Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết dài về cách đảm bảo hợp đồng thuê lao động tuân thủ GDPR khi làm việc quốc tế.
Hướng dẫn chi tiết: Đảm bảo hợp đồng thuê lao động tuân thủ GDPR khi làm việc quốc tế
Mục lục
1. Giới thiệu về GDPR và tầm quan trọng của việc tuân thủ
2. Phạm vi áp dụng của GDPR đối với hợp đồng thuê lao động quốc tế
3. Các nguyên tắc GDPR cần tuân thủ trong hợp đồng thuê lao động
4. Nội dung cụ thể cần đưa vào hợp đồng thuê lao động để tuân thủ GDPR
5. Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên theo GDPR
6. Chuyển dữ liệu cá nhân của nhân viên ra ngoài khu vực EEA
7. Quyền của nhân viên theo GDPR và cách thực hiện
8. Trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động
9. Đào tạo và nâng cao nhận thức về GDPR cho nhân viên
10.
Kiểm tra và cập nhật hợp đồng thuê lao động định kỳ
11.
Các biện pháp bảo mật dữ liệu cần thiết
12.
Ứng phó với vi phạm dữ liệu cá nhân
13.
Ví dụ về điều khoản GDPR trong hợp đồng thuê lao động
14.
Lời khuyên và lưu ý quan trọng
1. Giới thiệu về GDPR và tầm quan trọng của việc tuân thủ
Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) là một quy định pháp lý của Liên minh Châu Âu (EU) về bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư cho tất cả các cá nhân trong EU và Khu vực Kinh tế Châu Âu (EEA). GDPR có hiệu lực từ ngày 25 tháng 5 năm 2018, thay thế Chỉ thị 95/46/EC về bảo vệ dữ liệu.
Tầm quan trọng của việc tuân thủ GDPR:
Tránh bị phạt nặng:
GDPR quy định mức phạt rất cao cho việc vi phạm, lên đến 20 triệu EUR hoặc 4% tổng doanh thu toàn cầu hàng năm của doanh nghiệp, tùy theo mức nào cao hơn.
Bảo vệ uy tín và thương hiệu:
Vi phạm dữ liệu có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.
Xây dựng lòng tin với nhân viên:
Tuân thủ GDPR cho thấy doanh nghiệp coi trọng quyền riêng tư của nhân viên và tạo môi trường làm việc tin cậy.
Tuân thủ pháp luật:
Tuân thủ GDPR là nghĩa vụ pháp lý đối với các doanh nghiệp hoạt động tại EU hoặc xử lý dữ liệu của công dân EU.
Tạo lợi thế cạnh tranh:
Tuân thủ GDPR có thể là một lợi thế cạnh tranh, đặc biệt khi làm việc với các đối tác hoặc khách hàng ở châu Âu.
2. Phạm vi áp dụng của GDPR đối với hợp đồng thuê lao động quốc tế
GDPR áp dụng cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên nếu:
Doanh nghiệp được thành lập tại EU/EEA.
Doanh nghiệp không được thành lập tại EU/EEA nhưng xử lý dữ liệu cá nhân của công dân EU/EEA liên quan đến việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho họ, hoặc giám sát hành vi của họ trong EU/EEA.
Trong bối cảnh hợp đồng thuê lao động quốc tế, GDPR có thể áp dụng khi:
Doanh nghiệp có trụ sở tại EU/EEA thuê nhân viên ở nước ngoài.
Doanh nghiệp có trụ sở ở nước ngoài thuê nhân viên là công dân EU/EEA.
Doanh nghiệp chuyển dữ liệu cá nhân của nhân viên từ EU/EEA sang một quốc gia khác.
3. Các nguyên tắc GDPR cần tuân thủ trong hợp đồng thuê lao động
Tính hợp pháp, công bằng và minh bạch:
Việc xử lý dữ liệu phải có cơ sở pháp lý rõ ràng (ví dụ: sự đồng ý, hợp đồng, nghĩa vụ pháp lý, lợi ích hợp pháp), phải công bằng và minh bạch với nhân viên.
Giới hạn mục đích:
Dữ liệu chỉ được thu thập và xử lý cho các mục đích cụ thể, rõ ràng và hợp pháp, và không được xử lý thêm theo cách không phù hợp với các mục đích đó.
