Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Trello để theo dõi công việc của lao động bên thứ ba, bao gồm các bước, ví dụ, mẹo và thủ thuật hữu ích.
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TRELLO ĐỂ THEO DÕI CÔNG VIỆC CỦA LAO ĐỘNG BÊN THỨ BA
Mục lục
1. Giới thiệu
Trello là gì?
Tại sao sử dụng Trello để quản lý lao động bên thứ ba?
Đối tượng mục tiêu của hướng dẫn này
2. Thiết lập Trello Board
Tạo Board mới
Tên Board và mô tả
Cài đặt quyền riêng tư
3. Tạo Danh sách (Lists)
Các danh sách cơ bản
Tùy chỉnh danh sách
Ví dụ về danh sách
4. Tạo Thẻ (Cards)
Thông tin trong thẻ
Gán thành viên
Đặt ngày đến hạn
Sử dụng nhãn (Labels)
Tạo checklist
Đính kèm tài liệu
Thảo luận trong thẻ
Sử dụng Custom Fields (nếu có)
5. Quy trình làm việc (Workflow)
Xác định quy trình
Di chuyển thẻ qua các danh sách
Tự động hóa với Butler
6. Quản lý và giao tiếp
Sử dụng bình luận để trao đổi
Thông báo (Notifications)
Báo cáo tiến độ
7. Mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng Power-Ups
Tích hợp với các công cụ khác
Tạo mẫu (Templates)
Tổ chức Board hiệu quả
8. Ví dụ thực tế
Quản lý dự án thiết kế
Quản lý nội dung
Quản lý dịch vụ khách hàng
9. Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm của việc sử dụng Trello
Nhược điểm và cách khắc phục
10.
Kết luận
1. Giới thiệu
Trello là gì?
Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan dựa trên phương pháp Kanban. Nó sử dụng các bảng (Boards), danh sách (Lists) và thẻ (Cards) để giúp bạn tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và cộng tác với người khác. Giao diện kéo và thả đơn giản của Trello giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.
Tại sao sử dụng Trello để quản lý lao động bên thứ ba?
Quản lý lao động bên thứ ba (freelancer, nhà thầu, agency) có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt khi bạn làm việc với nhiều người cùng một lúc. Trello giúp bạn giải quyết những vấn đề này bằng cách:
Tập trung:
Tất cả thông tin về dự án, nhiệm vụ và người thực hiện đều được tập trung ở một nơi.
Minh bạch:
Mọi người đều có thể thấy tiến độ công việc và ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
Dễ dàng giao tiếp:
Trello cho phép bạn trao đổi trực tiếp trong thẻ, giảm thiểu việc sử dụng email và các công cụ giao tiếp khác.
Linh hoạt:
Trello có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Theo dõi hiệu quả:
Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, thời gian hoàn thành và các vấn đề phát sinh.
Đối tượng mục tiêu của hướng dẫn này
Hướng dẫn này dành cho bất kỳ ai muốn sử dụng Trello để quản lý công việc của lao động bên thứ ba, bao gồm:
Chủ doanh nghiệp nhỏ
Quản lý dự án
Trưởng nhóm
Bất kỳ ai làm việc với freelancer, nhà thầu hoặc agency
2. Thiết lập Trello Board
Tạo Board mới
1. Đăng nhập vào tài khoản Trello của bạn (hoặc tạo một tài khoản mới nếu bạn chưa có).
2. Nhấp vào nút “+” ở góc trên bên phải của màn hình và chọn “Create Board”.
3. Bạn cũng có thể tạo board từ trang chủ bằng cách nhấp vào “Create new board”.
Tên Board và mô tả
Tên Board:
Chọn một cái tên rõ ràng và dễ hiểu, ví dụ: “Quản lý dự án Thiết kế Logo” hoặc “Quản lý Nội dung Blog”.
Mô tả Board:
Thêm mô tả ngắn gọn về mục đích của Board, ví dụ: “Board này dùng để theo dõi tất cả các công việc liên quan đến việc thiết kế logo với freelancer.” Mô tả này giúp các thành viên mới hiểu rõ hơn về Board.
Cài đặt quyền riêng tư
Public:
Bất kỳ ai trên internet đều có thể xem Board của bạn.
Private:
Chỉ những thành viên được mời mới có thể xem Board.
Workspace visible:
Chỉ những thành viên trong Workspace mới có thể xem Board.
Chọn “Private” nếu bạn muốn bảo mật thông tin dự án của mình và chỉ chia sẻ với những người liên quan. Workspace visible phù hợp khi bạn làm việc với một nhóm cố định trong công ty.
