập và khấu trừ, chẳng hạn như lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân.
Phương Thức Thanh Toán:
Chọn phương thức thanh toán lương cho nhân viên, chẳng hạn như chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
6.2 Quản Lý Các Khoản Thu Nhập và Khấu Trừ
Thêm Khoản Thu Nhập:
Thêm các khoản thu nhập mới, chẳng hạn như tiền thưởng hoặc hoa hồng.
Thêm Khoản Khấu Trừ:
Thêm các khoản khấu trừ mới, chẳng hạn như bảo hiểm y tế hoặc tiền đóng góp từ thiện.
Cập Nhật Thông Tin:
Cập nhật thông tin về các khoản thu nhập và khấu trừ khi cần thiết.
6.3 Tạo Bảng Lương và Thanh Toán
Tạo Bảng Lương:
Tạo bảng lương dựa trên thông tin nhân viên, các khoản thu nhập và khấu trừ.
Kiểm Tra Bảng Lương:
Kiểm tra kỹ lưỡng bảng lương để đảm bảo rằng tất cả thông tin là chính xác.
Thanh Toán Lương:
Thanh toán lương cho nhân viên theo phương thức đã chọn.
Gửi Phiếu Lương:
Gửi phiếu lương cho nhân viên.
7. Báo Cáo và Phân Tích
7.1 Tạo Báo Cáo Tùy Chỉnh
Chọn Dữ Liệu:
Chọn dữ liệu mà bạn muốn đưa vào báo cáo.
Lọc Dữ Liệu:
Lọc dữ liệu để chỉ hiển thị những thông tin mà bạn quan tâm.
Sắp Xếp Dữ Liệu:
Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mà bạn muốn.
Chọn Định Dạng:
Chọn định dạng cho báo cáo (ví dụ: bảng, biểu đồ).
7.2 Phân Tích Dữ Liệu Nhân Sự
Xác Định Xu Hướng:
Xác định xu hướng trong dữ liệu nhân sự của bạn.
Phát Hiện Vấn Đề:
Phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong tổ chức của bạn.
Đưa Ra Quyết Định:
Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
7.3 Xuất Báo Cáo
Chọn Định Dạng:
Chọn định dạng cho báo cáo (ví dụ: PDF, CSV, Excel).
Tải Xuống Báo Cáo:
Tải xuống báo cáo.
Chia Sẻ Báo Cáo:
Chia sẻ báo cáo với những người liên quan.
8. Các Tính Năng Nâng Cao và Mẹo Sử Dụng
8.1 Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc
Sử Dụng Workflows:
Sử dụng workflows để tự động hóa các quy trình làm việc, chẳng hạn như quy trình onboarding, quy trình phê duyệt nghỉ phép và quy trình đánh giá hiệu suất.
Tạo Thông Báo:
Tạo thông báo để nhắc nhở bạn về các sự kiện quan trọng, chẳng hạn như ngày hết hạn hợp đồng lao động và ngày đánh giá hiệu suất.
8.2 Sử Dụng Ứng Dụng Di Động
Truy Cập Thông Tin:
Truy cập thông tin nhân viên từ mọi nơi.
Quản Lý Yêu Cầu:
Quản lý yêu cầu nghỉ phép và các yêu cầu khác.
Chấm Công:
Chấm công bằng ứng dụng di động.
8.3 Tận Dụng Các Tính Năng Bảo Mật
Sử Dụng Mật Khẩu Mạnh:
Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi mật khẩu thường xuyên.
Bật Xác Thực Hai Yếu Tố:
Bật xác thực hai yếu tố để tăng cường bảo mật cho tài khoản của bạn.
Kiểm Soát Quyền Truy Cập:
Kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào dữ liệu trong BambooHR.
9. Hỗ Trợ và Đào Tạo
9.1 Trung Tâm Hỗ Trợ của BambooHR
Tìm Kiếm Thông Tin:
Tìm kiếm thông tin về các tính năng của BambooHR.
Xem Hướng Dẫn:
Xem hướng dẫn sử dụng BambooHR.
Liên Hệ Hỗ Trợ:
Liên hệ với bộ phận hỗ trợ của BambooHR nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
9.2 Các Khóa Đào Tạo và Webinar
Tham Gia Đào Tạo:
Tham gia các khóa đào tạo và webinar để tìm hiểu thêm về cách sử dụng BambooHR.
Xem Bản Ghi:
Xem bản ghi của các khóa đào tạo và webinar trước đó.
9.3 Cộng Đồng Người Dùng
Tham Gia Diễn Đàn:
Tham gia diễn đàn cộng đồng người dùng BambooHR để trao đổi kinh nghiệm và học hỏi từ những người dùng khác.
10. Kết Luận
BambooHR là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn quản lý lao động một cách hiệu quả hơn. Bằng cách tận dụng các tính năng của BambooHR, bạn có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tập trung vào các hoạt động chiến lược hơn. Hy vọng rằng hướng dẫn này đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về BambooHR và cách sử dụng nó để quản lý lao động. Chúc bạn thành công!