Tối thiểu hóa dữ liệu:
Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết và phù hợp với mục đích xử lý.
Tính chính xác:
Dữ liệu phải chính xác và được cập nhật khi cần thiết.
Giới hạn lưu trữ:
Dữ liệu chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích xử lý.
Tính toàn vẹn và bảo mật:
Dữ liệu phải được bảo vệ khỏi xử lý trái phép hoặc bất hợp pháp, mất mát, phá hủy hoặc thiệt hại do tai nạn.
Trách nhiệm giải trình:
Người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm chứng minh rằng việc xử lý dữ liệu tuân thủ GDPR.
4. Nội dung cụ thể cần đưa vào hợp đồng thuê lao động để tuân thủ GDPR
Mục đích xử lý dữ liệu:
Nêu rõ mục đích cụ thể của việc thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên (ví dụ: quản lý nhân sự, trả lương, đánh giá hiệu suất, tuân thủ pháp luật).
Loại dữ liệu được thu thập:
Liệt kê chi tiết các loại dữ liệu cá nhân sẽ được thu thập và xử lý (ví dụ: tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, thông tin tài chính, thông tin sức khỏe, thông tin về hiệu suất làm việc).
Cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu:
Xác định cơ sở pháp lý cụ thể cho việc xử lý dữ liệu (ví dụ: sự đồng ý của nhân viên, hợp đồng lao động, nghĩa vụ pháp lý).
Thời gian lưu trữ dữ liệu:
Xác định thời gian lưu trữ dữ liệu cho từng loại dữ liệu khác nhau.
Bên thứ ba nhận dữ liệu:
Liệt kê các bên thứ ba có thể nhận dữ liệu cá nhân của nhân viên (ví dụ: nhà cung cấp dịch vụ trả lương, công ty bảo hiểm, cơ quan chính phủ).
Chuyển dữ liệu ra ngoài EEA:
Nếu dữ liệu được chuyển ra ngoài EEA, phải nêu rõ quốc gia nhận dữ liệu và các biện pháp bảo vệ phù hợp được áp dụng (ví dụ: điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn, quy tắc ràng buộc doanh nghiệp).
Quyền của nhân viên:
Thông báo cho nhân viên về các quyền của họ theo GDPR (ví dụ: quyền truy cập, quyền chỉnh sửa, quyền xóa, quyền hạn chế xử lý, quyền phản đối, quyền khiếu nại).
Thông tin liên hệ của người quản lý dữ liệu:
Cung cấp thông tin liên hệ của người quản lý dữ liệu hoặc người đại diện dữ liệu của doanh nghiệp.
Biện pháp bảo mật dữ liệu:
Mô tả các biện pháp bảo mật dữ liệu được áp dụng để bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên.
5. Quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên theo GDPR
Thu thập dữ liệu:
Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết cho mục đích đã nêu rõ.
Lưu trữ dữ liệu:
Lưu trữ dữ liệu một cách an toàn và bảo mật.
Sử dụng dữ liệu:
Chỉ sử dụng dữ liệu cho mục đích đã nêu rõ và tuân thủ các nguyên tắc GDPR.
Chia sẻ dữ liệu:
Chỉ chia sẻ dữ liệu với các bên thứ ba được ủy quyền và có biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp.
Xóa dữ liệu:
Xóa dữ liệu khi không còn cần thiết cho mục đích xử lý hoặc khi nhân viên yêu cầu.
6. Chuyển dữ liệu cá nhân của nhân viên ra ngoài khu vực EEA
Việc chuyển dữ liệu cá nhân của nhân viên ra ngoài EEA phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của GDPR. Các biện pháp bảo vệ phù hợp có thể bao gồm:
Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (SCCs):
Sử dụng các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn được Ủy ban Châu Âu phê duyệt để đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ tương đương như trong EEA.
Quy tắc ràng buộc doanh nghiệp (BCRs):
Xây dựng một bộ quy tắc ràng buộc doanh nghiệp được cơ quan bảo vệ dữ liệu phê duyệt để điều chỉnh việc chuyển dữ liệu giữa các công ty trong cùng một tập đoàn.
Cơ chế chứng nhận:
Sử dụng các cơ chế chứng nhận được phê duyệt để chứng minh rằng doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu.