3. Tạo Danh sách (Lists)
Các danh sách cơ bản
Danh sách là các cột dọc trên Board của bạn, đại diện cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc. Một số danh sách cơ bản bạn nên có:
To Do (Việc cần làm):
Nơi chứa tất cả các nhiệm vụ chưa bắt đầu.
In Progress (Đang thực hiện):
Nơi chứa các nhiệm vụ đang được thực hiện.
In Review (Đang xem xét):
Nơi chứa các nhiệm vụ đã hoàn thành và đang chờ được duyệt.
Done (Đã hoàn thành):
Nơi chứa các nhiệm vụ đã được duyệt và hoàn thành.
Tùy chỉnh danh sách
Bạn có thể tùy chỉnh danh sách để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của mình. Ví dụ:
Backlog:
Nơi chứa các ý tưởng hoặc nhiệm vụ tiềm năng.
Waiting for Approval (Chờ phê duyệt):
Tương tự In Review, nhưng cụ thể hơn về trạng thái chờ phê duyệt.
Revision (Cần sửa đổi):
Nơi chứa các nhiệm vụ cần được sửa đổi sau khi xem xét.
Blocked (Bị chặn):
Nơi chứa các nhiệm vụ bị chặn do một vấn đề nào đó.
Ví dụ về danh sách
Quản lý dự án thiết kế:
To Do, In Progress, Design Review, Client Review, Final Approval, Done.
Quản lý nội dung blog:
Idea, Research, Writing, Editing, Review, Publish.
Quản lý dịch vụ khách hàng:
New Requests, Assigned, In Progress, Waiting for Customer, Resolved.
4. Tạo Thẻ (Cards)
Thông tin trong thẻ
Thẻ là các đơn vị công việc riêng lẻ trong Trello. Mỗi thẻ chứa thông tin chi tiết về một nhiệm vụ cụ thể. Khi tạo thẻ, hãy đảm bảo bao gồm các thông tin sau:
Tên thẻ:
Mô tả ngắn gọn và rõ ràng về nhiệm vụ (ví dụ: “Thiết kế logo cho trang web”, “Viết bài blog về SEO”).
Mô tả:
Chi tiết hơn về nhiệm vụ, bao gồm hướng dẫn, yêu cầu và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
Ngày đến hạn:
Thời hạn hoàn thành nhiệm vụ.
Thành viên:
Người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ.
Nhãn (Labels):
Sử dụng nhãn để phân loại và ưu tiên nhiệm vụ (ví dụ: “Ưu tiên cao”, “Marketing”, “Thiết kế”).
Checklist:
Chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước nhỏ hơn.
Đính kèm:
Thêm các tệp liên quan (ví dụ: tài liệu tham khảo, hình ảnh, video).
Bình luận:
Sử dụng bình luận để trao đổi với các thành viên khác.
Gán thành viên
Gán thành viên cho thẻ để chỉ định người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ. Điều này giúp mọi người biết ai đang làm gì và tránh sự nhầm lẫn.
Đặt ngày đến hạn
Đặt ngày đến hạn cho thẻ để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn. Trello sẽ gửi thông báo cho thành viên được gán khi ngày đến hạn sắp đến.
Sử dụng nhãn (Labels)
Nhãn giúp bạn phân loại và ưu tiên nhiệm vụ. Bạn có thể tạo nhãn với các màu sắc và tên gọi khác nhau để thể hiện các loại nhiệm vụ khác nhau (ví dụ: “Marketing”, “Thiết kế”, “Phát triển”) hoặc mức độ ưu tiên (ví dụ: “Ưu tiên cao”, “Ưu tiên trung bình”, “Ưu tiên thấp”).
Tạo checklist
Checklist giúp bạn chia nhỏ nhiệm vụ phức tạp thành các bước nhỏ hơn và dễ quản lý hơn. Ví dụ, nếu nhiệm vụ là “Viết bài blog”, bạn có thể tạo checklist với các bước như:
Nghiên cứu chủ đề
Lập dàn ý
Viết bản nháp
Chỉnh sửa
Thêm hình ảnh
Xuất bản
Đính kèm tài liệu
Đính kèm các tệp liên quan vào thẻ để cung cấp cho thành viên đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Bạn có thể đính kèm tệp từ máy tính, Google Drive, Dropbox hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây khác.
Thảo luận trong thẻ
Sử dụng phần bình luận trong thẻ để trao đổi với các thành viên khác về nhiệm vụ. Điều này giúp bạn giữ tất cả thông tin liên quan đến nhiệm vụ ở một nơi và tránh việc lạc mất thông tin trong email hoặc các công cụ giao tiếp khác.
Sử dụng Custom Fields (nếu có)
Nếu bạn sử dụng Trello Business Class hoặc Enterprise, bạn có thể sử dụng Custom Fields để thêm thông tin tùy chỉnh vào thẻ. Ví dụ:
Budget:
Ngân sách cho nhiệm vụ.
