Mạng giáo dục việc làm edunet xin chào các bạn! Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Evernote để ghi chú và quản lý thông tin giao khoán, được thiết kế để tận dụng tối đa các tính năng của Evernote và giúp bạn tổ chức thông tin một cách hiệu quả:
Hướng Dẫn Chi Tiết: Sử Dụng Evernote Để Ghi Chú và Quản Lý Thông Tin Giao Khoán
Lời Mở Đầu
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quản lý thông tin một cách hiệu quả là yếu tố then chốt để thành công. Đặc biệt, với các dự án giao khoán, nơi thông tin thường xuyên thay đổi và đến từ nhiều nguồn khác nhau, một hệ thống quản lý thông tin tốt là vô cùng quan trọng. Evernote là một công cụ tuyệt vời để đáp ứng nhu cầu này, nhờ khả năng ghi chú đa dạng, tổ chức linh hoạt và đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị.
Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết để tận dụng Evernote trong việc ghi chú và quản lý thông tin giao khoán, từ việc thiết lập ban đầu đến các kỹ thuật nâng cao để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Phần 1: Thiết Lập Evernote Cho Quản Lý Giao Khoán
1.1. Tạo Tài Khoản Evernote và Làm Quen Với Giao Diện
Tạo tài khoản:
Truy cập trang web của Evernote (evernote.com) và tạo một tài khoản miễn phí hoặc trả phí tùy theo nhu cầu sử dụng của bạn.
Tải và cài đặt ứng dụng:
Tải ứng dụng Evernote cho các thiết bị bạn sử dụng thường xuyên (máy tính, điện thoại, máy tính bảng).
Giao diện Evernote:
Làm quen với giao diện chính của Evernote, bao gồm:
Thanh điều hướng bên trái:
Chứa các sổ tay (Notebooks), thẻ (Tags), phím tắt (Shortcuts) và các chức năng khác.
Danh sách ghi chú (Note List):
Hiển thị danh sách các ghi chú trong sổ tay hoặc theo thẻ đã chọn.
Trình soạn thảo ghi chú (Note Editor):
Nơi bạn tạo và chỉnh sửa nội dung ghi chú.
Thanh công cụ:
Cung cấp các tùy chọn định dạng văn bản, chèn hình ảnh, âm thanh, tệp tin, v.v.
Tìm kiếm:
Cho phép bạn tìm kiếm ghi chú theo từ khóa, thẻ, hoặc nội dung.
1.2. Cấu Trúc Tổ Chức Cơ Bản: Sổ Tay và Thẻ
Sổ tay (Notebooks):
Sổ tay là đơn vị tổ chức lớn nhất trong Evernote. Hãy coi chúng như những thư mục vật lý để chứa các ghi chú liên quan.
Cách sử dụng cho giao khoán:
Tạo các sổ tay riêng cho từng dự án giao khoán. Ví dụ:
`Dự án A – Xây dựng website thương mại điện tử`
`Dự án B – Phát triển ứng dụng di động cho iOS`
`Dự án C – Thiết kế logo và bộ nhận diện thương hiệu`
Trong mỗi sổ tay dự án, bạn có thể tạo thêm các sổ tay con (sub-notebooks) để phân loại thông tin chi tiết hơn. Ví dụ:
`Dự án A – Xây dựng website thương mại điện tử` -> `Yêu cầu`, `Thiết kế`, `Phát triển`, `Kiểm thử`, `Tài liệu`, `Giao tiếp`
Thẻ (Tags):
Thẻ là các từ khóa hoặc nhãn bạn gắn cho ghi chú để phân loại và tìm kiếm thông tin.
Cách sử dụng cho giao khoán:
Sử dụng thẻ để gắn nhãn cho các ghi chú dựa trên các tiêu chí như:
Trạng thái:
`Đang thực hiện`, `Đã hoàn thành`, `Chờ phản hồi`, `Ưu tiên cao`
Loại thông tin:
`Cuộc họp`, `Yêu cầu`, `Vấn đề`, `Giải pháp`, `Báo cáo`
Người liên quan:
`Khách hàng`, `Nhóm thiết kế`, `Nhóm phát triển`, `Quản lý dự án`
Giai đoạn dự án:
`Khởi tạo`, `Lập kế hoạch`, `Thực hiện`, `Kiểm soát`, `Kết thúc`
1.3. Tạo Mẫu Ghi Chú (Note Templates)
Evernote cho phép bạn tạo các mẫu ghi chú để sử dụng lại, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Cách sử dụng cho giao khoán:
Tạo các mẫu ghi chú cho các loại thông tin thường gặp trong dự án, ví dụ:
Biên bản cuộc họp:
`Ngày, giờ, địa điểm:`
`Thành phần tham dự:`
`Nội dung thảo luận:`
`Quyết định/Hành động cần thực hiện:`
`Người chịu trách nhiệm:`
`Thời hạn:`
Báo cáo tiến độ:
`Dự án:`
`Giai đoạn:`
`Tiến độ đạt được:`
`Vấn đề phát sinh:`
`Kế hoạch tiếp theo:`
Yêu cầu thay đổi:
`Người yêu cầu:`
`Mô tả thay đổi:`
`Lý do thay đổi:`
`Ảnh hưởng đến dự án:`
`Đánh giá rủi ro:`
Lưu mẫu ghi chú:
Sau khi tạo mẫu, lưu nó vào một sổ tay riêng (ví dụ: `Mẫu ghi chú`) hoặc gắn thẻ `mẫu` để dễ dàng tìm kiếm.