Quyết định đầy đủ:
Chuyển dữ liệu đến các quốc gia đã được Ủy ban Châu Âu công nhận là có mức bảo vệ dữ liệu đầy đủ.
7. Quyền của nhân viên theo GDPR và cách thực hiện
Nhân viên có các quyền sau đây theo GDPR:
Quyền được thông tin:
Quyền được biết về việc dữ liệu cá nhân của họ được thu thập và sử dụng như thế nào.
Quyền truy cập:
Quyền được truy cập vào dữ liệu cá nhân của họ và yêu cầu bản sao.
Quyền chỉnh sửa:
Quyền yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ.
Quyền xóa (“quyền được lãng quên”):
Quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của họ trong một số trường hợp nhất định.
Quyền hạn chế xử lý:
Quyền yêu cầu hạn chế việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ trong một số trường hợp nhất định.
Quyền phản đối:
Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ trong một số trường hợp nhất định.
Quyền chuyển đổi dữ liệu:
Quyền nhận dữ liệu cá nhân của họ trong một định dạng có cấu trúc, thường được sử dụng và có thể đọc được bằng máy, và chuyển dữ liệu đó cho một người quản lý dữ liệu khác.
Quyền không phải là đối tượng của quyết định tự động:
Quyền không phải là đối tượng của quyết định chỉ dựa trên xử lý tự động, bao gồm cả việc lập hồ sơ, nếu quyết định đó có ảnh hưởng pháp lý hoặc ảnh hưởng đáng kể đến họ.
Quyền khiếu nại:
Quyền khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu nếu họ cho rằng quyền của mình đã bị vi phạm.
Cách thực hiện quyền:
Nhân viên nên gửi yêu cầu bằng văn bản cho người quản lý dữ liệu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có nghĩa vụ phản hồi yêu cầu trong vòng một tháng.
Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin bổ sung để xác minh danh tính của họ.
8. Trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động
Trách nhiệm của người sử dụng lao động:
Tuân thủ GDPR và các luật bảo vệ dữ liệu liên quan.
Xây dựng và thực hiện các chính sách và quy trình bảo vệ dữ liệu.
Cung cấp thông tin đầy đủ và minh bạch cho nhân viên về việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ.
Đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của nhân viên được thu thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ một cách an toàn và hợp pháp.
Phản hồi các yêu cầu của nhân viên liên quan đến quyền của họ theo GDPR.
Báo cáo vi phạm dữ liệu cho cơ quan bảo vệ dữ liệu và nhân viên bị ảnh hưởng.
Đào tạo và nâng cao nhận thức về GDPR cho nhân viên.
Trách nhiệm của người lao động:
Tuân thủ các chính sách và quy trình bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân của đồng nghiệp và khách hàng.
Báo cáo bất kỳ vi phạm dữ liệu nào mà họ biết được.
Tham gia các khóa đào tạo về GDPR và nâng cao nhận thức về bảo vệ dữ liệu.
9. Đào tạo và nâng cao nhận thức về GDPR cho nhân viên
Đào tạo và nâng cao nhận thức về GDPR là rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu rõ về các quy định và trách nhiệm của họ. Nội dung đào tạo nên bao gồm:
Tổng quan về GDPR và các nguyên tắc chính.
Các loại dữ liệu cá nhân và cách xử lý chúng một cách an toàn.
Quyền của nhân viên theo GDPR.
Các chính sách và quy trình bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp.
Cách nhận biết và báo cáo vi phạm dữ liệu.
Các biện pháp bảo mật dữ liệu cần thiết.
10. Kiểm tra và cập nhật hợp đồng thuê lao động định kỳ
Hợp đồng thuê lao động cần được kiểm tra và cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng nó vẫn tuân thủ GDPR và phù hợp với các thay đổi trong luật pháp hoặc thực tiễn kinh doanh. Việc kiểm tra và cập nhật nên được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần hoặc khi có thay đổi đáng kể trong quy định về bảo vệ dữ liệu.
11. Các biện pháp bảo mật dữ liệu cần thiết
Mã hóa dữ liệu:
Mã hóa dữ liệu cá nhân khi lưu trữ và truyền tải.
Kiểm soát truy cập:
Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân chỉ cho những người cần thiết.
Sao lưu dữ liệu:
Sao lưu dữ liệu thường xuyên và lưu trữ bản sao ở một vị trí an toàn.