Priority:
Mức độ ưu tiên (ví dụ: High, Medium, Low).
Status:
Trạng thái hiện tại của nhiệm vụ (ví dụ: To Do, In Progress, Completed).
Contractor Rate:
Mức lương hoặc phí của người lao động bên thứ ba.
Invoice Number:
Số hóa đơn liên quan đến công việc.
5. Quy trình làm việc (Workflow)
Xác định quy trình
Trước khi bắt đầu sử dụng Trello, hãy xác định rõ quy trình làm việc của bạn. Quy trình này sẽ quyết định các danh sách bạn cần tạo và cách bạn di chuyển thẻ qua các danh sách. Ví dụ:
1. Nhiệm vụ mới được tạo trong danh sách “To Do”.
2. Khi một thành viên bắt đầu làm việc, họ sẽ di chuyển thẻ sang danh sách “In Progress”.
3. Sau khi hoàn thành, họ sẽ di chuyển thẻ sang danh sách “In Review”.
4. Người quản lý sẽ xem xét nhiệm vụ và nếu cần sửa đổi, họ sẽ di chuyển thẻ sang danh sách “Revision”.
5. Nếu nhiệm vụ được duyệt, thẻ sẽ được di chuyển sang danh sách “Done”.
Di chuyển thẻ qua các danh sách
Kéo và thả thẻ từ danh sách này sang danh sách khác để thể hiện tiến độ công việc. Điều này giúp bạn và các thành viên khác dễ dàng theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ.
Tự động hóa với Butler
Butler là một công cụ tự động hóa tích hợp sẵn trong Trello. Bạn có thể sử dụng Butler để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, chẳng hạn như:
Tự động gán thành viên cho thẻ dựa trên nhãn.
Tự động di chuyển thẻ sang danh sách “Done” khi checklist hoàn thành.
Tự động thêm ngày đến hạn cho thẻ khi được tạo.
Gửi thông báo khi thẻ được di chuyển sang một danh sách cụ thể.
Ví dụ về các lệnh Butler hữu ích:
“When a card is added to list “To Do”, add the “High Priority” label.”
“When all checklist items are completed on a card, move the card to list “Done”.”
“When a card is moved to list “In Review”, add the comment “@manager Please review this task.”
6. Quản lý và giao tiếp
Sử dụng bình luận để trao đổi
Sử dụng phần bình luận trong thẻ để trao đổi với các thành viên khác về nhiệm vụ. Đặt câu hỏi, đưa ra phản hồi và chia sẻ thông tin liên quan.
Thông báo (Notifications)
Trello sẽ gửi thông báo cho bạn khi có hoạt động mới trên Board của bạn, chẳng hạn như khi có người bình luận trên thẻ, gán bạn vào thẻ hoặc di chuyển thẻ. Bạn có thể tùy chỉnh cài đặt thông báo để chỉ nhận thông báo về những hoạt động quan trọng nhất.
Báo cáo tiến độ
Theo dõi tiến độ công việc bằng cách xem số lượng thẻ trong mỗi danh sách và số lượng thẻ đã hoàn thành. Bạn cũng có thể sử dụng Power-Ups như “Burndown Charts” để tạo báo cáo trực quan về tiến độ dự án.
7. Mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng Power-Ups
Power-Ups là các tiện ích bổ sung giúp mở rộng chức năng của Trello. Có rất nhiều Power-Ups hữu ích cho việc quản lý lao động bên thứ ba, chẳng hạn như:
Time Tracking:
Theo dõi thời gian làm việc của các thành viên. (Ví dụ: Toggl Track, Clockify)
Reporting:
Tạo báo cáo về tiến độ dự án, hiệu suất của các thành viên và ngân sách. (Ví dụ: Burndown Charts, Screenful)
Collaboration:
Tích hợp với các công cụ cộng tác khác như Slack, Google Drive, Dropbox.
Custom Fields:
Thêm các trường thông tin tùy chỉnh vào thẻ.
Tích hợp với các công cụ khác
Trello tích hợp với nhiều công cụ khác mà bạn có thể đang sử dụng, chẳng hạn như:
Slack:
Nhận thông báo Trello trong Slack và tạo thẻ Trello từ Slack.
Google Drive:
Đính kèm tệp từ Google Drive vào thẻ Trello.
Dropbox:
Đính kèm tệp từ Dropbox vào thẻ Trello.
Zapier:
Tự động hóa các tác vụ giữa Trello và các ứng dụng khác.
Tạo mẫu (Templates)
Nếu bạn có các dự án hoặc quy trình làm việc tương tự nhau, hãy tạo mẫu Board để tiết kiệm thời gian. Bạn có thể tạo mẫu từ một Board hiện có hoặc tạo một mẫu mới từ đầu.