Phần 2: Ghi Chú và Thu Thập Thông Tin Hiệu Quả
2.1. Các Phương Pháp Ghi Chú Đa Dạng
Văn bản thuần túy:
Sử dụng trình soạn thảo văn bản để ghi lại thông tin chi tiết, ý tưởng, và các ghi chú nhanh.
Hình ảnh:
Chụp ảnh màn hình, tài liệu, bảng trắng, hoặc bất kỳ hình ảnh nào liên quan đến dự án và lưu trực tiếp vào Evernote.
Âm thanh:
Ghi âm các cuộc họp, phỏng vấn, hoặc ghi chú giọng nói để tham khảo sau này.
Tệp tin:
Đính kèm các tệp tin quan trọng như tài liệu, bảng tính, bản trình bày, hoặc bản vẽ vào ghi chú.
Đánh dấu trang web (Web Clipper):
Sử dụng Evernote Web Clipper để lưu các trang web, bài viết, hoặc tài liệu trực tuyến vào Evernote. Bạn có thể lưu toàn bộ trang, một phần trang, hoặc chỉ ảnh chụp màn hình.
Bảng (Tables):
Sử dụng bảng để tổ chức dữ liệu có cấu trúc như danh sách công việc, lịch trình, hoặc so sánh các lựa chọn.
Danh sách kiểm tra (Checklists):
Tạo danh sách kiểm tra để theo dõi các nhiệm vụ, yêu cầu, hoặc các bước cần thực hiện.
2.2. Kỹ Thuật Ghi Chú Hiệu Quả
Ghi chú ngắn gọn và súc tích:
Tập trung vào những điểm chính và tránh viết quá dài dòng.
Sử dụng gạch đầu dòng và số thứ tự:
Giúp tổ chức thông tin rõ ràng và dễ đọc.
In đậm, in nghiêng, và gạch chân:
Nhấn mạnh các thông tin quan trọng.
Sử dụng màu sắc:
Phân loại thông tin theo màu sắc để dễ dàng nhận biết (ví dụ: màu đỏ cho cảnh báo, màu xanh lá cây cho hoàn thành).
Liên kết ghi chú (Internal Links):
Tạo liên kết giữa các ghi chú liên quan để dễ dàng điều hướng và tham khảo chéo. Ví dụ, liên kết ghi chú cuộc họp với ghi chú về các hành động được thống nhất trong cuộc họp đó.
Sử dụng phím tắt:
Làm quen với các phím tắt của Evernote để tăng tốc độ ghi chú.
2.3. Tận Dụng Evernote Web Clipper
Cài đặt:
Tải và cài đặt Evernote Web Clipper cho trình duyệt web của bạn.
Sử dụng:
Khi bạn tìm thấy một trang web hữu ích, nhấp vào biểu tượng Evernote Web Clipper trên thanh công cụ của trình duyệt.
Tùy chọn lưu:
Chọn cách bạn muốn lưu trang web:
Bài viết (Article):
Loại bỏ các yếu tố không cần thiết và chỉ lưu nội dung chính.
Toàn trang (Full Page):
Lưu toàn bộ trang web, bao gồm cả định dạng và hình ảnh.
Đánh dấu trang (Bookmark):
Lưu chỉ liên kết đến trang web.
Ảnh chụp màn hình (Screenshot):
Chụp ảnh màn hình của trang web và lưu vào Evernote.
Chọn sổ tay và gắn thẻ:
Chọn sổ tay và gắn thẻ cho ghi chú để dễ dàng tìm kiếm sau này.