Phần mềm diệt virus và tường lửa:
Sử dụng phần mềm diệt virus và tường lửa để bảo vệ hệ thống khỏi các mối đe dọa bảo mật.
Đánh giá rủi ro bảo mật:
Thực hiện đánh giá rủi ro bảo mật thường xuyên để xác định và giảm thiểu các lỗ hổng bảo mật.
Xây dựng quy trình ứng phó sự cố:
Xây dựng quy trình ứng phó sự cố để xử lý vi phạm dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
12. Ứng phó với vi phạm dữ liệu cá nhân
Trong trường hợp xảy ra vi phạm dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau:
Xác định và đánh giá mức độ nghiêm trọng của vi phạm.
Thông báo cho cơ quan bảo vệ dữ liệu trong vòng 72 giờ sau khi phát hiện ra vi phạm.
Thông báo cho nhân viên bị ảnh hưởng nếu vi phạm có khả năng gây ra rủi ro cao cho quyền và tự do của họ.
Thực hiện các biện pháp để giảm thiểu thiệt hại do vi phạm gây ra.
Điều tra nguyên nhân gây ra vi phạm và thực hiện các biện pháp phòng ngừa để ngăn chặn các vi phạm tương tự trong tương lai.
13. Ví dụ về điều khoản GDPR trong hợp đồng thuê lao động
Điều khoản về mục đích xử lý dữ liệu:
“Nhân viên đồng ý rằng [Tên công ty] có thể thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên cho các mục đích sau đây:
Quản lý hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên.
Trả lương và các khoản phúc lợi khác.
Đánh giá hiệu suất làm việc và phát triển nghề nghiệp.
Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định.
Liên lạc với nhân viên về các vấn đề liên quan đến công việc.”
Điều khoản về quyền của nhân viên:
“Nhân viên có các quyền sau đây liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình:
Quyền được thông tin về việc dữ liệu cá nhân của họ được thu thập và sử dụng như thế nào.
Quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân của họ và yêu cầu bản sao.
Quyền chỉnh sửa dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ.
Quyền xóa dữ liệu cá nhân của họ trong một số trường hợp nhất định.
Quyền hạn chế việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ trong một số trường hợp nhất định.
Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ trong một số trường hợp nhất định.
Quyền chuyển đổi dữ liệu cá nhân của họ cho một người quản lý dữ liệu khác.
Quyền khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu nếu họ cho rằng quyền của mình đã bị vi phạm.”
Điều khoản về chuyển dữ liệu ra ngoài EEA:
“Nếu dữ liệu cá nhân của nhân viên được chuyển ra ngoài Khu vực Kinh tế Châu Âu (EEA), [Tên công ty] sẽ đảm bảo rằng việc chuyển dữ liệu tuân thủ GDPR và các biện pháp bảo vệ phù hợp được áp dụng, chẳng hạn như Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (SCCs) được Ủy ban Châu Âu phê duyệt.”
14. Lời khuyên và lưu ý quan trọng
Tìm kiếm lời khuyên pháp lý:
Tham khảo ý kiến của luật sư chuyên về GDPR để đảm bảo rằng hợp đồng thuê lao động của bạn tuân thủ đầy đủ các quy định.
Sự đồng ý rõ ràng:
Nếu bạn dựa vào sự đồng ý của nhân viên để xử lý dữ liệu, hãy đảm bảo rằng sự đồng ý đó là tự do, cụ thể, có hiểu biết và không mơ hồ.
Tính minh bạch:
Cung cấp cho nhân viên thông tin rõ ràng và dễ hiểu về cách bạn xử lý dữ liệu cá nhân của họ.
Bảo mật:
Thực hiện các biện pháp bảo mật thích hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên khỏi truy cập trái phép, mất mát hoặc phá hủy.
Cập nhật:
Luôn cập nhật các thay đổi trong luật pháp và quy định về GDPR.
Ghi lại:
Ghi lại tất cả các hoạt động xử lý dữ liệu của bạn để chứng minh sự tuân thủ GDPR.
Hy vọng hướng dẫn này hữu ích cho bạn trong việc đảm bảo hợp đồng thuê lao động tuân thủ GDPR khi làm việc quốc tế. Chúc bạn thành công!