Tổ chức Board hiệu quả
Sử dụng màu sắc:
Sử dụng màu sắc cho nhãn để dễ dàng phân biệt các loại nhiệm vụ hoặc mức độ ưu tiên khác nhau.
Lưu trữ thẻ cũ:
Lưu trữ các thẻ đã hoàn thành để giữ cho Board của bạn gọn gàng.
Sử dụng Board khác nhau cho các dự án khác nhau:
Tạo Board riêng cho từng dự án để tránh nhầm lẫn.
Thiết lập các quy tắc đặt tên nhất quán:
Ví dụ, luôn bắt đầu tên thẻ bằng “[Tên Freelancer] – [Mô tả công việc]”. Điều này giúp việc tìm kiếm và lọc thẻ dễ dàng hơn.
8. Ví dụ thực tế
Quản lý dự án thiết kế
Board:
“Dự án Thiết kế Logo ABC”
Danh sách:
To Do, In Progress, Design Review, Client Review, Final Approval, Done.
Thẻ:
“Thiết kế 3 mẫu logo ban đầu”, “Chỉnh sửa mẫu logo theo phản hồi của khách hàng”, “Hoàn thiện logo cuối cùng”.
Thành viên:
Designer (freelancer), Project Manager.
Nhãn:
“Logo”, “Ưu tiên cao”.
Quản lý nội dung blog
Board:
“Quản lý Nội dung Blog”
Danh sách:
Idea, Research, Writing, Editing, Review, Publish.
Thẻ:
“Viết bài blog về SEO”, “Tối ưu hóa bài viết cho từ khóa quản lý dự án”, “Tạo hình ảnh cho bài viết”.
Thành viên:
Writer (freelancer), Editor.
Nhãn:
“Blog”, “SEO”.
Quản lý dịch vụ khách hàng
Board:
“Hỗ trợ khách hàng”
Danh sách:
New Requests, Assigned, In Progress, Waiting for Customer, Resolved.
Thẻ:
“Khách hàng báo lỗi đăng nhập”, “Khách hàng yêu cầu hướng dẫn sử dụng tính năng X”, “Khách hàng phàn nàn về tốc độ website”.
Thành viên:
Customer Support Agent (freelancer).
Nhãn:
“Bug”, “Question”, “Complaint”.
9. Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm của việc sử dụng Trello
Dễ sử dụng:
Giao diện trực quan và dễ làm quen.
Linh hoạt:
Có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhiều quy trình làm việc khác nhau.
Cộng tác:
Dễ dàng cộng tác với các thành viên khác.
Miễn phí:
Có phiên bản miễn phí với đầy đủ các tính năng cơ bản.
Tích hợp:
Tích hợp với nhiều công cụ khác.
Minh bạch:
Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
Nhược điểm và cách khắc phục
Không phù hợp cho các dự án quá phức tạp:
Trello có thể không đủ mạnh mẽ cho các dự án với nhiều phụ thuộc và yêu cầu quản lý tài nguyên phức tạp. (Giải pháp: Xem xét các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp hơn như Asana, Jira.)
Thiếu các tính năng báo cáo nâng cao (trong phiên bản miễn phí):
Nếu bạn cần các báo cáo chi tiết hơn, bạn cần nâng cấp lên phiên bản trả phí hoặc sử dụng Power-Ups.
Có thể trở nên lộn xộn nếu không được quản lý tốt:
Nếu bạn không tổ chức Board của mình một cách hiệu quả, nó có thể trở nên lộn xộn và khó sử dụng. (Giải pháp: Sử dụng màu sắc, lưu trữ thẻ cũ và tạo Board riêng cho từng dự án.)
Phụ thuộc vào kết nối internet:
Trello là một ứng dụng trực tuyến, vì vậy bạn cần có kết nối internet để sử dụng nó. (Giải pháp: Không có giải pháp hoàn hảo, nhưng bạn có thể sử dụng phiên bản di động để truy cập Board của mình khi đang di chuyển.)
10. Kết luận
Trello là một công cụ tuyệt vời để quản lý công việc của lao động bên thứ ba. Với giao diện trực quan, tính linh hoạt và khả năng cộng tác, Trello giúp bạn tập trung, minh bạch và theo dõi hiệu quả tiến độ công việc. Bằng cách làm theo hướng dẫn này, bạn có thể thiết lập một hệ thống quản lý lao động bên thứ ba hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc của mình. Hãy nhớ rằng, chìa khóa thành công là sự kiên nhẫn và liên tục điều chỉnh quy trình làm việc của bạn để phù hợp với nhu cầu thực tế. Chúc bạn thành công!