2.4. Sử Dụng Tính Năng Nhận Diện Ký Tự Quang Học (OCR)
Evernote có khả năng nhận diện ký tự quang học (OCR) trên hình ảnh và tệp PDF. Điều này có nghĩa là bạn có thể tìm kiếm văn bản bên trong hình ảnh hoặc tệp PDF đã lưu trong Evernote.
Cách sử dụng:
Đơn giản chỉ cần tải lên hình ảnh hoặc tệp PDF có chứa văn bản. Evernote sẽ tự động xử lý và lập chỉ mục văn bản để bạn có thể tìm kiếm.
Ứng dụng:
Quét tài liệu giấy, biên lai, hoặc danh thiếp và lưu vào Evernote. Sau đó, bạn có thể tìm kiếm thông tin trong các tài liệu này một cách dễ dàng.
Phần 3: Tổ Chức và Quản Lý Thông Tin Giao Khoán
3.1. Xây Dựng Hệ Thống Sổ Tay và Thẻ Hiệu Quả
Nguyên tắc tổ chức:
Đơn giản:
Giữ cho hệ thống tổ chức của bạn đơn giản và dễ hiểu.
Nhất quán:
Sử dụng các quy tắc đặt tên và gắn thẻ nhất quán.
Linh hoạt:
Hệ thống của bạn nên đủ linh hoạt để thích ứng với các dự án khác nhau.
Ví dụ về hệ thống tổ chức:
Sổ tay:
`[Tên công ty] – Giao khoán` (Sổ tay chính để chứa tất cả các dự án)
`Dự án A – Xây dựng website thương mại điện tử`
`Yêu cầu`
`Thiết kế`
`Phát triển`
`Kiểm thử`
`Tài liệu`
`Giao tiếp`
`Dự án B – Phát triển ứng dụng di động cho iOS`
`Dự án C – Thiết kế logo và bộ nhận diện thương hiệu`
Thẻ:
`Trạng thái`: `Đang thực hiện`, `Đã hoàn thành`, `Chờ phản hồi`, `Ưu tiên cao`
`Loại thông tin`: `Cuộc họp`, `Yêu cầu`, `Vấn đề`, `Giải pháp`, `Báo cáo`
`Người liên quan`: `Khách hàng`, `Nhóm thiết kế`, `Nhóm phát triển`, `Quản lý dự án`
`Giai đoạn dự án`: `Khởi tạo`, `Lập kế hoạch`, `Thực hiện`, `Kiểm soát`, `Kết thúc`
3.2. Sử Dụng Phím Tắt (Shortcuts)
Tạo phím tắt:
Tạo phím tắt cho các sổ tay, thẻ, hoặc ghi chú bạn sử dụng thường xuyên để truy cập nhanh chóng.
Cách tạo:
Kéo và thả sổ tay, thẻ, hoặc ghi chú vào phần “Phím tắt” trên thanh điều hướng bên trái.
3.3. Tìm Kiếm Nâng Cao
Tìm kiếm cơ bản:
Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm các ghi chú có chứa từ khóa đó.
Tìm kiếm nâng cao:
Sử dụng các toán tử tìm kiếm để tìm kiếm chính xác hơn:
`notebook:Tên sổ tay`: Tìm kiếm trong một sổ tay cụ thể.
`tag:Tên thẻ`: Tìm kiếm các ghi chú có gắn thẻ cụ thể.
`created:Ngày`: Tìm kiếm các ghi chú được tạo vào một ngày cụ thể.
`updated:Ngày`: Tìm kiếm các ghi chú được cập nhật vào một ngày cụ thể.
`intitle:Từ khóa`: Tìm kiếm các ghi chú có từ khóa trong tiêu đề.
Ví dụ:
`notebook:”Dự án A – Xây dựng website thương mại điện tử” tag:Yêu cầu`: Tìm kiếm các ghi chú có gắn thẻ “Yêu cầu” trong sổ tay “Dự án A – Xây dựng website thương mại điện tử”.
`intitle:Cuộc họp created:2023-10-26`: Tìm kiếm các ghi chú có tiêu đề chứa từ “Cuộc họp” và được tạo vào ngày 26 tháng 10 năm 2023.
3.4. Đặt Lịch Nhắc Nhở (Reminders)
Đặt lịch nhắc nhở:
Đặt lịch nhắc nhở cho các ghi chú quan trọng để không bỏ lỡ thời hạn hoặc các nhiệm vụ cần thực hiện.
Cách đặt:
Mở ghi chú và nhấp vào biểu tượng đồng hồ báo thức. Chọn ngày và giờ bạn muốn được nhắc nhở.
Sử dụng:
Sử dụng nhắc nhở để theo dõi thời hạn giao việc, các cuộc họp quan trọng, hoặc các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Phần 4: Cộng Tác và Chia Sẻ Thông Tin
4.1. Chia Sẻ Sổ Tay
Chia sẻ sổ tay:
Chia sẻ sổ tay với các thành viên trong nhóm dự án để cùng nhau xem và chỉnh sửa thông tin.
Quyền truy cập:
Bạn có thể cấp cho người dùng quyền xem (View Only) hoặc quyền chỉnh sửa (Edit & Invite).
Cách chia sẻ:
Nhấp chuột phải vào sổ tay và chọn “Chia sẻ sổ tay”. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ và chọn quyền truy cập.
4.2. Chia Sẻ Ghi Chú
Chia sẻ ghi chú:
Chia sẻ ghi chú riêng lẻ với những người không cần truy cập vào toàn bộ sổ tay.
Tạo liên kết công khai (Public Link):
Tạo liên kết công khai đến ghi chú để chia sẻ với bất kỳ ai. Lưu ý rằng bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem ghi chú.
Cách chia sẻ:
Mở ghi chú và nhấp vào biểu tượng chia sẻ. Chọn “Tạo liên kết công khai” hoặc nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
4.3. Cộng Tác Trong Ghi Chú
Chỉnh sửa đồng thời:
Nhiều người có thể chỉnh sửa một ghi chú cùng lúc.
Thảo luận:
Sử dụng tính năng bình luận để thảo luận về nội dung của ghi chú.
Thông báo:
Nhận thông báo khi có ai đó chỉnh sửa hoặc bình luận về ghi chú bạn đang theo dõi.
Phần 5: Các Mẹo và Thủ Thuật Nâng Cao
5.1. Sử Dụng Evernote Với Các Ứng Dụng Khác
Google Drive:
Tích hợp Evernote với Google Drive để dễ dàng chèn tệp tin từ Google Drive vào ghi chú.
Slack:
Tích hợp Evernote với Slack để nhận thông báo về các ghi chú mới, cập nhật, hoặc bình luận trong các kênh Slack.
Microsoft Teams:
Tích hợp Evernote với Microsoft Teams để chia sẻ ghi chú và cộng tác trong các kênh Teams.
Zapier:
Sử dụng Zapier để tự động hóa các tác vụ giữa Evernote và các ứng dụng khác. Ví dụ, tự động tạo ghi chú mới khi có email mới, hoặc tự động sao lưu ghi chú Evernote vào Google Drive.
5.2. Sử Dụng IFTTT
IFTTT (If This Then That) là một dịch vụ cho phép bạn tạo các quy tắc tự động giữa các ứng dụng và thiết bị khác nhau.
Ví dụ:
Tự động lưu các bài đăng trên Twitter có hashtag cụ thể vào Evernote.
Tự động tạo ghi chú mới trong Evernote khi bạn thêm một sự kiện vào Google Calendar.
Tự động lưu ảnh bạn chụp bằng điện thoại vào Evernote.
5.3. Sao Lưu Dữ Liệu Evernote
Sao lưu định kỳ:
Sao lưu dữ liệu Evernote của bạn định kỳ để đảm bảo an toàn trong trường hợp có sự cố xảy ra.
Xuất ghi chú:
Xuất ghi chú dưới dạng tệp ENEX (Evernote XML Format) hoặc HTML.
Sử dụng dịch vụ sao lưu:
Sử dụng dịch vụ sao lưu trực tuyến để tự động sao lưu dữ liệu Evernote của bạn.
5.4. Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Evernote
Giới hạn số lượng ghi chú trong mỗi sổ tay:
Tránh tạo quá nhiều ghi chú trong một sổ tay duy nhất.
Xóa các ghi chú không cần thiết:
Xóa các ghi chú cũ hoặc không còn giá trị để giải phóng dung lượng và tăng tốc độ tìm kiếm.
Tắt tính năng đồng bộ hóa tự động:
Nếu bạn không cần đồng bộ hóa liên tục, hãy tắt tính năng đồng bộ hóa tự động để tiết kiệm pin và băng thông.
Lời Kết
Evernote là một công cụ mạnh mẽ để ghi chú và quản lý thông tin giao khoán một cách hiệu quả. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật và mẹo được trình bày trong hướng dẫn này, bạn có thể xây dựng một hệ thống quản lý thông tin vững chắc, giúp bạn luôn kiểm soát được dự án, cộng tác hiệu quả với nhóm và đạt được thành công trong công việc. Hãy nhớ rằng, việc sử dụng Evernote hiệu quả là một quá trình liên tục học hỏi và điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Chúc bạn thành công!